クラウドストレージはどのような仕組みで動作しているのでしょうか。基本的な仕組みや導入するメリット・デメリットを紹介します。自社に合うサービスを導入することで、ファイルの管理や共有をよりスムーズに実施できるでしょう。
クラウドストレージとは何か？
仕組みについて見ていく前に、まずはクラウドストレージの全体像を把握しましょう。クラウド上の保存領域にさまざまなファイルを保管できるクラウドストレージのサービスについて解説します。
クラウド環境でファイルの共有ができる
クラウドストレージはファイルを保管するだけでなく、インターネット上で簡単にデータの共有ができます。離れた拠点間や社外ともスムーズなやり取りが可能です。
USBメモリやCDを利用する従来のファイル共有では、盗難や紛失のリスクがありました。クラウドストレージを利用すれば、ダウンロード用URLを送付するだけのため、手間なく共有できセキュリティ面も安心です。
共有のワークスペースを設置し、常時ファイルを閲覧できるよう設定できるサービスもあります。頻繁にファイル共有を実施する場合に便利でしょう。
クラウドストレージの『クラウド』とは、ユーザーがインターネット上でサービスを利用する仕組みのことです。
クラウドとストレージの関係
クラウドサービスにはアカウントを持っていればいつでもどこでも利用できるという特徴があります。GmailやYahoo!メールなどのWebメールもクラウドサービスです。
クラウドストレージもクラウドサービスの一種で、Webメールのようにインターネット上で使えるストレージ（保存領域）を提供するサービスです。
『オンラインストレージ』もインターネットを通して提供されるストレージサービスという意味で使われる言葉のため、クラウドストレージと同義と考えて問題ありません。
個人向けと法人向けの違い
コストを抑えてクラウドストレージを利用したいと考えている場合、無料で使える個人向けサービスの導入を検討することもあるでしょう。しかし個人向けサービスは、機能などの問題から法人での利用に向かないこともあります。
例えば個人向けストレージサービスは保存容量が小さいものが多く、十分な容量を確保できないかもしれません。容量が足りたとしても、セキュリティ面での不安もあります。
法人向けサービスには十分な容量があり、さまざまな管理機能によるセキュリティ強化が可能です。専用サーバーが利用でき、高速でアップロードできるサービスもあります。
クラウドストレージで業務効率化が可能
クラウドストレージを利用することで、従業員は場所を問わずデータにアクセスして作業ができます。
これにより、リモートワークや出張中の作業効率が向上します。また、サーバーのメンテナンスはベンダーが担当するため、自社の人的リソースを他の重要な業務に集中させることが可能です。
このように、クラウドストレージは企業の業務効率化に大きく貢献します。
クラウドストレージの種類と仕組み
クラウドストレージのベンダーは、サーバー上にファイルを保管するディスクスペースを用意しています。ユーザーがクラウドストレージを利用するときには、ディスクスペースの特定の場所を借りてファイルを保存する仕組みです。
またストレージには『ブロックストレージ』『オブジェクトストレージ』『ファイルストレージ』という三つの種類があります。それぞれの仕組みと、どのようなデータに向いているのかを詳しく見ていきましょう。
ブロックストレージ方式
大量のデータを保存するときに役立つのが『ブロックストレージ方式』です。データを階層構造にするのではなく、ブロックに分割し別々のピースとして最適な場所で保管します。
分割して保管されているデータは、ユーザーの要求に応じて組み立てられ元の形に復元される仕組みです。複数のパスを指定することで、他の方式よりスピーディーにデータへアクセスできます。
データベースを設置して大規模なデータ処理を行う企業に向く方式といえるでしょう。ただしコストが高くなりがちな点、メタデータを付与できないため画像やテキストなどの非構造化データに向かない点はデメリットです。
オブジェクトストレージ方式
『オブジェクトストレージ方式』では、階層構造も区画構造もなくデータは一つのストレージにフラットなオブジェクト（分割されていないデータ）として保存されます。
オブジェクト方式では、付与された多くのメタデータを検索に用います。URL・作成日・作成者・保存期限・コピー回数など複数のメタデータを付与することで、大規模なデータや非構造化データをスピーディーに検索ができるのが特徴です。
さらにデータサイズやデータ数の保存制限がないため、大容量のデータを保存する際に向いています。変更があまり行われないバックアップファイルや画像や動画のファイルの保管をするのに向いているでしょう。
ファイルストレージ方式
3種類の方式の中で多くの人になじみ深いのが『ファイルストレージ方式』です。WindowsやmacOSなどに採用されているのと同じ階層構造のため、直感的に理解しやすいでしょう。
ファイルストレージ方式は、NAS（LAN上に接続できるハードディスク）のようなサーバーでよく利用されています。
保存できる容量はボックスストレージやオブジェクトストレージと比べて少なめですが、頻繁に更新するデータを保存する場合に適している方式です。
保存時には、ファイル名・作成日・サイズなど最低限のメタデータが付与されます。保存したファイルへのアクセスには固有のパスワードを用い、階層をたどってアクセスします。
クラウドストレージの導入メリット
企業がクラウドストレージを導入すると、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。ここでは代表的なメリットを4つ紹介します。
場所を選ばずアクセスが可能
クラウドストレージを導入すると、どこからでもデータにアクセスできるようになります。インターネットに接続されていれば、パソコンはもちろんスマホやタブレットからも保管してあるファイルの確認・編集が可能です。
例えば取引先で入手した重要情報を即座に共有するといった使い方もできるため、従来よりもスピーディーなデータ共有を実現できます。営業先での状況に合わせ、追加の資料として提示することも可能です。
移動時間にモバイルデバイスからアクセスし資料に目を通すこともできます。空き時間が有効に活用でき、業務の効率アップにも役立てられるでしょう。
効率良く共同作業ができる
共有のワークスペースを設定できるクラウドストレージであれば、共同作業で効率良く業務を進められます。Excel・Word・PowerPointなどで作成したドキュメントファイルをアップロードすれば、複数メンバーで手分けしての作業も可能です。
リアルタイムで共有できる機能が備わっていれば、テレワークや離れた拠点にいるメンバーとのプロジェクトもスムーズに進行できるでしょう。テレビ会議ツールと組み合わせれば、打ち合わせしながら作業ができます。
保守・運用の負担がない
システムの運用を担うのはクラウドストレージを提供しているベンダーです。そのため自社で保守や運用を行う必要がありません。
自社サーバーを設置する場合、保守や運用を自社で実施する必要があります。定期的にメンテナンスを実施しなければならないため、専門知識を持った人材が必要です。
情報システムの部署がない・担当者がいない企業では、新たに専門知識がある人材を雇うコストが発生します。クラウドストレージを導入すれば、余分な人件費をかけずにスピーディーなデータ共有を実現できるでしょう。
自動バックアップによるデータ保守
自動でバックアップできるクラウドストレージなら、パソコンの急な故障や紛失・災害などの事態にもスムーズに対応できます。手動で操作しなくてもクラウドストレージに保存されているため、短時間での復旧も可能になるでしょう。
小まめにバックアップを取る手間を削減できるため、業務効率化にも役立ちます。ただし全てのサービスに自動バックアップ機能が備わっているわけではありません。
データ保守を重視したクラウドストレージ選びをするなら、自動バックアップや自動同期機能などが備わっていることを確認しておくと安心です。
複数人で共有可能
クラウドストレージを利用することで、リンクを知っている人同士で簡単にデータを共有できます。
また、リンクを知らない相手にも、共有リンクを生成して送信するだけで手軽にファイルを共有することができます。
さらに、アクセス権限を設定することで「閲覧のみ」や「編集可能」などの詳細な権限を付与できるため、セキュリティを確保しつつデータを共有することが可能です。
クラウドストレージのデメリット
さまざまなメリットのあるクラウドストレージですが、よい点ばかりではないことは頭に入れておきましょう。失敗しない運用のためには、デメリットも確認した上で導入することが大切です。
サービスの障害時は作業できない
運用や保守をベンダーが担うクラウドストレージは、メンテナンスの手間がかからないというメリットがあります。しかし障害発生時に自社で対応できず作業できないという点はデメリットといえるでしょう。
ベンダー側で障害が解消されるまで、業務をストップしなければならないこともあります。業務停止のリスクを軽減するために、導入時には障害への対応も確認しましょう。
冗長化（障害時に備えて予備システムを稼働させておくこと）が十分なサービスなら、万が一障害が発生しても比較的スムーズに復旧するはずです。また重要なデータは社内でも保存しておくと、復旧が遅れた場合にも業務が滞りにくくなります。
セキュリティ面で注意が必要
クラウドストレージを利用する場合、セキュリティ面への注意が必要という点もデメリットです。自社で十分気をつけていても、第三者がクラウドストレージへ不正にアクセスすることで情報が流出する危険性があります。
またID・パスワード・URLがあればアクセスできてしまうため、業務で利用する社員へセキュリティ教育を実施することも重要です。適切な扱い方を教育することで、ずさんな管理によりログイン情報が流出する事故を防げます。
推測されにくい難解なパスワードを設定することも、セキュリティリスクを低減するためのポイントです。ベンダーの体制をチェックすると同時に自社でも対策することで、情報漏えいを回避しやすくなるでしょう。
カスタマイズが難しい
自由な設定ができる社内サーバーと比較して、クラウドストレージは自由度が低く柔軟にカスタマイズできません。比較的自由度が高いサービスであっても、パッケージにオプションを設定できる程度です。
利用するサービスによっては必要な機能が十分に備わっていないこともあります。導入前にどのように使いたいかを洗い出し、自社の要件を満たしたサービスを選ぶことが大切です。
業務効率化が実現するクラウドストレージのチェックポイント
業務効率化が実現するクラウドストレージを選ぶには、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。
以下で、クラウドストレージを選ぶ際に重視すべきポイントを解説します。
データ容量は必要な分だけあるか
企業の業務内容や規模に応じて、必要なストレージ容量は大きく異なります。
まずは、業務に必要なデータ量を正確に把握し、それに見合った容量が提供されているかを確認しましょう。
また、将来的に事業が拡大してデータ量が増加した場合に、柔軟に容量を変更できるかどうかも重要なポイントです。
導入当初から大容量のデータを扱う必要がある場合は、データ容量無制限プランを検討してみるのもよいでしょう。
導入・運用コストは予算内か
クラウドストレージサービスには、初期導入費用や月額料金、ユーザー数やデータ量に応じた料金など、さまざまな料金プランがあります。
予算内で最適なサービスを選ぶためには、総合的なコスト評価が必要です。
安価なサービスは魅力的ですが、信頼性やサポート体制も含めて検討しましょう。
費用対効果を最大化するために、予算とサービス内容のバランスを見極めることが重要です。
充分なセキュリティ対策が施されているか
企業が保存するデータには、機密情報や顧客データなど外部に漏れてはならない情報が含まれており、クラウドストレージには厳重なセキュリティが求められます。そ
のため、クラウドストレージを選ぶ際には、データの暗号化、二要素認証、アクセス権限管理などの充分なセキュリティ対策が施されているかを慎重に確認する必要があります。
また、サービスやプランによっては、独自の高度なセキュリティ対策を提供しているものもあります。
情報漏洩のリスクを最小限に抑えるために、自社のセキュリティポリシーに適したクラウドストレージサービスを選びましょう。
操作性は問題ないか
クラウドストレージの操作性は、業務の効率化に直接影響します。
ユーザーインターフェースが複雑で使いづらいと、社員の操作ミスや無駄な時間が増え、逆に効率が低下する可能性があります。
そのため、直感的に操作できるインターフェースや、簡単にファイルのアップロードやダウンロードができる機能が揃っているかを確認しましょう。
無料版のトライアルを利用できる場合は、導入前に実際の操作感を確認することをおすすめします。
必要な管理ツールや機能は備わっているか
クラウドストレージには、業務に役立つさまざまな管理ツールや機能が備わっています。
しかし、これらの機能が自社にとって本当に必要かどうかを確認することが重要です。
導入後に必要な機能が使えないという問題を避けるために、事前に必要な機能をリストアップし、それがサービスに含まれているかを確認しましょう。
カスタマイズ性は柔軟か
企業ごとに異なるニーズに対応するためには、サービスがどれだけ柔軟にカスタマイズできるかが重要です。
例えば、特定の業務フローに合わせた自動化ツールの導入や、APIを利用した他のシステムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。
柔軟なカスタマイズが可能であれば、業務の特性に最適化されたクラウドストレージ環境を構築でき、さらに業務効率化が期待できます。
業務効率化につながるおすすめのクラウドストレージ5選
これまで、クラウドストレージが業務効率化に有効であることを解説してきました。以下では、特に業務効率化につながるおすすめのクラウドストレージを5つ厳選して紹介します。
Fileforce
Fileforceは、高度なセキュリティと使いやすいインターフェースが特徴のクラウドストレージです。特に日本の企業向けに特化しており、国内データセンターを利用することでデータの安全性を確保しています。
ファイルのバージョン管理や詳細なアクセスログの提供など、ビジネスに必要な管理機能が充実しているため、さまざまな業種で活用されています。
また、シンプルで使いやすいインターフェースにより、社員が直感的に操作できる点も魅力です。
| プラン | 容量 | 料金（月額） |
| Small Business | ユーザあたり10GB | ¥990/1ID |
| Unlimited-1 | 1TB | ¥60,000 |
| Unlimited-3 | 3TB | ¥108,000 |
| Unlimited-10 | 10TB | ¥216,000 |
| Unlimited-30 | 30TB | ¥360,000 |
Fileforce｜ユーザー数無制限の法人向け国産クラウドストレージ
Box
Boxは、多くの大企業や多国籍企業で利用されているクラウドストレージサービスです。
その特徴は、高度なセキュリティ機能と強力なコラボレーションツールにあります。ファイルごとに詳細なアクセス権限を設定できるため、複雑な管理もスムーズに行えます。
さらに、リアルタイムでの共同編集により、チーム全体の作業効率が大幅に向上します。また、SalesforceやSlackなど他のビジネスツールとの連携も強力で、スムーズな統合が可能です。
| プラン名 | ストレージ容量 | 料金（月額） |
| 無料プラン | 10GB | 無料 |
| Business Starter | 100GB | ¥636.9 |
| Business | 無制限 | ¥2,084.5/ユーザー |
| Business Plus | 無制限 | ¥3,473.8/ユーザー |
Box — セキュアなクラウドコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーション
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
Dropbox Business
Dropbox Businessは、その使いやすさと信頼性で多くの企業に支持されています。
自動同期機能により、オフィス内外でのスムーズなファイルアクセスが可能です。さらに、多機能なファイル共有やコラボレーションツールが備わっており、業務効率の向上に貢献します。
また、高度なセキュリティ機能や管理者向けの管理ツールも充実しています。
| プラン名 | ストレージ容量 | 月額料金 |
| Essentials | 3TB | ￥2,000 |
| Business | 9TB以上（チーム全体） | ￥1,500/1ユーザー |
| Business Plus | 15TB以上（チーム全体） | ￥2,400/1ユーザー |
| Enterprise | カスタマイズ可能 | お問い合わせ |
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
Google Drive
Google Driveは、Googleが提供するクラウドストレージサービスで、多くのビジネスシーンで活用されています。
その最大の強みは、Google Workspaceとの統合にあります。これにより、Google Docs、Sheets、Slidesなどのツールを使用して、リアルタイムで共同編集が可能です。
さらに、大容量のストレージを提供しているため、企業の成長に伴うデータ増加にも柔軟に対応できます。
| プラン名 | ストレージ容量 | 料金（月額） |
| 無料プラン | 15GB | 無料 |
| Google Oneベーシック | 100GB | ¥250 |
| Google Oneスタンダード | 200GB | ¥380 |
| Google Oneプレミアム | 2TB | ¥1,300 |
個人向けのクラウド ストレージおよびファイル共有プラットフォーム – Google
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
OneDrive for Business
OneDriveは、Microsoft 365との強力な連携により、Word、Excel、PowerPointなどのビジネスツールとシームレスに統合されています。これにより、ファイルの作成、編集、共有がスムーズに行える点が特徴です。
また、OneDriveには高度なセキュリティ機能が備わっており、企業の機密情報を安全に保護します。
さらに、オフラインアクセス機能を利用すれば、インターネット接続が不安定な環境でも作業を続けることが可能です。
| プラン名 | ストレージ容量 | 月額料金 |
| OneDrive for Business (Plan 1) | 1 TB | ¥749/ユーザー |
| Microsoft 365 Business Basic | 1 TB | ¥899/ユーザー |
| Microsoft 365 Business Standard | 1 TB | ¥1,874/ユーザー |
Microsoft OneDrive クラウド ストレージとファイル共有 | Microsoft 365
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
ビジネスシーンでの活用事例
ここまでは、インターネット上の保存領域にファイルを格納できるクラウドストレージの仕組みやメリット・デメリットを解説してきました。具体的なビジネスシーンでどのように活用されているのかも見ていきましょう。
共同編集による業務効率の改善
共同編集ができるクラウドストレージを利用することで、業務効率化が見込めます。例えば複数拠点の業務基盤の統合に課題があった企業では、導入によりプロジェクトを可視化できました。
スムーズに共有できる環境の構築によりプロジェクトの全容を把握しやすくなることで、経営層の迅速な意思決定につながったそうです。
同時に進捗がはっきりし目的が明確化したことが社員のやる気に好影響を与えています。共同編集は、情報通信・出版・流通・医療などあらゆる分野で活用されている機能です。
クライアントとの情報共有による信頼性向上
クライアントと情報共有する際、クラウドストレージを利用していることが信頼性の向上につながるケースもあります。情報共有には相応のセキュリティ対策が必須ですが、クラウドストレージにより十分な対策ができるからです。
またメールでの共有のように送信先を間違えるトラブルや、セキュリティが甘いファイル転送サービスによる情報漏えいの心配もないため取引先も安心して使えます。
まとめ
クラウドストレージはインターネット上の保存領域を利用し、ファイルの保存や共有ができるサービスです。ストレージには『ボックスストレージ』『オブジェクトストレージ』『ファイルストレージ』の3種類があります。
場所を問わず利用できることやスムーズに共同作業できること、保守運用の手間がないこと、自動バックアップによるデータ保守が可能といった点がクラウドストレージを使うメリットです。
一方で、障害への対応が自社でできない・セキュリティ面の不安・カスタマイズがしにくいといったデメリットもあります。両者をよく認識した上で、自社の利用状況に合うサービスを選定しましょう。
