テレワークではファイル共有する機会が増えるため、ファイル管理の方法を見直していくとより効果的です。そこで代表的なファイル管理の方法や注意点を紹介します。インターネット上で利用できるクラウドサーバーについてもチェックしましょう。

ファイル管理とその目的

ファイル管理にはどのような目的があるのでしょうか？ファイル管理の基礎知識とともに解説します。

ファイル管理とは

パソコンといったデバイスやHDDなどに保存されているファイルを適切に分類し、いつでも探せるように整理することを『ファイル管理』と言います。どんどん増えていくファイルをロジカルに整理する方法です。

分類の仕方によって管理方法は異なりますが、必要なときに素早くファイルへアクセスでき、さらに紛失しないように扱うという点はどの管理方法でも同じです。

膨大なファイルを記憶や感覚で管理しようとすると限界がやってきます。適切なファイル管理を実施すれば、デバイスが増えファイルがどんどん増える状況でも、必要なファイルにすぐに到達可能です。

ファイル管理は作業を効率化しミスも防ぐ

ファイルが適切に整理・管理されていれば、探し出すのに掛かる時間は最小限に抑えられます。目的のファイルが見つからず延々と探し続けることも、見つからないからと一から作成することもありません。

企業全体でファイル管理のルールを作成しておけば、社員全員がスピーディーにファイルへアクセスできる状況を作れます。その結果、全体の業務効率アップにも役立てられるのです。

また大切なファイルをうっかりミスで紛失するリスクも防げます。ファイル管理が甘いことで引き起こされる、大切なファイルを誤って削除する・上書きするといった事態を避けれます。

テレワークにおけるファイル管理共有の方法

会社と離れた場所で業務を実施するテレワークでは、ファイル管理共有の適切な実施が効率化につながります。代表的な共有方法の特徴をチェックしましょう。

VPN接続で社内ファイルサーバーやNASを利用

まず挙げられるのは『VPN接続』を利用したファイル管理共有の方法です。セキュリティ面の安全を確保するための専用線を仮想的に構築し、テレワークを実施する社員のパソコンとつなぎます。

そしてVPNを通し、社内に設置されているファイルサーバーやNAS内のファイルを共有します。

この方法でファイル管理共有を実施すると、社外でパソコンを利用している場合でも、社内での利用と同程度のセキュリティを担保できます。情報漏えいのリスクを低く抑えつつ、共有可能です。

クラウドサーバーのストレージを利用する

インターネット上に保存領域が設置されている『クラウドサーバー』を利用する方法もあります。クラウドサーバーを利用すると、ログイン情報・端末・インターネット環境があればファイルへアクセス可能です。

専門知識がなくても導入でき、保守管理の手間も不要のため、手軽に利用できます。また「ISO/IEC 27017」の認証を受けているサービスであれば、強固なセキュリティにより、情報漏えいやサイバー攻撃へのリスクを抑えられます。

ファイル管理を共有するメリット3点

ファイル管理の共有には、ファイルサーバーやNAS、クラウドサーバーなどの方法があることが分かりました。これらの方法により共有することで得られる代表的なメリットを紹介します。

社内の業務時間の効率化

まず挙げられるのは『業務時間の効率化』です。ファイルを探す時間を短縮できれば、無駄な時間を減らせます。また必要なフォーマットをスムーズに見つけられれば、資料作成の時間を短縮できるかもしれません。

例えば1日に5分短縮できたとすれば、5日で25分間、4週間で1時間40分の業務時間を削減できます。すると残業時間の短縮や、生産性向上のための仕事に取り組む余裕を作り出せます。

情報共有における摩擦の減少

情報共有に時間が掛かり過ぎるといった事態を回避できるのも、ファイル管理を共有するメリットです。サーバーやNAS内のファイルが適切に整理されていれば、社員全員がスムーズに利用可能です。

すぐに共有したい資料にも、迷わずアクセスできます。また他のメンバーが作成した有益な資料を活用できるのもポイントです。資料を共有することで、業務の質向上にもつなげられるでしょう。

不要な重複データが減る

必要なフォーマットが見つからなかったため、新たに作成し保存するということもあります。しかし見つけられなかったからといってファイルがなくなったとは限りません。

そのためこれを繰り返すと、内容が重複したデータがどんどん増えてしまいます。似たようなファイルが増えることで容量を圧迫していきますし、システムパフォーマンスやコストにも影響していきます。

また最新バージョンがどれか判別できず、正しい書式で作成できないといったことも起こり得ます。業務の質にも影響を及ぼしかねません。

ファイル管理が正しく行われれば、重複データを減らせるため、容量の無駄を省き最新ファイルを正しく区別できます。

クラウドサーバーのストレージのメリット

テレワーク環境下でファイル管理を共有するときには、クラウドサーバーの利用にも大きなメリットがあります。導入時の参考になるメリットを見ていきましょう。

初期投資が少なく、手軽に導入できる

ファイルサーバーやNASでファイル管理を共有する場合には、機器を導入しなければいけませんしシステム構築も必要です。そのため企業では初期投資にコストが掛かります。

一方、クラウドサーバーであれば、機器の購入は不要です。導入費用が必要なサービスもありますが、サーバーと比較すれば安価に済みます。導入時に必要な費用を最低限に抑えつつ、手軽に利用開始できる方法です。

大容量のデータがいつ、どこでも共有可能

クラウドサーバーはインターネット上に保存領域があるため、パソコンやスマホを使い、いつでもどこでもファイルへアクセスできます。テレワーク中はもちろん、出張や外回り中に資料を確認することもできます。

共有できるファイルの容量が大きいのもポイントです。メールでは1度に送れないような大容量ファイルでも簡単に共有できます。

ファイル管理を共有する際の注意点

離れた場所で業務を行うときにも便利なファイル管理の共有ですが、使い方には気を付けなければいけません。注意点を押さえた上で利用することが大切です。

ファイル編集時の上書きに気を付ける

まず注意すべきなのが『上書き』です。共有したファイルは同時に複数人でも編集できます。するとAさんが編集した後にBさんが上書きし、Bさんの上書きした情報のみ反映されることがあるのです。

このような事態を回避するには、複数ユーザーが同時にファイルを編集した際、それぞれの内容がコピーされる機能を備えているサービスを選ぶとよいでしょう。

またWord利用時であれば『バックアップファイルを作成する』という機能で、上書き保存前の状態を自動で保存できます。このような機能を活用することで、うっかりミスによる上書きを予防可能です。

アクセスできるフォルダを制限する

セキュリティ対策の一環としてフォルダにアクセス制限を掛けることも重要です。アクセスできるユーザーを限定するには、パスワードや公開範囲の設定が役立ちます。

万が一、URLが流出しても、パスワードが必要な設定になっていれば情報流出を防げます。また公開範囲を正しく設定することで、指定のメンバーにのみ共有できるのです。

社内の限られた人だけで共有すべきファイルの場合にも、適切に権限を設定しましょう。社員全員がアクセスできる状態にしていると、情報流出の可能性が高まります。

まとめ

テレワークでは適切なファイル管理を実施し共有することが大切です。使いやすく整理されたファイルはスピーディーに必要なものを見つけ出せます。業務時間の短縮につながり、効率アップも目指せます。

そのため社内の膨大なファイルを一元管理する場合には、一定のルールにのっとった管理が欠かせません。ファイル管理を共有するには、ファイルサーバーやNASを社内に設置するか、クラウドサーバーを利用します。

初期費用を抑えつつ、いつでもどこでもアクセスできる状態を作るには、クラウドサーバーが便利です。ファイル共有には上書きや権限の設定など注意点もありますが、正しく行うと業務のスムーズな実施につながります。