ファイル管理ツールの選び方のポイントを解説するとともに、特に文書ファイルに優れたサービスを含めた、おすすめのファイル管理用ツールを紹介します。自社の環境に合った管理ツールを導入することで、業務の効率化やコスト削減を実現しましょう。
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ファイル管理ツールの必要性
ファイル管理ツールとは、パソコン上でファイルやフォルダの管理をするためのソフトウェアです。必要なファイルを必要なタイミングで共有したり、検索したりするためのツールで、導入によって以下のメリットを得られます。
業務効率化・生産性の向上
業務効率化や社員の生産性の向上にファイル管理ツールは役立ちます。業務に必要なデータが増えると管理が難しくなり、必要な時に必要なファイルを見つけるのに時間が掛かってしまい、作業の効率が悪くなってしまうケースが少なくありません。
ファイル管理ツールは優れた検索機能を持っているものが多く、必要なファイルを素早く発見して利用できるようになるため、業務効率化を実現可能です。社員全員が必要なファイルをすぐに発見し、効率的に業務を遂行するようになれば、結果的に仕事の生産性が向上します。
リスクの低減
ファイル管理システムは部署ごと、あるいは個人単位でファイルへのアクセス権限を自由に設定できるものが多く、さらに管理側で当該ファイルにいつ、誰がアクセスし、具体的にどういう操作を行ったかが分かるものもあります。
そのため、内部不正を防止するとともに、業務情報が社外に漏えいするのを防ぐことが可能です。さらにファイル管理システムではデータの復元も可能なため、誤操作による必要データの削除や災害などによるファイル紛失のリスクを低減できます。
ファイル管理ツールの選定ポイント
次に、企業が新たにファイル管理ツールを導入する際の選定ポイントを説明します。当然、企業によって求める機能は違ってきますが、以下の点は必ず確認しておかなければいけません。
導入目的を明確にする
ファイル管理ツールの導入によって、具体的に何を達成したいのか、どういう効果を得たいのかを明確にしておきましょう。「何となく便利そうだから」といった理由で導入する企業もありますが、ファイル管理上の課題は企業によって違っています。
盲目的にツールを導入するのではなく、まず自社のファイル管理に関する課題を洗い出し、それを解決するためにどういった機能を有するツールが必要なのかを明らかにしておきましょう。
必要な機能があるか
導入目的が明確になっていれば、それを実現するために必要な機能を洗い出すことができます。文書管理ツールをはじめ、多くのファイル管理のためのソフトウェアはファイルの検索や編集・共有といった基本的な機能を有しています。
それに加えて、自社が必要とする機能が実装されているか、実際の使い勝手とともに確認することが大事です。例えば、自社のペーパーレス化を推進したいのならば、紙ベースの資料を簡単に電子化できる機能を有したツールを選択するのが良い、となります。
または、複数の部署あるいは拠点間でファイルを共有あるいは共同編集したい場合、自動同期機能のあるオンラインストレージ（クラウドストレージ）などのファイル共有サービスを導入するのが良いでしょう。
セキュリティは万全か
ファイル管理ツールを導入する際は、セキュリティ対策を万全にしておく必要があります。企業の機密情報が載った文書ファイルなどを管理することも多いため、外部からの不正アクセスや内部不正、あるいはヒューマンエラーによる情報漏えいのリスクを考えなければいけません。
導入するツールのセキュリティ環境はもちろん、アクセス制御機能やアクセスログの取得など、セキュリティ上のトラブルを防止したり、スムーズに解決したりするための機能を有しているかも確認しましょう。
おすすめのファイル管理ツール
では、これからファイル管理ツールを導入する企業におすすめのシステムをいくつか紹介していきます。気になるツールがあれば、ぜひ提供元に問い合わせをしてみましょう。
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法人向けに特化した「fileforce」
fileforceは強固なセキュリティと豊富な管理機能を備えたバランスの良い法人向けオンラインストレージです。安全かつスピーディーにファイルの受け渡しが可能で、共有リンクによって大容量のファイルも素早く共有できます。
fileforceは「非同期型」のオンラインストレージサービスです。同時編集ができないのですが、高いセキュリティ効果を実現できます。また、ユーザーのネット環境に過剰な負担をかけずに作業ができる点も、当ツールの強みといえるでしょう。
IPアドレス制限やパスワードの保護などのセキュリティ機能も充実しており、フォルダごとにアクセス権限設定が可能です。fileforceはセキュアなツールを探している企業におすすめのサービスです。
fileforce
管理者サポート機能充実「Dropbox Business」
Dropbox Businessは世界中で7億人超の利用者がいると言われているオンラインストレージ「Dropbox」の法人向けプランです。Essentials・Business・Business Plus・Enterpriseの4つのプランがあり、Enterpriseは大企業向けのサービスになっています。
データのアップロードのスピードが早く、Dropbox上で共有フォルダを用いて社内あるいは社外のメンバーとファイルの共同編集が可能です。
大容量ファイルもスムーズに共有ができるため、日々大量のファイルをやり取りする企業におすすめです。Businessプランからは監査ログやデバイスの承認など、さまざまな管理サポート機能も使えます。
Dropbox Business
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
セキュリティに優れた「NotePM」
NotePM は社内で培った知識（ナレッジ）の蓄積・共有が可能な文書管理システムです。「社内版Wikipedia」と称される高い情報管理機能が特徴で、優れたフォルダ構造によって、利用者が求める情報をすぐに発見できるようになっています。
さらにウェブ上で簡単に文書作成が可能で、さまざまなサポート機能やテンプレートによって、必要な文書を素早く作成できます。蓄積された文書ファイルは全文検索ができ、権限設定も柔軟に行えるため、企業内のみならず、取引先との情報共有にも重宝します。
NotePM
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
文書ファイル管理に優れたツール
続いて、ファイル管理ツールの中でも、特に文書ファイルの管理に強みをもつツールを紹介します。
幅広い業種に利用される「MyQuick」
MyQuickはインフォコム社が提供しているユーザー数無制限の文書管理ツールです。文書ファイルの全文検索機能はもちろん、ファイルの閲覧制限や暗号化によって、セキュアな環境で社内文書の作成・共有が可能になります。
文書ファイルに属性情報を与えることでファイルの階層化ができ、階層同士の関係を設定して複数の切り口から柔軟な検索ができるのが特長です。さらに、さまざまな条件を設定することで、その条件に合致した文書ファイルを知らせるアラートを配信でき、社員の作業漏れも防げます。
MyQuick
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検索性に優れた「FileBlog」
FileBlog は鉄飛テクノロジー社が提供しているファイルサーバーの全文検索および文書共有システムです。
企業のファイルサーバーに保存されている文書ファイルを効率的に管理するためのツールで、既存のファイルサーバー内のフォルダをそのままウェブ上で共有できるのが特長です。ユーザー登録や文書ファイルの登録作業は必要ありません。
WindowsやMacはもちろん、スマホやタブレット端末に広く対応しており、場所を選ばすファイルサーバー内の文書ファイルの検索・閲覧が可能です。
FileBlog
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各種ビジネスツールと連携できる「invoiceAgent」
invoiceAgentはウイングアーク1st社が提供している文書管理ソリューションです。基本となる文書管理機能と、紙ベースの書類を自動でデータ化して振り分けることができるOCR機能をオールインワンで実装しています。
他のシステムから出力された文書データや社員が作成した文書ファイルを自動で保存でき、設定したルールに従ってPDFや画像、Officeファイルなどを指定フォルダに自動で振り分けるなど、高度な文書管理機能を備えています。導入から運用開始後の活用支援までサポートを受けられるので、初めて文書管理ツールを使う企業も安心です。
invoiceAgent
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
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まとめ
ファイル管理ツールの目的とツールの選定ポイントを解説しました。適切なファイル管理は企業の業務効率を向上させ、社員の仕事の生産性を大幅にアップさせることができます。
ただし、ファイル管理ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ機能や長所が異なっています。導入する際は、まず目的を明らかにして、必要な機能を洗い出しておくことが大事です。セキュリティ面にも配慮しつつ、自社の環境に合ったツールを導入するようにしましょう。