情報共有はスムーズな業務の遂行に欠かせません。テレワークの拡大が進む中、今までより必要性を感じている企業も多いでしょう。この記事では情報共有のメリットや方法・課題から、具体的な手段まで解説しています。

情報共有することの意味

業務に必要な情報を共有することにはどのような意味があるのでしょうか？情報共有のポイントを押さえるためにも、まずはなぜ情報共有が必要なのかを確認しておきましょう。

そもそも情報共有とは？

それぞれの社員が持っている情報を蓄積・共有し、活用するのが情報共有です。情報を蓄積するときには、社員なら誰でも必要なときに利用できる状態にしておく必要があります。

また利用できるのが同じ情報であることも大切です。誰でも同じ情報を自由に扱える環境が整っていないなら、正しく情報が共有できているとはいえません。

例えば共有されている情報が部署ごとに違ったり、閲覧できる端末が限定されたりしてテレワークでは確認できない場合は不十分な状態です。

ノウハウやデータを蓄積・共有した上で、社員全員が同じ条件で活用できるよう環境を整える必要があります。

情報共有することのメリット

情報を十分に共有することは企業にも社員にもプラスに働きます。具体的なメリットを知った上で、実施につなげましょう。

業務改善し生産性が向上する

環境が整い十分な情報共有が自然に行われるようになると、生産性が向上します。例えばミーティング日時を決定するとき、社員のスケジュールが共有されていればすぐに予定を組めるでしょう。

メンバー全員に予定を確認する手間がなくなるため、調整にかかる時間を最小限にできるのです。その分本来の業務に時間を使えるため、効率的に仕事に取り組めます。

業務に役立つ知識であるナレッジが社員個人から全社に共有できると、企業全体の底上げにつながる点も情報共有のメリットです。

本来仕事のノウハウやナレッジは、長期間その業務に携わることで獲得されます。しかし情報共有されれば、多くの社員がより早く身につけられるためスピーディーに全体のレベルアップができるのです。

特定の社員に依存しない組織を作れる

会社の中で特定の社員Aさんにしかできない仕事があると、組織の運営はAさんに依存してしまいます。Aさんが急病で休まなければいけなくなったときや退職することになったとき、業務がストップする可能性もあるでしょう。

社内の全ての業務についてマニュアルを整備し情報共有していれば、このような状態に陥ることはありません。Aさんが働けない状態であれば、他の社員BさんやCさんがマニュアルを参考に業務を進められます。

ノウハウやデータの共有には、業務の属人化を防ぎ常にスムーズな運営が可能な状態を整える役目もあるのです。

社員同士の信頼関係が強くなる

社内の良好な関係性作りにも情報共有は欠かせません。正確な情報を全員が共有できる状態が整っていれば、伝達不足が原因のミスやトラブルが起こりにくくなります。

例えばAさんが会議の時間を伝え間違えたことで、Bさんだけが遅刻してしまったということが起こると、BさんはAさんに対し不信感を抱くでしょう。

また共有されている情報が異なることで業績に差が出た場合、特定の人だけが有利な情報を持っていることに不公平感を覚えることもあります。

このような状態では信頼関係を築けません。まずは確かな情報共有を実施してトラブルを回避し、社員同士の良好な関係性を築きましょう。

情報共有ができない原因

円滑な情報共有ができていないと感じるなら、まずは原因を探ることが重要です。スムーズに情報が共有されない代表的な原因を知っておくと、自社の課題を見つけやすくなるでしょう。

情報共有が円滑に進む環境・場がない

社内に情報共有を行うための環境や場がなければ、スムーズなやりとりはできません。環境が整っていないならまずはツールを導入し、情報共有の場を設けましょう。

ツールを導入済みでも情報共有ができていない場合は、運用ルールが定まっていないことが原因かもしれません。データやナレッジを共有するためのルールを設定することも大切です。

また定期的なミーティングなど意見交流の場を設けると、情報共有の促進につながります。仕事が比較的落ち着きメンバーが集合しやすいタイミングに行えば、負担感が少なく続けやすいでしょう。

特定の日時や曜日が決まっていれば、共有する内容を事前にまとめるといった準備もできます。

『共有したつもり』で相手に伝わっていない

共有する側が単に情報を発信しただけでは、十分な情報共有とはいえません。共有したつもりでも相手に伝わっていなければ意味がないからです。認識にずれがある状態で情報を共有した場合、後々トラブルに発展することもあります。

このような事態は日ごろのコミュニケーション不足から発生します。気軽に話しかけられる、分からないことはすぐに聞けるという関係性がなければ、伝えられた内容に疑問があっても気軽に質問できません。

認識に違いがあるのを放置したままにすると、理解不足のまま仕事を進めてしまうことになるのです。相手も「分かった」と言ったのに伝わっていなかったというトラブルを避けるには、まずコミュニケーションの仕方を見直しましょう。

口頭での伝え方を改善するだけでなく、ツールの活用方法を改善するとさらに効果的です。

情報共有の必要性が認識されていない

社員が情報共有の必要性を正しく認識していない可能性もあります。あってもなくても変わらないという程度の認識しかなければ、他の作業より優先度が下がりなかなか習慣化できません。

まずは情報共有が信頼関係や生産性の向上に重要であることを社員に伝えることが重要です。日常的に必要性を発信していくことで、徐々に社員の意識が変化していくでしょう。

自主的に情報をアウトプットし、他の社員がそれを活用するというサイクルが定着する状態が理想です。

情報共有を定着させていく方法

社内で自然と情報共有が行われる状態を作るには、土台になる環境作りが大切です。具体的にはどのような方法があるのでしょうか？ここでは有効な方法を二つ紹介します。

情報共有データベースを作る

まずは情報共有のプラットフォームとして、データベースを作成するのがおすすめです。困ったときや分からないことがあったとき、社員が自主的にデータベースを参照する習慣を身につけやすくなります。

データベースを日常的に使うようになると、情報を発信する社員は自分のアウトプットが役立っていることを実感できます。最初は閲覧して情報を使っているだけだった社員も、徐々に発信し始めることもあるでしょう。

情報共有のサイクルが回り始めると、細かな確認事項を口頭で行う機会が減ります。データベースをもとに各自が業務を遂行できるため、仕事の効率アップにもつながるのです。

情報共有ツールを導入してみる

社内の情報共有を促進させるには、データベースとしても利用できる情報共有ツールの導入が役立ちます。アップデートしたデータをほぼリアルタイムで共有できるため、必要な情報をすぐに得られるのです。

キーワードで検索できる機能があれば、欲している情報に素早くたどりつけます。情報共有ツールを使って必要な情報を引き出せる仕組みを構築できれば、生産性の向上が期待できるでしょう。

情報共有におすすめのツール

良好なコミュニケーションを行い業務効率化を進めるには、情報共有の環境作りが大切です。ただ具体的にはどのようなツールを使えばよいのか悩むこともあるでしょう。

ここでは情報共有に役立つおすすめツールを二つ紹介します。

オンラインストレージでファイル共有円滑化

ファイル共有機能を使い情報共有を促進させるなら、オンラインストレージサービスが役立ちます。オンラインストレージとは、クラウド上に設置された保存領域のことです。

オンラインストレージにアップロードされたデータは、同時に複数人と共有ができるためメールやUSBメモリを使うより効率的です。

離れた拠点やテレワークのメンバーと情報共有できるという点も、オンラインストレージのメリットです。インターネット上で利用できるサービスからこそ、業務に関係するメンバー全員とファイルのやりとりができます。

脱PPAP（Zipフォルダをメールに添付し、パスワードを別送するファイル共有方法）に代わる社外とのファイル共有手段としても、オンラインストレージは大変注目されています。

メールより手軽で軽快なチャットツール

メールによる情報共有では、スピード感不足や送信漏れといった問題が発生する可能性があります。ビジネス向けのチャットツールを利用するとスピーディーなやりとりができるため、コミュニケーションの質・量ともに向上が期待できるでしょう。

グループチャットやタスク機能のあるサービスなら、履歴からタスクを整理しメンバー全員に分かりやすく表示することも可能です。Web会議システムと組み合わせれば、よりコミュニケーションを活性化させられます。

まとめ

情報共有は業務効率化を進めるために欠かせないポイントです。単に伝えるだけではなく、伝えた相手が理解することで共有が成立します。

社内の情報共有がうまくいかないままでは、社員の不平不満につながり信頼関係が失われていく可能性もあるでしょう。情報共有ツールの導入やコミュニケーションの見直しを実施し、スムーズな情報共有を目指しましょう。

社員が情報を発信し活用していくサイクルが完成すれば、業務の効率化も期待できます。