社内サーバーの課題解決のために、クラウド型ファイルサーバーへの移行を考える企業も多いでしょう。ファイルサーバーのクラウド化にはメリットもデメリットもあります。この記事では社内サーバーの課題とクラウド化する際の注意点を解説しています。

社内サーバーが抱えている課題

社内でのサーバー運用には複数の問題があります。まずは社内サーバーの代表的なデメリットを確認し、自社がサーバー運用する際に解決したい課題を明確にしましょう。

災害によるデータ破損のリスクがある

社内サーバーは会社の中に物理的なサーバー専用機を設置するため、災害があったときにデータを損失するリスクがあります。

地震大国といわれる日本では地震や津波への対策が欠かせません。しかし建物の耐震構造も含めた対策となると不十分な企業も多いでしょう。

サーバーが物理的なダメージを受けて破損すれば、新しいサーバーの用意はもちろんデータの復元にも時間が必要です。場合によっては事業の継続が難しくなることもあります。

容量の肥大化によりコストがかさむ

近年では紙で管理していた書類をデータ化するケースが増え、企業が扱うデータ容量は大きくなってきています。データ容量の肥大化により、ファイルサーバーにかかるコストも増大しているのです。

業務上ファイルサーバーが必要不可欠という企業では、ストレージを増設して容量不足に対応するのが一般的です。しかし、後から容量を増やすことで、ストレージの設置にかかる費用はもちろん、ファイルサーバーを管理するコストが増大してしまいます。

クラウド型ファイルサーバーのメリット

大量のデータを社内に設置したファイルサーバーで保管することには、災害対策や容量の面で課題があることが分かりました。これらの課題を解決するにはクラウド型ファイルサーバーの導入が役立ちます。

サーバーをクラウドに移行する具体的なメリットを確認しましょう。

災害発生時のリスクヘッジとなる

クラウド型ファイルサーバーへデータを保管すると、災害発生時のリスクを最小限に抑えられます。ベンダーが利用しているデータセンターは、あらゆる災害を想定した堅牢な作りをしており、地震・水害・火災などに対応できる構造をしています。

また、会社が災害でダメージを受けても、遠隔地にあるデータセンターが被害を受けず運営できる点も、クラウド移行のメリットです。社内サーバーは会社内に機器を設置するため、被災するとデータそのものも破損してしまいます。

クラウド型ファイルサーバーを利用している場合、被災してもインターネット回線さえ復旧すればデータへアクセスできるため、業務の再開が容易になります。クラウド移行により非常事態に備えることができるのです。

導入コスト・利用費を削減できる

データの保管にかかるコストを削減できるのもクラウド移行のメリットです。自社でファイルサーバーを設置するときのように、機器代金やシステム開発費用がかかることがないため、最小限の初期費用で導入可能です。

また月々の費用も、従量課金制を選べば無駄のないコストで運用できます。利用容量が増える繁忙期はたくさんの容量が必要でも、閑散期にデータを整理するなどの対策をすることで柔軟に対応できるでしょう。

サーバー運用の負担がなくなる

クラウド型ファイルサーバーは、システムに障害や不具合が発生しても、自社で保守管理を行う必要がありません。ベンダーが全て対応してくれるため、手間もコストもかかりません。

サーバーの管理に特別な知識やノウハウが不要のため、専門知識をもつ社員がいない場合でも安心して導入可能です。コア業務に集中できるため、業務の生産性向上も見込めます。

クラウド型ファイルサーバーのデメリット

安全性やコスト面でメリットのあるクラウド型ファイルサーバーには、デメリットもあります。導入を検討するにあたり、デメリットも押さえておくことが重要です。

ここでは代表的なデメリットを三つ紹介します。

ユーザーのネット環境に左右される

クラウド型のリスクは、インターネット環境によってファイルサーバーを利用できなくなることです。例えば、災害やWi-Fiなどの不具合があると、クラウド上のデータにアクセスできなくなってしまいます。インターネット環境が復旧するまでの間、クラウド上のデータは利用できないので、結果的に業務に支障が出てしまいます。

対策としては、リスクを低減するために重要なデータはバックアップを作成することです。インターネットがつながらない状態でも、コア業務に必要なデータが確保されていれば業務を再開しやすくなります。

柔軟にカスタマイズできない

カスタマイズ性の低さもデメリットとして挙げられます。サーバーもシステムもベンダーが用意しているため、簡単に環境を整えられる利点がある一方、自社の利用状況に合わせたカスタマイズが難しくなります。

あらかじめパッケージングされている機能の中に、必要なものがあったりなかったりするかもしれません。

ただし、中にはオプションで機能を追加できるサービスもあるため、自社でファイルサーバーを使う目的や、現場のニーズを洗い出して何が必要なのかを明確にしておきましょう。パッケージに入っているもので、必要十分なケースもあります。

サービス終了によるデータ損失の可能性も

サービスの終了によりクラウド型ファイルサーバーが利用できなくなり、データが消失する可能性もあります。ベンダーがサービスを終了したり倒産したりして、サービスの継続ができないリスクはゼロではありません。

データ損失のリスクを回避するためには、あらかじめベンダーの実績や信頼性を確認することが大切です。安心して大切なデータを任せられるベンダーを選び利用しましょう。

まとめ

クラウド型ファイルサーバーには、災害対策や費用の面でメリットがあります。一方でインターネット環境に左右される特性やカスタマイズ性の低さ、サービス終了に伴うデータ消失リスクなどのデメリットもあります。

データの肥大化への対応やコスト低減など社内ファイルサーバーの課題解決に役立つサービスですが、導入時にはメリット・デメリットをよく確認し検討しましょう。