メールの添付ファイルは暗号化によってより安全に送信可能です。添付ファイルのセキュリティ対策に活用できる、代表的な暗号化の方法をチェックしましょう。また暗号化が手間なくできるおすすめのファイル暗号化ソフトも紹介します。

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メールの添付ファイルを暗号化する必要性

ファイルの暗号化にはどのような効果が期待されているのでしょうか？暗号化の方法を見ていくにあたり、まずは添付ファイルの暗号化が必要な理由を確認しましょう。

誤送信時の情報漏えい対策

メールを誤送信してしまった際の情報漏えいを防ぐために、ファイルの暗号化は必要です。情報漏えいが発生する原因の多くは、ヒューマンエラーによるものです。

中でもメールの誤送信による情報漏えいの事故は多く、2022年に報告された事故のうちメール誤送信は24.7％と最も多く発生しているのです。

そこで万が一誤送信が起こったとしても、誤った受信者に中身を見られないよう暗号化することが役立つのです。

2022年度 個人情報の取り扱いにおける事故報告 集計結果｜プライバシーマーク制度｜一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）

会社の信頼を担保する

会社として信用を得るためにもファイルの暗号化が役立ちます。例えば取引先へ送信するメールへ暗号化したファイルを添付していれば、情報を適切に扱える会社ということが明らかです。

一方、暗号化もパスワードの設定もされず添付ファイルが送られてきたとしたら、取引先は情報の扱いに不安を覚えるでしょう。大切な情報の受け渡しが発生するような取引は控えようと判断される可能性もあります。

信頼して大切な情報を共有できる会社というように判断してもらうためにも、ファイル暗号化は欠かせません。

添付ファイルの自動暗号化方法号化ツールを利用する

情報漏えい対策はもちろん信頼構築のためにもファイル暗号化が役立つことが分かりました。では具体的にファイル暗号化はどのように行うのでしょうか？

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ZIPファイルを使った暗号化

手軽にできるのは添付ファイルをZIPファイル化しパスワードを設定する方法です。圧縮ファイルにするため厳密には暗号化ではありませんが、パスワードにより保護することで第三者が閲覧できないよう対策できます。

ZIPファイルとして圧縮しパスワードを設定する方法は、Windows7までは標準機能として備わっていました。しかしWindows8以降は専用ソフトを導入しなければ利用できません。

パスワード付きZIPファイルの作成に利用できるソフトとして代表的なのは『Lhaplus』です。暗号化したいファイルを右クリックし、『圧縮』から『.zip(pass)』を選びパスワードを設定するだけでZIPファイルにできます。

暗号化ソフトを使う

ファイルの暗号化は暗号化ソフトによっても実行可能です。暗号化ソフトの中には、メールを送るとき自動的に添付ファイルをパスワード付きファイルへ変換する機能をもつものもあります。

自動で暗号化とパスワードの設定が行われれば、ZIPファイルのように毎回操作する必要がなく手軽です。うっかりミスにより暗号化を忘れていた、ということも発生しません。

おすすめの添付ファイル暗号化ソフト

添付ファイルの暗号化ソフトにはさまざまな種類があります。中でもおすすめのソフト3種類を紹介するので、自社に導入するソフト選びの参考にしましょう。

添付時に自動暗号化「メールZipper」

最小限の手間で添付ファイルの暗号化を行うなら『メールZipper』が便利です。メールへファイルを添付するときに自動的に暗号化とパスワードの設定がされるため、特別な操作は必要ありません。

また送信メールを一時的にサーバーへ留めることで、内容にミスがないか送信前の最終確認をできるタイミングを設けているのも特長です。さらに設定した条件に当てはまる送信メールが破棄される機能も備えています。

メールZipper 
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

サポートが充実した「メールディーラー」

専属のサポートスタッフが付く充実のサポートが魅力の『メールディーラー』は、初めて暗号化ソフトを導入する企業や、専門知識豊富な担当者が不在の企業に向いています。

分からないことがあればサポートを受けられるため、安心して任せられる体制です。また社員のITスキルに合わせた社内セミナーの開催もサポートしてくれるため、利用が定着しやすいでしょう。

添付ファイルの自動暗号化はもちろん、チェック機能も充実しているため誤送信予防に効果的です。

メールディーラー
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

ワンクリックで暗号化できる「Re:lation」

『Re:lation』はワンクリックで添付ファイルの暗号化ができるソフトです。さらに解凍用のパスワードは別のメールで自動送信されるため、送り忘れる心配がありません。

また返信時には、Re:lationが用意したテンプレートからAI（人工知能）が最適なものを選択する機能も備えています。手間なく利用できるため、返信にかかる時間の短縮にも役立てられるツールです。

Re:lation
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

社内外問わず安全なファイル共有を実現「Fileforce」

ファイル暗号化ソフト以外の手段で、安全にファイルを共有する方法として、クラウドストレージの活用もおススメです。

法人向けの豊富な利用実績があるクラウドストレージのファイルフォースなら、安全で手軽なファイル共有を実現します。

ISO認証も取得し、堅牢なインフラ上（AWS）でサービス提供されており、セキュリティ対策も万全です。

また、社内のActiveDirectoryやMicrosoft EntraID（旧Azure AD）とも連携でき、ユーザ管理も手間取りません。

利用前には無料のトライアル環境もあるため、自社の利用シーンを想定しながら使い勝手を試すことが可能です。

Fileforce

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まとめ

メール送信時に行う添付ファイルの暗号化は、情報漏えいの予防や会社としての信頼を得るために必要な対策です。簡易的な暗号化であれば、ZIPファイルにパスワードを設定することもできます。

より強固な対策を行うなら、ファイル暗号化ソフトの利用が適しています。メールへ添付する際に自動で暗号化とパスワードの設定ができるものなら、手間を掛けずに対策可能です。

自社に必要な機能を備えたソフトを選び、ファイル暗号化でセキュリティ対策を実施しましょう。

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