テレワークを導入したはいいけれど、スムーズなファイル共有ができず困っているという企業もあるのではないでしょうか。発生しやすい問題点と解決方法を知り、自社のファイル共有に生かしましょう。代表的なファイル共有方法も紹介します。

リモートワークでのファイル共有の方法

社員がそれぞれの自宅やワークスペースで業務を実施するリモートワークでは、社外の端末から必要なファイルにアクセスできなければいけません。そのために利用できるのが、ファイルサーバーやNASといったファイル共有方法です。

ファイルサーバーやNASを利用

『ファイルサーバー』は社内に設置しファイル管理を行うコンピューターです。VPN等の安全なネットワーク経由で接続させる仕組みさえあれば、社内はもちろんリモートワーク環境でもアクセスできます。

自社の使い方に合わせ機能や容量を追加できる、カスタマイズ性の高さが特長です。企業の成長度合いに合わせ、最適な状態に整えられます。

ネットワーク上に設置するHDDである『NAS（Network Attached Storage）』を利用した方法でも、社外の端末からファイルへアクセス可能です。ただしファイルサーバーと比較すると自由度が低く、ストレージの増設にも手間が掛かります。

クラウドサーバーを利用

ベンダーが提供する『クラウドサーバー』を利用してファイル共有をする方法もあります。インターネット上で利用するため、ログイン情報とインターネット環境が整っていれば、場所・端末を問わず利用可能です。

クラウドサーバーは大きく分けるとSaaS（Software as a Service）・PaaS（Platform as a Service）・IaaS（Infrastructure as a Service）の3種類があります。通常のファイル管理には、SaaSの利用が一般的です。

テレワークで起こるファイル共有の問題点

ファイル共有をテレワーク環境下で実施すると、さまざまな問題が起こる可能性があります。中でも多くの企業が抱えやすい代表的な問題を解説します。

社員の生産性低下

まず挙げられる問題は社員の生産性低下です。テレワーク時に限らず、ファイルサーバーやNAS・クラウドサーバーへアクセスしても、管理が不十分だと保管場所が分かりにくいことや最新ファイルが特定できないことがあります。

これでは目的のファイルを探すのに時間が掛かり過ぎてしまい、本来の業務に取りかかれません。また社外からの大量のアクセスに対応するシステムとして構築されていない場合、アクセスに時間が掛かることもあります。

ファイルが表示されるまでに時間が掛かることで、業務がなかなか進まず、結果、生産性の低下という事態を招きかねません。

セキュリティ問題

セキュリティの問題もテレワーク時のファイル共有における課題です。使い勝手の悪いシステムを利用している企業では、社員が許可なくクラウドストレージを使用する『シャドーIT』が発生するかもしれません。

社員がそれぞれ個人的にサービスを使うと、自社の基準に合わせた統制が取れなくなります。管理が行き届かず、万が一情報漏えいが発生しても十分な対応が取れない可能性さえあるのです。

自社で用意しているファイルサーバーやクラウドサーバーを利用する場合にも、セキュリティのリスクはあります。サイバー攻撃を受ける危険性はもちろん、社員による情報の持ち出しといったリスクもあります。

テレワークでファイル共有の問題を解決する方法

テレワーク環境下で起こるファイル共有の問題は、どのような方法で解決できるのでしょうか？自社の課題解決に役立つ方法をチェックしましょう。

ファイル共有を行う目的を明確化する

スムーズなファイル共有を実現するためには、ファイル共有の目的を明確にすることが欠かせません。目的がはっきりしないままファイル共有の方法を決定すると、使い勝手が悪いものになってしまいます。

例えば、基本的なテレワーク環境を整えるためのファイル共有が目的のケースと、外部の関係者とのファイル共有もしたいというケースでは、必要な機能やセキュリティレベルが異なります。

必要な機能を満たした方法でファイル共有するために、まずは目的の明確化が欠かせません。

自社に合ったファイル共有方法を選ぶ

目的がはっきりすると、自社に合うファイル共有方法を選びやすくなります。目的に合致する機能とセキュリティポリシーを満たすのはどれか検討しましょう。

自社に合う方法を選ぶと、複数のツールを使い分ける必要がありません。社員がスムーズに利用しやすいシステムでファイル共有できます。

テレワーク環境にてファイル共有を行う方法

生産性の低下やセキュリティ対策といったファイル共有で発生しやすい問題は、目的の明確化や自社に合う仕組みの導入により解決可能です。では具体的なファイル共有方法にはどのようなものがあるのでしょうか？

VPNサーバーに接続して利用する

一つ目は、離れた場所にあるLAN同士を接続する『VPN』(Virtual Private Network)を利用する方法です。社内で利用している端末を用い、仮想のプライベートネットワークを通して社内のファイルサーバーへアクセスします。

日ごろから業務で利用している端末を使いファイルサーバーへアクセスするため、オフィス以外の場所で利用する場合も、いつもと同じ環境で作業できるのが特長です。

高セキュリティを実現できるため、安心して利用できます。

クラウドサービスを利用する

『クラウドサービス』によるファイル共有も可能です。サーバーを購入しシステムを構築するファイルサーバーと異なり、初期費用が安価で月額料金で利用できます。

システム構築や導入後の管理が必要ないため、自社に情報システムの専門知識を持った人材がいない場合でも導入できるサービスです。管理に人材を割く手間もなく、本来の業務に社員を集中させられます。

VPN経由でファイルサーバー接続するときに発生しやすいキャパシティ問題も、クラウドサービスならクリアで快適に利用可能です。「ISO/IEC 27017」の認証を受けているサービスなら、セキュリティ面も安心できます。

まとめ

テレワークでもスムーズに業務を遂行できる環境を整備するには、ファイル共有の仕組みが欠かせません。代表的なのは、VPN経由で利用するファイルサーバーやNASと、クラウドサービスです。

どの方法を利用する場合でも、まずは自社の目的を把握し、最適なファイル共有方法を選ぶことが大切です。目的を意識して選ぶことで、生産性の低下やセキュリティ問題を解消できます。

自社に合うファイル共有を実施することが、テレワークによるスムーズな業務遂行へつながります。