昨今はデジタル化が進み、企業でも電子情報を取り扱う機会が増えてきました。電子情報を共有するために役立つのが『オンラインストレージ』です。オンラインストレージを活用するメリットや選び方、おすすめのツールを紹介します。

オンラインストレージとは？

情報のデジタル化が進む昨今、大きな課題の一つに『情報をいかに保存し、共有するか』というものがあります。この課題の解決方法として注目されているのがオンラインストレージです。 オンラインストレージの概要と、個人向けと法人向けの違いについてまずは見ていきましょう。

ネット上でデータの保管・共有を行うサービス

オンラインストレージとは、インターネット上でデータの保管・共有を行うサービスのことです。クラウドを利用することからクラウドストレージとも呼ばれます。 自社で格納するサーバーを用意する必要がなく、大量のデータも保管が可能なことから、デジタルデータの保管場所として、近年多くの企業が活用しています。

個人向けと法人向けの違い

オンラインストレージには、個人向けと法人向けのものがあります。 個人向けタイプのものは価格が安い一方で、容量が少なめに設定されていたり、ダウンロード速度に制限があったりします。 法人向けサービスの場合、価格は個人向けと比べて高額な傾向がありますが容量が大きく、通信速度も制限はありません。また、セキュリティ対策機能が装備されていたり、そのほかにも便利な機能が付いていたりします。 ビジネスツールとして活用する場合、一般的には法人向けの方を使うことになります。

利用するメリットは？

オンラインストレージを利用するメリットについて解説します。企業として、どのように活用していくべきでしょうか。

場所を選ばずファイルにアクセスできる

昨今ではテレワークを導入したり、取引先の会社から資料を閲覧したりのように、社外でデータを活用する機会が増えています。しかし、USBや外付けハードディスク、ノートパソコンのストレージでは、データの共有が難しいという課題がありました。 オンラインストレージの場合、インターネットにつながってさえいれば、場所に関係なくアクセスし、データを閲覧することができます。データを持ち運ぶ必要がないため、セキュリティ面で見ても安全性は高いといえるでしょう。

ファイルの一元管理ができる

オンラインストレージを活用しない従来の方法としては、データを共有するためにメールで送ったり、会社で立ち上げた共有サーバーにアクセスしたりといった工数が必要でした。 オンラインストレージの場合、格納されているデータをすべてインターネット上の共有スペースで管理することができるため、上記のような手間がかかりません。 複数拠点のある企業や、テレワークを導入した企業は、情報共有を効率化することができるようになります。

データの復元が可能

オンラインストレージには、データを自動でバックアップできるものや、リビジョンごとに保存できる機能を持つものもあります。 万が一、作業中にパソコンやアプリが落ちてしまったとしても、自動保存した場所からまた作業を再開できます。また、誰かが間違えて上書きしてしまった場合でも、リビジョンを使った復元が可能です。 データの紛失リスクを最小限に留めることができるのは、大きなメリットといえるでしょう。

他の社員と共有ができる

オンラインストレージは、アクセスする端末を問いません。そのため、他の社員とデータの共有を簡単に行うことができます。 例えば取引先の社員が必要な資料を、社内にいる社員がオンラインストレージにアップロードして、取引先の社員はそのデータを閲覧するといったことも可能です。 異なる場所にいて、同じデータを用いて共同で作業するといったこともできます。

オンラインストレージをうまく使うには？

オンラインストレージ上では、膨大なデータをアップロードできます。データをうまく区分けし、ルール化しなければ煩雑化してしまう可能性があります。 オンラインストレージをうまく活用するために、次のポイントを意識しましょう。

フォルダを階層形式で管理する

フォルダを作成する場合、同じ業務や部署ごとなど、特定のテーマに沿って階層形式で管理しましょう。 オンラインストレージは、大きなフォルダのようなものです。無造作にファイルを放り込むと、古い情報や必要のない情報まで表示されてしまい、本当に欲しい情報を探すのに時間がかかってしまいます。 フォルダの中に別のフォルダを作成する階層形式で管理することで、欲しい情報がすぐにヒットしますし、ダウンロードするときにもまとめて必要な情報が落とせるので、手間も省けます。

場所や命名のルールを明確にする

オンラインストレージは企業に所属する大勢の人が利用します。アップロードする情報ファイルのタイトルの付け方に規則性がないと、共有するために手間がかかってしまいます。 例えば『日付_ファイル名_作成者』といった命名ルールにすれば、日付からデータを簡単に検索できるようになります。どの情報をどこに保存するかと合わせてルール化することで、検索・共有の工数を削減することにつながるでしょう。

ファイルの中身を分かりやすくする

シンプルなタイトルのみでは中身が分かりにくく、いちいち開いて確認しなければならないような事態が発生します。 ファイルの中身を残して情報が見えるようにしておく、画像を使ったファイルは表示形式を変えるといった工夫をして、ファイルを開かなくても中身が分かるようにしましょう。

オンラインストレージを選ぶポイント

オンラインストレージはさまざまな事業者がそれぞれの特色を活かし、異なるサービスを展開しています。自社で使うオンラインストレージを選ぶ際、どのようなポイントに注目すべきでしょうか。

容量

オンラインストレージの容量が、自社の使用するデータ量を許容できるかどうかが重要です。文書データがベースであれば数GBでも問題はありませんが、画像や動画などをメインに大量のデータを保存するのであればより大きな容量の確保が必要でしょう。 容量はサービスの価格によっても変わってきます。価格に応じた容量もしくは追加容量分の従量課金制を取っているサービスが一般的ですので、価格と適正容量を検討しましょう。 ユーザーが多い場合は、ユーザー数無制限のサービスの利用を検討する必要もあります。

セキュリティ

個人向けのオンラインストレージの場合、セキュリティに関してはそこまで高くないサービスも多いですが、企業で導入するオンラインストレージではセキュリティにこだわった方が良いでしょう。 情報通信の暗号化やサーバーの監視、アクセス制限などの機能があるサービスを利用することで、自社の重要な情報を守ることにつながります。 ストレージを使う人数が多くなるほど、情報漏えいの可能性は高くなります。利用人数や保持する情報の重要性などを考慮し、必要なセキュリティ機能を有しているサービスを選ぶようにしましょう。

操作性

業務内で利用することになるオンラインストレージは、仕事の効率にも大きく関わります。操作性についても着目しましょう。 アップロード・ダウンロードの速度が遅いと、それだけ作業が止まってしまう可能性が高くなります。ファイルの容量にもよりますが、大きなファイルを扱う場合は通信速度も気にした方が良いでしょう。 サービスによってはURLでファイルを共有できるものもあります。こうしたサービスを使うと、他者との情報共有が簡易化されます。操作性を良くする機能が備わっているかどうかも、サービスを選定するポイントです。

少人数から使えるオンラインストレージ

ここからは、具体的なオンラインストレージのサービスを紹介します。少人数やスモールスタートでも使いやすいサービスから、まずは見ていきましょう。

簡単にすぐ利用できる『Google Drive』

『Google Drive』はGoogleが提供しているオンラインストレージで、Googleのアカウントを持っていれば無料で15GBの容量を利用することができます。有料版にすることで、より多くのストレージを利用することが可能です。 Googleのドキュメントやスプレッドシート、マイクロソフトのオフィス製品と互換性があり、Google Drive上で編集したり、作成したファイルの出力も可能です。 Google関連のサービスであるGmailやGoogleカレンダーなども一緒に利用することができ、コスパの良さもGoogle Driveの魅力といえるでしょう。

Office製品と相性が良い『OneDrive for Business』

『OneDrive』は、マイクロソフト社が提供しているオンラインストレージで、無料の場合は5GBのストレージが使えます。月540円もしくはOffice365の購入によって有料版の『OneDrive for Business』である1TBが使えるようになるためコスパの良いストレージです。 マイクロソフト社の製品だけあって、Office製品との相性が抜群です。Office Onlineによる編集・新規ファイルの作成ができるほか、Officeファイルを自動保存することもできます。 Business Standardのプランでは、Officeソフトを利用することもできます。Office製品を日常的に使っている企業におすすめのストレージです。

大容量プランが魅力の『MEGA』

ニュージーランドに本社があるMega Limitedが提供するオンラインストレージで、日本語にも対応しています。無料でも50GB、最大16TBまで容量を増やすことができる、大容量が魅力のサービスです。 ドラッグ&ドロップのシンプルな操作、自動アップ機能などを備えているほか、暗号化によって第三者が簡単にはデータを閲覧できない仕組みとなっています。 大容量のオンラインストレージが欲しい企業におすすめのサービスです。

世界で普及されている『Dropbox Business』

『Dropbox』は世界で45万チーム以上が導入しているオンラインストレージです。無料の場合、2GBから使うことができます。 容量は少ないように感じますが、非常に使いやすく、パソコン上で通常のフォルダと同じようにファイルのアップロード・ダウンロードを行うことができます。過去のファイルの復元も可能で、さまざまなデバイスに対応しています。 高度なセキュリティで法人ユーザーも多く、少数チームからビジネス利用までの幅広いユーザーにおすすめです。

法人向けのオンラインストレージも紹介

続いては、法人向けのオンラインストレージを紹介します。それぞれの特徴を比較し、自社に適したものを選定しましょう。

法人向けのさまざまな機能がある『Fileforce』

ユーザ数無制限プランと、ユーザー課金タイプがある『Fileforce』は企業が使いやすいさまざまな機能が備わっています。デスクトップから使える『Fileforce Drive』と高度な表示・検索機能を備えている『Fileforce Web UI』の二種類のインターフェイスの使い分けが可能です。 セキュリティレベルも高く、最高水準の暗号技術が使用され、権限設定も柔軟に行えます。サポートも手厚いため、重要なデータや情報を共有する場合にはおすすめのストレージです。

利用人数無制限の『DirectCloud』

どのプランもユーザー人数が無制限で、ベーシックプランからストレージ容量は100GBあります。共有ワークスペースを活用したチーム作業、共有リンクでファイルが送受信できるなど、人数が多くても作業を効率化できる機能がそろっているのが特徴です。 複数拠点にデータを保存していて、データ消失のリスクが低い点や、24時間365日の監視など、セキュリティ面でも安心です。アカウントの一元管理やIPアドレスの制限、ワンタイムパスワードなど、ユーザーを制限する機能もそろっています。 大規模人数で共有する際におすすめのオンラインストレージです。

セキュリティ重視の『セキュアSAMBA』

デスクトップアプリを利用したファイルの直接編集や保存が行えるほか、ブラウザからも利用でき、ユーザーIDがない人へのデータ送信も可能です。 導入前からの手厚いサポート、高いセキュリティに定評があります。暗号化やアクセス制限IPアドレスの制限はもちろんのこと、端末認証やえパスワードポリシーの設定、自動ログアウト機能なども備えており、細かいセキュリティ対策が可能です。 ユーザーとデータを一元管理でき、3段階のアクセス権限をフォルダごとに設定できます。

国際的なセキュリティ規格を持つ『box』

世界で7万社以上が利用しているオンラインストレージです。1400を超えるアプリと統合できる、カスタム構築ができるなど高い機能性を備えています。 特に注目すべきはセキュリティの高さです。多くの国際的なセキュリティ規格をクリアしており、国家機密を管理するほどの高いセキュリティを誇っています。 柔軟な権限設定も可能で、働き方に合わせてカスタマイズしやすいのが魅力です。

共同作業がしやすい『Fleekdrive』

Fleekdrive(フリークドライブ) は共同作業に焦点を当てたツールで、色々な場所で働く社員同士が情報共有だけでなく、コミュニケーションも取りやすいように配慮して作られています。 社内外のどこからでも複数人で共同作業が行えます。誰かが編集しているファイルを別の誰かが編集する場合、編集許可の通知が来る機能や、メンションやスタンプ機能を使うことで感情を表現することも可能です。 単純な業務を自動化することもできます。チームなどで共同作業をする機会が多い場合におすすめです。

海外を含めた共有におすすめの『Smooth File』

『Smooth File』は国内1000社以上の導入実績があるオンラインストレージです。ユーザー数は無制限で、日本語・英語・中国語・韓国語に対応しています。 大容量のファイルをドラッグ&ドロップで転送できる機能や、ファイルの転送履歴、利用制限などもできます。そのほかに、『アプライアンス』『仮想アプライアンス』『クラウド』の三つの形態で利用できる柔軟な導入形態も特徴です。 セキュリティ的にも優れているツールです。総務省が公表する『ASP・SaaS安全・信頼性に係る情報開示認定制度』にて認定されています。

まとめ

オンラインストレージは、現在の企業活動には欠かせないツールと言っても過言ではありません。ファイルの共有や共同編集などが行え、場所や時間を問わない多人数が利用できます。 ツールを選ぶ際には、容量や操作性、セキュリティにこだわり、自社の業務形態とマッチするものを選びましょう。適したオンラインストレージの導入は、業務効率をより高めるのにも役立ちます。