ファイルサーバーを構築するメリットや導入の流れ、おすすめのサービスを紹介します。ファイルサーバーにはオンプレミス型とクラウド型があり、それぞれ特徴があるので、自社に合った方を選択するようにしましょう。導入を検討中の方は参考にしてください。

ファイルサーバーとは？

まずはファイルサーバーとは何か、基本的なところから確認していきましょう。

ファイルを保存・共有できる「保管庫」

ファイルサーバーとはネットワーク内の端末が自由にアクセスできるファイル管理用のサーバーです。その多くは企業のLANネットワーク内に組み込まれ、業務用データの保存・共有に使われます。

ファイルを長期にわたって保存しておき、必要に応じて社員同士で共有するための「保管庫」のような役割を担っているわけです。

社員が自らのパソコンに必要なファイルを保存しているだけの状態で、周囲とファイルをやり取りする必要があるとします。その場合、わざわざUSBメモリなどの記録媒体にデータを移して受け渡す必要があり不便です。

しかし、ファイルサーバーを使えば、それぞれのパソコンで自由にファイルが保存されている場所にアクセスできます。そのため、各々が必要なタイミングで必要な情報を入手できます。

NASとの違い

NAS(Network Attached Storage)とはネットワーク用のハードディスクのことで、社内ネットワークに組み込むことで、複数の端末から自由にアクセスできます。ファイルサーバーと同じようにデータの保存・共有が可能ですが、あくまでもHDDの役割しか持たないため、保存されたファイルをNAS側から操作することは不可能です。

一方、ファイルサーバーはユーザー管理機能によってファイルにアクセス制限を加えたり、状況に応じてストレージ容量の増設を行ったりできます。自社のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできるのがファイルサーバーの特長と言えるでしょう。

ファイルサーバーを導入・構築するメリット

では、ファイルサーバーを企業が導入するメリットを説明します。

柔軟なユーザー管理

ファイルの閲覧・編集権限の付与やグループ設定といった柔軟なユーザー管理機能を使えるのがファイルサーバーの大きなメリットです。

とくに複数の部署やチーム間でファイルを共有する場合、効率的にデータをやり取りするためにグループを設定したり、不正防止のためにアクセス権限を設定したりする必要があるでしょう。

上述のように、NASのようなハードディスクの場合、単にファイルを共有するだけの機能しか持たないため、組織が大きくなるほど豊富な管理機能を使えるファイルサーバーの導入が有効です。

セキュリティの高さ

アクセス権限の付与によって、情報のセキュリティ強度を上げられるのがファイルサーバーの特長です。権限を持たないユーザーはファイルを閲覧したり編集したりできないので、内部不正の防止になるだけでなく、ユーザーの操作ミスによって重要なデータが消失するリスクを減らすことができます。

とくに、取引先とデータの共有をする際には厳密なファイル閲覧制限が必須となるので、豊富な管理機能を持つファイルサーバーが重宝するでしょう。

拡張やバックアップにも対応

ファイルサーバーは企業の成長に応じてサーバーのストレージ容量を拡張できるほか、複数のストレージを1台にまとめて管理するといった運用も可能です。

さらにデータのバックアップにも対応しているので、社員が普段利用しているパソコンの容量を減らして動作を軽くすることもできます。環境の変化にしたがって柔軟に運用法を変えられるのもファイルストレージの強みです。

ファイルサーバーを導入・構築するデメリット

一方、ファイルサーバーの導入には以下のようなデメリットもあります。

導入までの手間

豊富なユーザー管理機能を持つファイルサーバーは、導入の際の初期設定に手間がかかる傾向にあります。グループ設定やアクセス権限設定を事細かに設定していると、どうしても本格運用までに時間を取られてしまうでしょう。

とくに、組織の規模が大きくなればなるほど初期段階での設定が複雑になるため、手間と時間がかかってしまいます。

コストがかかる

自社でサーバーを構築・運用する場合は相応のコストがかかります。サーバーとして機能させるための専用ソフトウェアや光熱費、保守点検にかかる費用など、さまざまなコストを負担する必要が出てきます。

とくに大企業の場合、複数のファイルサーバーを運用しなければならないことも多く、専任の管理者も必要になるでしょう。人件費を含めた諸々のコストを合わせるとかなりの高額になってしまうケースは珍しくありません。

管理が複雑になる

複数のファイルサーバーを導入・運用する場合、責任の所在が不明確になったり、セキュリティリスクが高まったりするので注意が必要です。

しっかりと管理体制を整えて、ファイルの取り扱いに関しても明確なルールを設定しましょう。企業によっては専任のサーバー管理者を雇用する必要があるかもしれません。余計なコストをかけないように、費用対効果の試算もできるだけ詳細に行いましょう。

ファイルサーバー構築の種類は大きく分けて2種類

ここまでファイルサーバーの概要とメリット・デメリットを解説してきましたが、ファイルサーバーには大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。それぞれ特徴やメリットに違いがあるので覚えておきましょう。

社内にサーバー設置「オンプレミス型」

オンプレミス型は社内にサーバーマシンを設置して、ソフトウェアのインストールや運用を自社で行うタイプです。サーバーの導入費用や維持費、管理者の人件費など諸々のコストがかかりますが、ビジネスの状況に応じて柔軟にカスタマイズできるのが特長です。

ファイルサーバーの場合、社内のLANネットワークに組み込まれ、日々の業務データをサーバーに保存して活用することになります。

ネットワーク上でデータ管理「クラウド型」

クラウド型はサービスベンダー（サービス提供会社）がインターネット上に仮想のサーバー環境を構築し、その一部あるいは全部を借りて自社のファイルサーバーとして利用するタイプです。大元のサーバーマシンはデータセンターと呼ばれる場所にあり、基本的にベンダーが管理しています。

利用者側はサーバーの導入費用がかからず、月額あるいは年額の利用料金を支払うだけですぐにサーバー環境を利用可能です。自社にシステム部門やサーバー管理者がいなくても導入できるのがメリットですが、カスタマイズ性には欠けます。

もともと中小企業が主に利用していましたが、近年は大企業もオンプレミス型からクラウド型サーバーに移行するケースも増えているようです。

オンプレミス型の構築方法とメリット

では、オンプレミス型のサーバー構築方法と導入メリットを説明します。その後にクラウド型のメリットも説明するので、自社の環境にどちらが適しているか検討してみましょう。

オンプレミス型のメリット

オンプレミス型のメリットは、まず社内ネットワーク上にサーバーがあり、それぞれのパソコンからLANネットワーク経由でデータの送受信が行われるため、比較的セキュリティ強度が高いことが挙げられます。

当然、外部からの不正アクセスやマルウェア感染といった脅威はあるものの、社外にサーバー環境を設けるクラウド型と比べると、セキュリティ面では安心できるでしょう。さらに自社で導入済みのソフトウェアと統合しやすかったり、環境に応じて柔軟にカスタマイズできたりするのも強みです。

オンプレミス型のデメリット

クラウド型に比べて、オンプレミス型は導入に時間がかかる上に初期費用が高く、保守運用のコストも負担する必要があります。大規模なサーバーになると専任の管理者も必要になるため、人件費もかかるでしょう。

また、社内にサーバーマシンがあるため、何らかの事故や災害が発生した場合にマシンが故障し、システムの復旧に多大なコストと時間を要する可能性もあります。

オンプレミス型の構築方法

オンプレミス型サーバーを構築するには、まず自社内に設置場所を決めた上でサーバーマシンと専用のソフトウェアを購入する必要があります。

さらに電源周りを整備し、停電が起こった場合に備えて予備電源やUPS (Uninterruptible Power Supply、 無停電電源装置)などを導入します。とくにUPSは停電が起きた瞬間にサーバーに電源を供給でき、サーバーに負担をかけずに済むのでおすすめです。

サーバーの導入後は必要なアプリケーションをインストールしたり、ファイルのアクセス権限を付与したりなど、使いやすいようにカスタマイズしましょう。環境に適した設定が終了すれば、本格運用がスタートします。

クラウド型の構築方法とメリット

次にクラウド型サーバーの構築方法とメリットです。

クラウド型のメリット

クラウド型のサーバーは導入にかかるコストが安く、初期費用が不要なケースもあります。自社でサーバーを用意する必要がなく、ベンダーと契約すればすぐに使えるのがメリットです。

さらにインターネット環境さえあれば場所を選ばずアクセスができ、パソコンはもちろん、スマホやタブレット端末からも必要なファイルをやり取りできるのも便利です。定期的なメンテナンスも必要なく、常に最新の状態で使えるのもクラウド型サーバーの魅力と言えます。

クラウド型のデメリット

セキュリティ面で不安があるのがクラウド型サーバーのデメリットです。法人向けのクラウドサーバーはセキュリティが強固であるため、外部からの不正アクセスの心配はさほどありません。それでも社内にサーバーがあるオンプレミス型と比べると、セキュリティ面は多くの企業が懸念するポイントでしょう。

また、ベンダーが提供しているサーバー環境を利用するため、オンプレミス型に比べるとカスタマイズ性は劣ります。加えて、インターネット回線を通じてデータをやり取りすることになるので、転送速度が遅くなることも多いです。

クラウド型の構築方法

クラウド型はサーバーを構築するのではなく、ベンダーと契約してサーバー環境を借りることになります。そのため、インターネット回線さえ用意してあれば、すぐにサービスを利用可能です。

自社に合った容量と機能を持ったサービスを導入することが重要です。なのでまずは、導入目的を明らかにして、どういう機能が必要か、将来的に容量を拡張する可能性はあるかなど、長期的な視点から導入するクラウドサーバーを絞り込んでいきましょう。

おすすめのクラウド型ファイルサーバー

最後に、おすすめのクラウド型ファイルサーバーをいくつか紹介しておきます。気になるサービスがあれば、ぜひ問い合わせをしてみましょう。

ビジネス利用に強み「Fileforce」

Fileforceはセキュアな環境でファイルを保管・共有ができるクラウドストレージサービスで、豊富な管理機能と使い勝手の良さに定評があります。あらゆるビジネス規模の企業に対応しており、大容量ファイルもスピーディーにやり取りできるのが特徴です。

さらに複雑なアクセス権限の設定も可能なため、複数の部署やチームが関わるファイル共有も問題ありません。さまざまな組織単位と組み合わせてオンライン上のワークスペースを共有できるので、企業全体の業務効率の向上に寄与します。

Fileforceは「非同期型」のクラウドストレージです。「同期型」と異なり同時編集機能がついていませんが、ネットワークへの負荷やセキュリティ面では非同期型のものを選ぶと安心といえます。Fileforceは安全にファイル管理をしたい企業におすすめしたいツールです。

Fileforce

容量無制限で使える「box」

boxは世界で最大のシェアを誇るクラウドストレージサービスで、法人向けにはBusiness・Business Plus・Enterprise・Enterprise Plueの4つのプランが提供されています。強固なセキュリティと使いやすいインターフェースが特徴で、場所やデバイスを選ばず自由にストレージへのアクセスが可能です。

Businessプランはストレージが無制限となるので、日々大量のデータを保存・共有する必要がある大企業にもおすすめです。また、案件単位で自由にアクセス権限が付与できるので、顧客や取引先とのファイル共有環境の構築にも役立ちます。

box
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

世界的なシェアを誇る「Dropbox Business」

Dropbox Businessは世界で7億人超の利用者がいるクラウドストレージ「Dropbox」の法人向けプランです。高いセキュリティと充実した管理機能を持っており、細やかなファイル共有の権限設定ができるので、複数の部署やチームにまたがって作業をする際も、安全に作業できます。

パソコンの専用フォルダにデータをアップロードすれば、自動的にクラウドストレージと同期されるので、ローカル環境にあるファイルサーバーと同じ感覚でデータの保存・共有が可能なのも魅力でしょう。

Essentials・Business・Business Plus・Enterpriseの4のプランがあり、1ユーザーあたり月額2400円から利用できます。

Dropbox Business
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

セキュアな共有ができる「GigaCC」

GigaCCは日本ワムネット社が提供している法人向けのファイル転送・共有サービスです。企業間の大容量ファイルの送受信に適しており、セキュアな環境でデータのやり取りやクラウド共有が可能です。

宛先によって異なるファイルを一括で送信できる機能や詳細なアクセス管理機能、サーバーに登録されている特定のデータを別領域に保存する全件バックアップなど、企業のファイル管理を効率的にしてくれる機能が多数実装されています。

ブラウザで簡単に操作できるので、ITリテラシーが低めの利用者でも問題なく使えるのも魅力でしょう。取引先と頻繁にデータをやり取りする企業や、これからテレワークを導入する企業におすすめです。

GigaCC
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは法人向けに特化したクラウドストレージで、使いやすさと充実したサポートで高い評価を得ています。アプリ上から簡単にファイルの保存や編集ができ、出先からもデバイスを選ばずにファイルの閲覧・アップロードが可能です。

アクセス経路はすべて高度に暗号化されているので、企業の機密データも安心してやり取りができるのも強みでしょう。業務効率を向上させたい中小企業はもちろん、多くの大企業や官公庁でも導入されており、セキュリティへの信頼度がうかがえます。

基本プランはフリープランを含めて5つで、月額2万5000円のスタンダードプランからはユーザー数無制限で利用可能です。容量が1TB以上の大容量プランもあります。

セキュアSAMBA
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

まとめ

ファイルサーバーの概要とNASとの違い、そして企業がファイルサーバーを導入するメリットを解説しました。ファイルサーバーにはオンプレミス型とクラウド型があり、それぞれ特長があるので、自社の環境に合った方を慎重に選択する必要があります。

必要な機能を洗い出し、可能な限り費用対効果を試算した上で、自社のビジネス環境にマッチしたサーバーを導入するようにしましょう。