ファイル共有を社外の関係者と行う方法は複数あります。ただしセキュリティ面が不十分でリスクの高いものもあるため、適切な共有方法を選ぶことが大切です。まずは複数ある方法の特徴を個別に把握し、自社に適したファイル共有の方法を見つけましょう。

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社外の関係者とファイル共有を行う方法

代表的なファイル共有方法は3種類です。社外の関係者と安全にやりとりできるよう、それぞれの特徴をチェックしていきます。

メールで共有する

手軽にファイル共有をするなら、メールに添付する方法がオーソドックスです。ファイルサイズが小さいものであれば、問題なく送信できます。

ただし画像や動画など大容量になりやすいファイルを添付するときには、容量オーバーで送信できないこともあるでしょう。その場合、添付ファイルを分割して送ることや事前のファイル圧縮といった手間が必要です。

また誤送信により本来であれば共有すべきでない相手へ送信してしまうリスクもあるでしょう。日ごろから使っているメールでやりとりできるため手軽ですが、セキュリティ面でも不安な点があります。

ハードディスクやUSBで共有する

ハードディスクやUSBメモリへファイルを格納し共有する方法もあります。この方法なら、インターネット上で情報が流出することはありません。ただし置き忘れや盗難による情報漏えいの可能性はあります。

実際に日本ネットワークセキュリティ協会（JNSA）の調査によると、2018年に起こった情報漏えい事件の12.6％はUSBメモリといった可搬記録媒体に起因しています。

またハードディスクやUSBメモリにウイルスが入り込んでいると、関係者の機器にも感染拡大させてしまう恐れがも。大容量ファイルを共有しやすい方法ですが、セキュリティ面のリスクがある点に注意が必要です。

2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査結果～個人情報漏えい編～(速報版)

クラウドストレージを活用する

インターネット上の保存領域に保管することでファイル共有できるクラウドストレージという方法もあります。オンラインで利用できるため、テレワーク中や外出先からでもファイル共有が可能です。

設定によってはスマホやタブレットからもアクセスできるため、スピーディーでスムーズなやりとりが必要なケースに向いています。

ただしファイル共有の範囲設定ミスや、デバイスの管理不足による情報漏えいのリスクには注意が必要です。情報漏えい対策には、セキュリティ機能が充実したツールを吟味する必要があります。

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トータルバランスではクラウドストレージが有効

代表的な3種類の共有方法の中から利便性や安全性を考慮して選ぶなら、クラウドストレージが適しています。クラウドストレージのメリットや選び方を知り、自社に合うサービス選びの参考にしましょう。

クラウドストレージ活用のメリット

まず挙げられるメリットはコストを低く抑えられる点です。自社にファイルサーバーを設置する必要がないため、初期費用を安く抑えられます。また月額費用が従量課金制のものや、月額固定のストレージ容量に応じたプランなど、企業の運用に応じたサービスを柔軟に利用することが可能です。

また運用や保守に掛かる手間を軽減できるのもメリットと言えます。日常的な管理はもちろん、アップデートを行うのもサービスに含まれて提供され、自社で運用にリソースを割く必要がありません。

さらにシステムやファイルともにセキュリティ対策の機能が充実しているサービスが多く、安全にファイル共有できるという点もメリットです。クラウドストレージの検討時には、ユーザアクセス権の細かな設定ができ、詳細なログを記録できる、といった安全なサービスが良いでしょう。

クラウドストレージを選ぶポイント

クラウドストレージは、自社の利用目的に合ったサービスを選ぶことが大切です。まずは扱うデータに合わせて容量を選びます。画像や動画のファイルが多いなら、大容量のサービスの方が使いやすいでしょう。

また自社のセキュリティポリシーに合致していることも確認が必要です。オンラインサービスの利用は許可されていても、データを保管する場所（データセンター）が海外の場合は、利用が制限されたり、そもそもそういったサービスの利用がNGの企業もあるでしょう。

また、操作のしやすさも導入前に確認が必要です。社員のITリテラシーに合い使い勝手のよいサービスを導入することで、利用が定着し活用促進がしやすいでしょう。

他にも自社の利用シーンに合わせて、対応デバイスやデータ消失時の運用等も確認したうえで、選定を進めましょう。

社外とのファイル共有におすすめのクラウドストレージ

さまざまなクラウドストレージの中から、社外とのファイル共有に利用するサービスを選ぶには、それぞれの機能を知ることが大切です。中でもおすすめの3種類を紹介します。

企業ニーズに合わせた調整可能「Fileforce」

企業が安全にファイル共有をしやすいよう、アクセス権限を柔軟にカスタマイズできる『Fileforce』は、ニーズに合わせて利用できる国産のクラウドストレージです。また社外の関係者とファイル共有するために、オンラインの共有フォルダを利用したり、オンラインで共同編集をしたりすることも可能です。

Fileforceは使いやすい画面で安全かつスピーディーなファイル共有を行うことができ、物理ストレージやNASのように細かく権限設定も可能なため、ユーザも管理者も抵抗感なく導入できるでしょう。

Fileforce (ファイルフォース) | 法人向けクラウドストレージ

Office製品との連携抜群「OneDrive for Business」

Office製品を日常的な業務に利用している企業は多いでしょう。『OneDrive for Business』であれば、使い慣れたOfficeと同じ操作性で利用できるため、マニュアルの整備や研修といった手間が最小限で済みます。

社外の関係者とのファイル共有はもちろん、共同作業もスムーズです。Word・Excel・PowerPointなどをリアルタイムで共有できます。

OneDrive for Business | 安全なクラウド ストレージ | クラウド バックアップ

直感的な操作性がポイント「Dropbox Business」

世界の60万以上のチームが導入している『Dropbox Business』は、直感的な操作性で導入後すぐに利用しやすいのが特長のサービスです。社外の関係者とファイル共有する際には、Dropbox Transferの機能が便利でしょう。

カスタムパスワードや有効期限を設定することで、大切なファイルを安全に共有できます。ダウンロード通知もあるため、受信を確認できるのもポイントです。

Dropbox Business

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まとめ

ファイル共有を社外の関係者と行うには、メールやUSBメモリを使う方法があります。しかし容量やセキュリティ面を考慮すると、クラウドストレージの利用がおすすめです。

インターネット上の保存領域を利用する仕組みにより、スピーディーに共有できます。自社サーバーと異なり初期費用を低く抑えられる点や、保守管理に手間が掛からないこともポイントです。

おすすめサービスも参考にしつつ、安全にファイル共有しましょう。