働き方改革の推進やテレワーク導入企業の増加などにより、法人向けのストレージサービスに注目が集まっています。クラウド環境で効率的にファイル管理ができる大容量クラウドストレージサービスの概要と、具体的な選び方のポイントを解説します。

クラウドストレージとは？

新型コロナウイルスでテレワークを導入する企業が増えた影響もあり、インターネット上に必要なデータを保管できるクラウドストレージサービスの需要が右肩上がりに増えている状況です。 業界・業種に関わらず、どんな企業でも便利に活用できるサービスなので、この機会にサービスの概要を押さえておきましょう。以下で詳しく説明していきます。

インターネット上でデータの保管・転送・共有が可能

クラウドストレージとは、ファイルの保管や転送・共有ができるスペースをインターネット上に設置したものです。ファイルホスティングやオンラインストレージとも呼ばれます。 USBメモリなどのリムーバブルメディアの代替として、あるいは重要なデータのバックアップ先や、ファイルを複数人でやり取りする際の拠点として活用されるケースが多いです。クラウド上でファイルの同期も行われるので、ストレージ内にあるデータを複数人で閲覧や編集ができるのも特徴です。

無料版だとセキュリティ面に不安がある

クラウドストレージは無料で利用できるサービスも多いですが、セキュリティ面での不安が拭えません。外部からの不正アクセスはもちろん、単純な操作ミスや設定の間違いによって、情報漏えいが起こってしまう可能性があります。 一方、法人向けのクラウドストレージサービスはセキュリティが強固であり、導入コストこそ掛かるものの、長い目で見れば費用対効果が高くなるサービスも多いです。ビジネスで利用する場合は無料のものは避け、できるだけセキュリティに定評のあるサービスを選択することをおすすめします。

個人向けと法人向けの違いとは？

クラウドストレージサービスの個人向け・法人向けの違いは次の通りです。

• 個人向けサービス：導入コストが安いが、保存可能なデータ量が少ない
• 法人向けサービス：保存可能な容量が多く、ビジネス環境によって柔軟にカスタマイズできるものが多い

小規模事業者であれば個人向けのストレージサービスでも事足りるケースもありますが、日常的に多くの社員がアクセスしてファイルのやり取りをする場合、法人向けでなければ対応できないことが多いです。セキュリティの面からも法人向けサービスを利用した方がよいでしょう。

社内ファイルサーバーとクラウドサーバーの相違点

クラウドストレージはクラウド環境でファイルのやり取りができますが、企業によっては社内ファイルサーバーを使ってファイルの保存や編集・共有をしているところもあります。両者の違いを解説しておきます。

社内ファイルサーバーとは

社内ファイルサーバーとは、ファイル共有のためのソフトウェアをコンピューターやハードウェアにインストールすることで、ファイルの保存・共有場所として設定したものです。 セキュリティのレベルを自社の状況に合わせて自由に設定できるのがメリットで、特定のデータにアクセスできる人を制限したり、オフラインでの利用に限定することで安全性を強化したりできます。 運用の自由度は高いですが、サーバーの保守・管理が必要なことから、大規模になると専任のシステム担当者が必要になる場合もあるでしょう。また、大きな災害が起こった場合などに、サーバーが破損して業務が止まってしまうリスクもあります。

クラウドサーバーとは

クラウドサーバーとはクラウド環境に設置されたファイルサーバーのことで、主にクラウドストレージサービスを利用して構築するものです。 社内にファイルサーバーを設置するより導入コストが安く、ストレージの保守・管理はサービスベンダー（提供元）が行ってくれるため、自社にシステム管理者がいなくても運用できるケースが多いです。サーバーに障害が起こった場合でもベンダーが復旧してくれるので、余計なコストを払う必要がありません。 ただし、インターネットを経由してデータをやり取りするため、回線に障害が発生するとストレージにアクセスできなくなります。復旧はベンダーに任せられるものの、その間は業務が止まってしまう可能性があります。

法人向けのクラウドストレージの選び方

では、法人向けのクラウドストレージの選び方を解説します。企業によって最適なストレージサービスは変わってきますが、注目すべきポイントは次の4点です。それぞれ見ていきましょう。

データ容量をチェック

ストレージに保存できる容量はもちろん、ファイルをアップロードする際の制限もチェックする必要があります。サービスによって一度にアップロードやダウンロードできるファイルサイズが決まっているものが少なくありません。 データ容量の大きい動画コンテンツなどはアップロードできない可能性もあるので、通信可能な最大ファイルサイズは必ず調べておきましょう。

セキュリティ対策が万全かを確認

個人向けのストレージサービスに比べ、法人向けのクラウドストレージサービスはセキュリティ対策がしっかりしているものが多いです。どのサービスも基本的にいろいろなセキュリティリスクに対応できますが、サービスによって強みを持つ領域に違いがあります。 例えば、不正アクセスに関する機能が充実しているサービスもあれば、内部不正や災害などの被害に強いものもあるでしょう。したがって、自社の情報セキュリティに関する指針と照らし合わせながら、もっとも適したサービスを選択する必要があります。 なお、導入後にセキュリティの強化が可能なサービスもあるので、長期的な視点からカスタマイズ性を重視するのも有効です。

マルチデバイス対応の有無

マルチデバイスに対応しているかも確認しておきましょう。基本的に法人向けのクラウドストレージサービスはマルチデバイス対応になっていますが、アクセスする端末やOSによっては利用できない可能性もあります。 導入前に自社の業務環境でストレージサービスに対応できない端末がないか、必ずチェックするようにしてください。

利便性やサポート機能

自社業務で活用する際の利便性や、問題が起こった際のサポートが充実しているかも確認が必要です。 パソコンだけでなくスマートフォンからもデータの確認や編集ができれば、出先で営業担当者が資料を閲覧したり、顧客データに編集を加えたりできるので業務効率の向上に寄与するでしょう。具体的な利用シーンを想定し、それに見合った機能を有しているかを確認することが重要です。 また、利用にあたってトラブルが発生した場合や、使い方が分からない場合に充実したサポートを受けられるかも大事なポイントとなります。何か問題が起こってもすぐに対応してくれるベンダーかどうか、実際に導入した企業からの評判や口コミなどを確認しながら判断するとよいでしょう。

法人向けクラウドストレージを導入するメリット

次に、法人向けクラウドストレージサービスを導入する具体的なメリットを説明します。

データやファイルのシェアで業務効率化

クラウドストレージサービスは簡単にデータやファイルのシェアができるため、業務効率化がスムーズに実現可能です。個人レベルでのデータやファイルの管理はもちろん、チーム全体でファイルを共有し、共同編集も簡単にできます。 また、使い方によっては社内だけでなく、取引先とデータやファイルのシェアも可能です。必要な書類を郵送してもらったり、見積書や請求書のデータをメールで送り合ったりする手間を省けるのは大きなメリットでしょう。

ファイルの管理が楽になる

低コストで楽にファイルの管理ができるようになるのもメリットです。 自社でファイルサーバーを構築・運用する場合、サーバーマシンやハードウェアはもちろん、セキュリティ関連ソフトなどの準備が必要になります。停電によってサーバーが被害を受けないように無停電電源装置（UPS）も必要になるかもしれません。 一方、クラウドストレージを利用してクラウド環境に仮想のファイルサーバーを構築する場合、基本的にインターネット環境さえあればすぐに使用でき、誰でも任意のタイミングでファイル管理が可能になります。

簡単に復元が可能

ほとんどのクラウドストレージサービスでは、自動で保存されているファイルのバックアップを取っているため、サーバー環境に何らかの障害やトラブルが発生した場合でも、簡単に必要なファイルの回復が可能です。 社内にファイルサーバーを設置する場合とは違い、わざわざバックアップを取らなくてもよいため、作業効率も上がります。ただし、利用するストレージサービスによって自動バックアップ機能がないケースもあるようなので、導入前に必ずチェックするようにしましょう。

ログ記録が残る

セキュリティ対策として、ストレージ内のファイルの操作ログが残るサービスもあります。 いつ、誰が、どのファイルを操作したかがログとして記録され、簡単に確認や検索が可能です。内部の不正行為やセキュリティの観点から問題のあった行為をチェックできるので、トラブルになる前に迅速に解決できる可能性が高まります。

いつどこからでもアクセス可能

クラウド環境でデータを管理するので、どこからでもアクセスでき、自由にデータの閲覧や編集が可能になります。訪問先で顧客情報を確認・修正したり、必要な資料を端末にダウンロードしたりなど、柔軟な顧客対応ができるようになるでしょう。 パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からアクセスできるのも、外回りの多い社員にとってはありがたい機能といえます。

法人向けのクラウドストレージ導入時の注意点

続いて、法人向けのストレージサービスを導入する際の注意点も押さえておきましょう。

大量のデータをバックアップできるか

導入するクラウドストレージサービスが、自社の業務運営に必要なデータをバックアップできる容量を持っているかどうか、事前に必ず確認しておきましょう。 現時点で十分な容量を持っていても、将来的にバックアップするデータが増えた場合に、保存できる容量が不足してしまうかもしれません。いざという時にバックアップできない事態にならないように、長期的な視点からストレージ容量の大きいサービスを選択することをおすすめします。

情報漏えいの対策

法人向けのクラウドストレージサービスは企業の機密情報の取り扱いやバックアップを前提としているため、多くのセキュリティ機能を持っています。しかし、サービスによってセキュリティ強度は違ってくるため、できるだけ機能が充実しているものを選ぶことが重要です。 アクセスログ管理やファイル暗号化機能など、クラウドストレージ自体に備わっている機能をはじめ、クラウド環境そのもののセキュリティ強度やデータセンターのセキュリティ体制にも目を向けてみましょう。さまざまな観点から、自社の情報漏えい対策として有効かを判断する必要があります。

法人向けのクラウドストレージを紹介

最後に、法人向けでおすすめのクラウドストレージを紹介しておきます。

強固なセキュリティとコストで選ぶなら『Fileforce』

『Fileforce』は非常にセキュリティレベルが高く、最高水準の暗号技術が使用されているだけでなく、問題のあるファイルが共有されるリスクを抑えるウィルスチェックも同時に行っています。 ユーザ数無制限のプランがあり、企業が使いやすいさまざまな機能が備わっており、デスクトップから使える『Fileforce Drive』と高度な表示・検索機能を備えている『Fileforce Web UI』の二種類のインターフェイスの使い分けが可能です。 重要なデータや情報を保管・共有する場合にはおすすめのストレージです。 Fileforce

利便性が高い『Box Business』

『Box』は世界最大シェアを誇るストレージ容量無制限の法人向けクラウドストレージサービスです。Office365やGoogle Suite、Slackなど多種多様なアプリケーションと連携可能で、業務に必要なファイルデータをスムーズに管理・共有ができます。 直感的でシンプルなインターフェースなので、誰でも使いやすいのも特徴です。個人向けから大企業向けまで4種類のプランが選べますが、初めてストレージサービスを導入する企業は『Businessプラン』がおすすめです。 Box Business

セキュアな環境で利用できる『Box over VPN』

『Box over VPN』は『Box』をNTTコミュニケーションズの提供するVPN（Virtual Private Network）によって、より安全に利用できるサービスです。強固なセキュリティの回線でクラウド環境にあるファイルのやり取りが可能で、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどの端末からも自由にアクセスが可能です。 さまざまなアプリケーションとも連携可能で、例えばBoxから直接Microsoft Officeのファイルの閲覧や編集ができるため、アプリケーションの行き来による手間を削減できます。 他のクラウドストレージサービスと比較して料金もリーズナブルで、もっとも高額なEnterpriseプランでも月額5000円（税別）となっています。 Box over VPN

個人でも法人でも利用可『Google Drive』

『Google Drive』はGoogleが提供しているクラウド型ストレージサービスです。Googleアカウントを作成するだけで無料で個人用クラウドストレージとして利用でき、ビジネスプランでは企業の共用ストレージとしても活用できます。 ドライブにアップロードしたファイルはそれぞれに独自リンクが作成されるため、ファイル容量も圧迫されません。加えてファイルの閲覧・編集制限も自由自在にできるので、テキストファイルやスプレッドシート、プレゼンテーション資料などを共同制作する際に便利です。 Google Drive

Microsoftと互換性が高い『OneDrive for Business』

『OneDrive for Business』はMicrosoft社が提供している法人向けのクラウドストレージサービスです。同社製品のWordやExcel、Powerpointとの連携がスムーズにでき、パソコンと OneDrive とを同期させておけば、データを紛失してしまった際にもバックアップから回復できます。 月額540円から利用できますが、高度なセキュリティ機能と豊富なアプリケーションを利用可能な『Microsoft 365 Business Standard（月額1360円/1ユーザー）』がおすすめです。 OneDrive for Business

まとめ

法人向けのクラウドストレージサービスの概要と選び方のポイントを解説しました。 ファイル管理を効率化し、場所を選ばずに自由にアクセスできるクラウドストレージは業界・業種を問わず、どんな企業でも便利に使えます。特に社員間で頻繁にファイルをやり取りする職場では、作業の生産性が大幅に向上することは間違いないでしょう。 料金も他のシステムに比べると安価に利用できるサービスが多いので、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。