社内オンプレサーバーでファイル管理をしていた企業も、近年はクラウドサーバーに移行するケースが増えています。この記事ではオンプレミスサーバーの課題や、主に中小企業が社内サーバーをクラウド化するメリット・デメリットを解説します。

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オンプレミス型サーバー管理には課題が多い

自社でサーバーマシンを用意して運用することをオンプレミスといい、日本では多くの企業がオンプレミス型のサーバー管理を行っています。

しかし近年では、さまざまな課題からオンプレミス型の課題を解消するために社内サーバーをクラウド化する企業が増えてきました。まずはオンプレミス型のサーバー管理の課題から見ていきましょう。

災害時にデータが破損するリスク

オンプレミス型は社内にサーバーを設置して管理する形態です。災害やシステム障害が発生したとき、サーバーが故障して重要な業務データが破損したり、失われてしまうリスクがあります。

サーバーにトラブルが発生すると復旧するまでデータが使えなくなるため、業務に大きな支障が出るケースもあるでしょう。

システム運用やメンテナンスを自社で行う必要

オンプレミス型はサーバーの運用やメンテナンスを自社で行うか、ハードウェアのベンダ等の外部に委託するか、いずれにしても人的コストや、費用が発生します。

システムの保守・運用に時間をとられてしまい、自社のコア業務に注力できない社員が出てくるケースもあるでしょう。サーバー導入時に数週間の時間がかかることも課題の一つです。

専任の管理者を雇用するためのコストもかかるため、クラウド型サーバーに比べるとどうしても費用は割高になってしまいます。

結果的にコストが上がる恐れ

オンプレミス型のサーバーは自社でシステムのアップデートを行わなければなりません。システムを更新する際にはハードからアプリケーションまで刷新する場合、クラウド型に比べてアップデート費用が高くなってしまいます。

システムが老朽化することによって徐々に維持コストも増えていくため、多くの場合は5年毎にサーバーマシン自体のリプレイスが必要です。

クラウド型は常に最新の状態で利用でき、ソフトウェアや機能の更新はベンダー（提供元）が行ってくれるため、利用者側はアップデートやリプレイスの費用を負担せずに継続的な利用が可能です。

社内サーバーはクラウド化した方がいい？

サーバーをどのような形態で運営していくかは、企業の将来に関わる重要な問題です。サーバー運用の選択肢として、クラウドサービスを利用する方法が挙げられます。

クラウド移行のメリットを知るためにも、まずはクラウド化の定義やクラウド移行が進む背景を確認しましょう。

ファイルサーバーとクラウド化の定義

ファイルサーバーとは、社内ネットワーク上にある業務ファイルの共有や、社員間で必要なデータのやりとりをするために利用されるサーバーです。社内に専用機を設置する社内ファイルサーバーは『オンプレミス型』と呼ばれ、以前はデータ保存・共有を行う場合このタイプが主流でした。

一方クラウド型のサーバーは、インターネット上に仮想のストレージ領域を設置し、ファイルの保存や共有に活用されます。導入費用が安く自社でサーバーを運用する必要がないのが、クラウド型ファイルサーバーの大きな特長です。

従来の社内ファイルサーバーからクラウド環境にサーバーを移行することを「クラウド化」と呼びます。

クラウドに移行する企業が年々増加

近年はサーバー運用にかかる手間の削減や利便性を向上させるなどの目的で、サーバーをクラウド化する企業が増えてきました。

総務省の『通信利用動向調査』によると、令和元年時点で日本企業の72.2%が何らかのクラウドサービスを導入していることがわかっています。さらにそのうち56%がファイル管理やデータ共有のためにクラウド型のファイルサーバーを導入しています。

クラウド化の動向は年々強くなっており、これまでセキュリティ上の不安からクラウドサービスの採用を見送っていた企業の間でも徐々に導入が広がっているようです。

※出典：総務省「令和4年 通信利用動向調査」

社内サーバーのクラウド化によるメリット

社内サーバーには多くの課題があるため、クラウド型に変えていく必要が出てくるケースは今後さらに増えていくでしょう。

ではクラウド型サーバーを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。クラウドに移行することで得られる代表的なメリットを三つ紹介します。

導入・運用コストを抑えられる

クラウドサーバーの最も大きなメリットは、導入と運用にかかるコストを抑えられることです。導入にあたって初期費用がゼロのサービスも多く、月額または年額費用の負担のみで常に最新のサーバー環境を利用できます。

オンプレミス型に比べてカスタマイズ性が劣る点は弱みですが、必要に応じたオプション機能の追加・企業の状況に合わせて大容量のプランへの変更が可能です。

料金形態は大きく、定期的に決まった金額を支払う定額制サービスと、使った通信料の分だけ課金される従量課金制サービスの二つに分けられます。利用頻度が少ない場合は、従量課金制のサービスを選ぶことで毎月の使用料金を抑えられるでしょう。

リモートワークにも対応できる

最近では、オフィス以外で勤務するリモートワークやテレワークを導入する企業が増えています。クラウド型のサーバーはインターネット環境があれば場所を選ばずアクセスできるため、オフィス以外で働く社員が多い企業に適しています。

サービスによっては、クラウドサーバーを介して業務に必要なファイルをチームで共有したり共同編集したりもできます。データをメールなどで都度やり取りするよりも、業務効率が大幅にアップするでしょう。

さまざまなワークスタイルに柔軟に対応できることも、クラウド型の強みです。

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サーバーの保守運用は業者に任せられる

クラウド型のサーバーは自社で保守運用をする必要がなく、ソフトウェアや機能のアップデートを含めてベンダーにすべて任せられるのも大きなメリットです。

トラブルが起こった際にもベンダーが対応してくれるので、自社にサーバー運用の知識をもつ社員がいなくても導入できます。大企業はもちろん、人的リソースに余裕がない中小企業やスタートアップ企業でも気軽に導入できるのも嬉しいポイントです。

クラウド化によるデメリットもある

クラウド型のサーバーには多くのメリットがありますが、デメリットもあります。導入する際はデメリットも認識した上で検討しましょう。

ここでは代表的なデメリットを二つ紹介します。

オンプレミス型よりセキュリティリスクが増大するケースも

社内にサーバーを設置して運用するオンプレミス型に対して、クラウド型はインターネット上に仮想サーバーを設置して利用する形態です。

インターネットという世界中の人が利用しているネットワークを介するため、利用するサービスによっては手軽さと引き換えにセキュリティリスクが高まるケースもあるでしょう。

セキュリティ対策がとられていても、不正アクセスやシステム障害などによって情報流出につながってしまうリスクはゼロではありません。

ただし法人向けのクラウドサーバーは、強固なセキュリティ対策をとっているサービスが一般的です。サーバー環境が原因でセキュリティ事故が起こる可能性より、利用者側の設定ミスなどで情報漏えいが起こってしまう可能性が高いといえます。

そういったリスクを排除するためにも導入にあたっては運用ルールをしっかり定め、サービスを選び、ヒューマンエラーによるトラブルが起こりにくい体制とシステムを整えましょう。

通信環境の影響を受けやすい

クラウド型のサーバーは当然、インターネット環境がなければ利用できません。ユーザー側の通信環境の影響を受けやすく、インターネット回線に障害が発生するとアクセスできなくなってしまうので注意が必要です。

またオンプレミス型に比べるとインターネット回線を介する分、サーバーのパフォーマンスが低下してしまいがちです。障害の発生やサーバーの処理速度が遅くなってしまった場合に備えて、重要なデータは社内にバックアップをとっておくなどの考慮が必要な場合もあるでしょう。

中小企業はクラウドへの移行が向いているのか

サーバーのクラウド化にはメリットもデメリットもあります。例えば社員数の変動が多い大企業では、拡張性がメリットになるでしょう。では中小企業の場合はどうでしょうか。

中小企業がサーバーをクラウド移行した方がよい理由と、注意点を解説します。

むしろ大企業よりも向いている

大企業に比べて大規模なシステム投資が難しい中小企業は、導入費用が安く運用の手間もそれほどかからないクラウドサービスの利用が向いています。

業務フローが複雑で部署同士の利害関係の調整が難しい大企業に比べて、中小企業は比較的シンプルな組織構造の会社が多く業務フローを柔軟に変更しやすい傾向があります。これまでオンプレミス型のサービスを利用していた企業でも、クラウド型にスムーズに移行できる場合が多いでしょう。

コスト面の懸念が残る

クラウド型に移行するとオンプレミス型よりは運用コストが抑えられますが、クラウド型サーバーの導入にも相応の費用が掛かります。企業の状態によっては新たに導入するのは難しいケースもあるかもしれません。

目的が不明瞭なままクラウドに移行して結局自社に合わなかった場合、多額の費用を無駄にしてしまうリスクもあります。

導入費用を無駄にしないためにも、まずは導入目的を明確にして本当に自社のビジネス環境にマッチするのかを判断することが重要です。うまく使いこなせれば非常にコストパフォーマンスが高いのがクラウド型の特長でもあり、費用対効果をよく考えてオンプレミス型のまま継続するかクラウド型に移行するのかの検討をすすめましょう。

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まとめ

オンプレミス型サーバーの課題とクラウド型のメリット・デメリットを解説しました。クラウド型のサーバーはセキュリティリスクが上がるなどのデメリットもありますが、導入コスト低い点や保守運用の手間がかからない点は大きなメリットでしょう。

リモートワークの導入にも適しているので、組織体制や業務フローを柔軟に変更しやすい中小企業にとっては、業務効率を上げるためにクラウド移行を検討するのは有意義といえます。

デメリットもよく考慮した上で、自社の環境に合ったサービスを導入するようにしましょう。オンプレミスとクラウド型どちらを採用するにしても、費用対効果や導入目的をよく考えて決める必要があります。