クラウドストレージのツール11選。各ツールの比較や選ぶポイントも解説 | Fileforce｜ユーザー数無制限の法人向け国産クラウドストレージ

昨今はデジタル化が進み、企業でも電子情報を取り扱う機会が増えてきました。電子情報を共有するために役立つのが『クラウドストレージ』です。クラウドストレージを活用するメリットや選び方、おすすめのツールを紹介します。

クラウドストレージとは？

情報のデジタル化が進む昨今、大きな課題の一つに『情報をいかに保存し、共有するか』というものがあります。この課題の解決方法として注目されているのがクラウドストレージです。

クラウドストレージの概要と、個人向けと法人向けの違いについてまずは見ていきましょう。

ネット上でデータの保管・共有を行うサービス

クラウドストレージとは、インターネット上でデータの保管・共有を行うサービスのことで、オンラインストレージとも呼ばれます。

自社で格納するサーバーを用意する必要がなく、大量のデータも保管が可能なことから、デジタルデータの保管場所として、近年多くの企業が活用しています。

個人向けと法人向けの違い

個人向けタイプのものは価格が安い一方で、容量が少なめに設定されていたり、ダウンロード速度に制限があったりします。

法人向けサービスの場合、価格は個人向けと比べて高額な傾向がありますが容量が大きく、通信速度も制限はありません。また、セキュリティ対策機能が装備されていたり、そのほかにも便利な機能が付いていたりします。

ビジネスツールとして活用する場合、一般的には法人向けの方を使うことになります。

導入するメリットは？

クラウドストレージを利用するメリットについて解説します。企業として、どのように活用していくべきでしょうか。

場所を選ばずファイルにアクセスできる

昨今ではテレワークを導入したり、取引先の会社から資料を閲覧したりのように、社外でデータを活用する機会が増えています。しかし、USBや外付けハードディスク、ノートパソコンのストレージでは、データの共有が難しいという課題がありました。

クラウドストレージの場合、インターネットにつながってさえいれば、場所に関係なくアクセスし、データを閲覧することができます。データを持ち運ぶ必要がないため、セキュリティ面で見ても安全性は高いといえるでしょう。

ファイルの一元管理ができる

クラウドストレージを活用しない従来の方法としては、データを共有するためにメールで送ったり、会社で立ち上げた共有サーバーにアクセスしたりといった工数が必要でした。

クラウドストレージの場合、格納されているデータをすべてインターネット上の共有スペースで管理することができるため、上記のような手間がかかりません。

複数拠点のある企業や、テレワークを導入した企業は、情報共有を効率化することができるようになります。

データの復元が可能

クラウドストレージには、データを自動でバックアップできるものや、リビジョンごとに保存できる機能を持つものもあります。

万が一、作業中にパソコンやアプリが落ちてしまったとしても、自動保存した場所からまた作業を再開できます。また、誰かが間違えて上書きしてしまった場合でも、リビジョンを使った復元が可能です。

データの紛失リスクを最小限に留めることができるのは、大きなメリットといえるでしょう。

他の社員とファイル共有が簡単にできる

クラウドストレージは、アクセスする端末を問いません。そのため、他の社員とデータの共有を簡単に行うことができます。

例えば取引先の社員が必要な資料を、社内にいる社員がクラウドストレージにアップロードして、取引先の社員はそのデータを閲覧するといったことも可能です。

異なる場所にいて、同じデータを用いて共同で作業するといったこともできます。

自動でバックアップする機能がある

パソコンの故障やデータの破損・紛失といったトラブルに対応するためには、バックアップの実施は欠かせないところです。クラウドストレージでは、ほとんどのサービスで自動バックアップ機能を搭載しています。

従来のバックアップの方法としては、自社内のデータサーバやパソコンの外付けのハードディスクなどで定期的にデータを複製して保管するといったものが一般的でした。一方、クラウドストレージサービスでは、データはすべて、利用者のパソコンといったローカルではなく、クラウドに保管されます。簡単にバックアップができ、パソコンの故障時や万が一の災害時にもデータを復元できるため、リスクヘッジにもつながるバックアップ方法です。

低コストで導入ができる

従来のバックアップでは、サーバを用意するために数百万円レベルのコストがかかる点が難点でした。しかし、クラウドストレージの導入時には物理サーバの準備や設置が不要なため、初期費用を大幅に抑えることが可能です。

自社で新規にサーバを構築したり、保守のために専門人材を採用・配置したりするとコストアップしてしまいがちですが、クラウドストレージであればその費用と手間を省けるうえ、導入後にはすぐに利用を開始できます。

また、多くのクラウドストレージサービスはランニングコストも無料、もしくは安価です。企業規模によってサービスを追加したとしても、比較的安価な月額料金で利用できる点も魅力でしょう。

クラウドストレージをうまく使うには？

クラウドストレージ上では、膨大なデータをアップロードできます。データをうまく区分けし、ルール化しなければ煩雑化してしまう可能性があります。

クラウドストレージをうまく活用するために、次のポイントを意識しましょう。

フォルダを階層形式で管理する

フォルダを作成する場合、同じ業務や部署ごとなど、特定のテーマに沿って階層形式で管理しましょう。

クラウドストレージは、大きなフォルダのようなものです。無造作にファイルを放り込むと、古い情報や必要のない情報まで表示されてしまい、本当に欲しい情報を探すのに時間がかかってしまいます。

フォルダの中に別のフォルダを作成する階層形式で管理することで、欲しい情報がすぐにヒットしますし、ダウンロードするときにもまとめて必要な情報が落とせるので、手間も省けます。

場所や命名のルールを明確にする

クラウドストレージは企業に所属する大勢の人が利用します。アップロードする情報ファイルのタイトルの付け方に規則性がないと、共有するために手間がかかってしまいます。

例えば『日付_ファイル名_作成者』といった命名ルールにすれば、日付からデータを簡単に検索できるようになります。どの情報をどこに保存するかと合わせてルール化することで、検索・共有の工数を削減することにつながるでしょう。

ファイルの中身を分かりやすくする

シンプルなタイトルのみでは中身が分かりにくく、いちいち開いて確認しなければならないような事態が発生します。

ファイルの中身を残して情報が見えるようにしておく、画像を使ったファイルは表示形式を変えるといった工夫をして、ファイルを開かなくても中身が分かるようにしましょう。

クラウドストレージを選ぶポイント

クラウドストレージはさまざまな事業者がそれぞれの特色を活かし、異なるサービスを展開しています。自社で使うクラウドストレージを選ぶ際、どのようなポイントに注目すべきでしょうか。

容量

クラウドストレージの容量が、自社の使用するデータ量を許容できるかどうかが重要です。文書データがベースであれば数GBでも問題はありませんが、画像や動画などをメインに大量のデータを保存するのであればより大きな容量の確保が必要でしょう。

容量はサービスの価格によっても変わってきます。価格に応じた容量もしくは追加容量分の従量課金制を取っているサービスが一般的ですので、価格と適正容量を検討しましょう。

容量がより必要な場合は、容量無制限のサービスの利用を検討する必要もあります。

セキュリティ

個人向けのクラウドストレージの場合、セキュリティに関してはそこまで高くないサービスも多いですが、企業で導入するクラウドストレージではセキュリティにこだわった方が良いでしょう。

情報通信の暗号化やサーバーの監視、アクセス制限などの機能があるサービスを利用することで、自社の重要な情報を守ることにつながります。

ストレージを使う人数が多くなるほど、情報漏えいの可能性は高くなります。利用人数や保持する情報の重要性などを考慮し、必要なセキュリティ機能を有しているサービスを選ぶようにしましょう。

操作性

業務内で利用することになるクラウドストレージは、仕事の効率にも大きく関わります。操作性についても着目しましょう。

アップロード・ダウンロードの速度が遅いと、それだけ作業が止まってしまう可能性が高くなります。ファイルの容量にもよりますが、大きなファイルを扱う場合は通信速度も気にした方が良いでしょう。

サービスによってはURLでファイルを共有できるものもあります。こうしたサービスを使うと、他者との情報共有が簡易化されます。操作性を良くする機能が備わっているかどうかも、サービスを選定するポイントです。

コスト

クラウドストレージは、目的や用途に合わせて、無料のものから有料で多機能なサービスまで、幅広い選択肢のなかからチョイスすることが可能です。各社のサービスの位置づけやポリシー、仕様、性能などが異なるため、自社業務との親和性と照らし合わせながらコストの妥当性を検討することになるでしょう。

クラウドストレージでは「クラウド上のスペースをベンダーから借りる」という概念がベースにあるため、ほとんどの場合、料金は月額制が採用されています。毎月かかるランニングコストは把握・比較しやすいのですが、セキュリティや使いやすさといった付加価値も考慮してコストパフォーマンスを測るようにしましょう。

【無料あり】少人数から使えるクラウドストレージ

ここからは、具体的なクラウドストレージのサービスを紹介します。少人数やスモールスタートでも使いやすいサービスから、まずは見ていきましょう。

Googleユーザーにおすすめの『Google ドライブ』

『Google ドライブ』はGoogleが提供しているクラウドストレージで、Googleのアカウントを持っていれば無料で15GBの容量を利用することができます。有料版にすることで、より多くのストレージを利用することが可能です。

Googleのドキュメントやスプレッドシート、マイクロソフトのオフィス製品と互換性があり、Google ドライブ上で編集したり、作成したファイルの出力も可能です。

Google関連のサービスであるGmailやGoogleカレンダーなども一緒に利用することができ、コスパの良さもGoogle ドライブの魅力といえるでしょう。

Googleドライブ※本記事に記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

Office製品と相性が良い『OneDrive for Business』

『OneDrive』は、マイクロソフト社が提供しているクラウドストレージで、無料の場合は5GBのストレージが使えます。月540円もしくはOffice365の購入によって有料版の『OneDrive for Business』である1TBが使えるようになるためコスパの良いストレージです。

マイクロソフト社の製品だけあって、Office製品との相性が抜群です。Office Onlineによる編集・新規ファイルの作成ができるほか、Officeファイルを自動保存することもできます。

Business Standardのプランでは、Officeソフトを利用することもできます。Office製品を日常的に使っている企業におすすめのストレージです。

OneDrive for Business※本記事に記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

大容量プランが魅力の『MEGA』

ニュージーランドに本社があるMega Limitedが提供するクラウドストレージで、日本語にも対応しています。無料でも50GB、最大16TBまで容量を増やすことができる、大容量が魅力のサービスです。

ドラッグ&ドロップのシンプルな操作、自動アップ機能などを備えているほか、暗号化によって第三者が簡単にはデータを閲覧できない仕組みとなっています。

大容量のクラウドストレージが欲しい企業におすすめのサービスです。

MEGA※本記事に記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

世界で普及されている『Dropbox Business』

『Dropbox』は世界で45万チーム以上が導入しているクラウドストレージです。無料の場合、2GBから使うことができます。

容量は少ないように感じますが、非常に使いやすく、パソコン上で通常のフォルダと同じようにファイルのアップロード・ダウンロードを行うことができます。過去のファイルの復元も可能で、さまざまなデバイスに対応しています。

高度なセキュリティで法人ユーザーも多く、少数チームからビジネス利用までの幅広いユーザーにおすすめです。

Dropbox Business※本記事に記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

法人向けのクラウドストレージも紹介

続いては、法人向けのクラウドストレージを紹介します。それぞれの特徴を比較し、自社に適したものを選定しましょう。

法人向けに必須の機能がある『Fileforce』

『Fileforce』は企業のセキュリティポリシーを満たす、使いやすいさまざまな機能が備わっています。デスクトップから使える『Fileforce Drive』と高度な検索機能を備えている『Fileforce Web UI』のインターフェイスの使い分けが可能で、ユーザ教育コストがほぼかからず、管理者の負担を大幅に軽減できるのが特長です。

目的に応じて3タイプのフォルダ（社内共有のフォルダ、個人用のパーソナルフォルダ、外部共有のプロジェクトフォルダ）が用意されており、用途によって使い分けられる点も魅力です。強固な情報セキュリティ対策のもと国内にてデータを保管できることから、海外サーバの利用に不安を感じている企業でも安心して利用できます。

ユーザ数無制限プランがあり、サポートも手厚いため、法人が安心して利用できるおすすめのクラウドストレージです。

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