テレワークを導入し業務を進めていると、さまざまな問題が発生します。テレワーク向けのツールを利用することで、課題の解決に役立つでしょう。発生しやすい課題の種類や対処法、目的別のおすすめツールを紹介します。

企業が抱えるテレワークの課題

場所や時間を有効活用できるテレワークを導入すれば、企業に多くのメリットをもたらすことが期待できます。 一方、見切り発車でテレワークを開始すると、業務を進めていくうちに課題が発生しやすくなるでしょう。主な課題と対処法について解説します。

コミュニケーションが不足する

テレワーク環境では、人同士の距離が離れているため、同じオフィスにいる状態と比べ、お互いのコミュニケーションが不足しがちです。 会話が減ると、いわゆる「報・連・相」が滞り、業務に支障をきたす恐れがあります。認識不足により誤解が生じ、人間関係が悪化しやすいことも、コミュニケーション不足が引き起こすデメリットの一つです。 ビデオ通話が可能なツールを導入すれば、定期的にミーティングを実施したり、1対1の面談を行ったりできます。 「様子が分からない相手に遠慮して声を掛けにくい」という理由で、社内の会話が減る状況を、ミーティングや面談の実施によって改善できることも多いです。

勤怠管理がしにくい

2019年の労働安全衛生法の改正により、労働時間の適正把握が法律で義務化されています。テレワークにおいても、客観的な方法で労働時間の状況把握に努めなければなりません。 テレワークでの勤怠管理は、自己申告制が基本です。タイムカードで時間管理できるオフィス勤務と異なり、労働時間の適正な把握が難しくなるという課題が発生します。 申告した作業時間と実態の乖離を見抜きにくいことも、テレワークにおける課題の一つです。不正や改ざんが横行すると、企業にとっての大きな損失につながりかねません。 勤怠管理に関する課題を改善する場合も、ツールの導入が有効です。労働時間の適正把握や不正防止に効果的なシステム構築に役立ちます。

セキュリティ対策

インターネットを利用したり端末を社外に持ち出したりするテレワークには、多くのセキュリティリスクが存在します。 自宅や公共施設での作業で公衆無線LANを利用すると、端末がマルウェアに感染したり盗聴されたりする恐れがあります。端末内のデータが消失したり、端末が壊れたりする事態にもなりかねません。 不正アクセスでのトラブル発生もセキュリティリスクの一つです。個人情報や機密情報が外部に持ち出されると、社会的な責任を問われる恐れもあります。 端末を社外に持ち出すことで生じる、紛失や盗難のリスクにも備える必要があるでしょう。テレワークを円滑に運営していく上で、セキュリティ対策は必須と言えます。

マニュアルやルールを見直すのも対策の一つ

テレワークでは、従業員を適切・平等に管理するために、マニュアル・ルールの策定や定期的な見直しを行うことが重要です。 セキュリティ対策に関しても、端末の持ち出しなどにルールを定めておけば、一定の効果を期待できます。 総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」も活用しましょう。セキュリティ対策の考え方や取り組み方が詳しく示されており、マニュアルやルール作りに役立ちます。 ただし、万全なセキュリティ対策を目指すなら、専門的な技術の導入が不可欠です。マニュアルやルールの周知徹底を図りつつ、ツールの導入も検討しましょう。

テレワークにおすすめのコミュニケーションツール

テレワークでのコミュニケーションがより円滑になるツールを紹介します。ビジネスチャットツールとWeb会議ツールを押さえておきましょう。

メールより早く効率的「ビジネスチャットツール」

ビジネスチャットツールは、ビジネスに特化したリアルタイムコミュニケーションツールです。 離れた場所にいるメンバーとも、主に文字情報のやり取りにより、円滑なコミュニケーションをとれます。複数名でグループを組むことも可能です。 画像データや文書ファイルの共有、参加者の権限設定など、ビジネスシーンでの利用を想定した機能が充実しています。業務効率化を図るために有効なツールです。 コミュニケーションの手段として、これまではメールが主流でした。しかし、より早くやり取りできることや、複数名でグループを組めることから、現在は多くの企業で何らかのビジネスチャットツールが導入されています。

コスパで選ぶなら「Chatwork」

ビジネスチャットに欠かせない多くの機能を、無料で利用できるツールです。ビジネスプランでも1ユーザー月額500円からとコスパに優れているのがうれしいポイントです。 Chatworkでは、チャットごとに担当者と期限を設定し、タスクを登録できます。業務の進捗管理や情報共有に役立つ、Chatwork独自の機能です。 社外の人をグループに招待しやすいことも魅力と言えます。企業間でのコミュニケーションツールとして役立てたい場合に重宝します。 国産ツールであるため、ヘルプや問い合わせ対応が全て日本語です。導入のハードルが低く、導入済みの企業も多いことから、メインツールとしての利用に向きます。

機能が充実している「Slack」

Slackはアメリカで誕生したビジネスチャットツールです。世界中の企業で使われており、日本でも導入企業を増やしています。 Slackの大きな特徴は機能の豊富さです。プログラミング言語を共有できるsnippet機能、複数の情報を一元化できるpost機能、簡単にワークフローを作成できる機能など、ビジネスに特化した多くの機能が搭載されています。 膨大な数の外部サービスと連携できることも、Slackの魅力です。Google・skype・Twitter・Instagramなど、連携可能なサービスやアプリは2,000を超えています。 無料版が用意されていますが、検索可能メッセージ数や連携可能なサービス数に制限が設けられています。テスト運用で使い勝手を確認し、有料版の導入を検討しましょう。

チャットよりも多機能「Web会議（テレビ会議）ツール」

Web会議ツールとは、主にインターネット接続を介し、映像や音声を双方向かつリアルタイムにやり取りできるツールのことです。 単に画面越しで顔を見ながら会話できるだけでなく、提示したいPC画面や資料データを、リアルタイムで共有できる機能が搭載されています。 現在は数多くのWeb会議ツールが各社から提供されており、価格や機能がそれぞれ異なります。 ツールを選ぶ際は、自社の会議で重視する機能・画面の使いやすさ・通信の安定性・セキュリティなどに着目しましょう。

複数人のWeb会議には「Zoom」

国内トップシェアを誇るWeb会議ツールです。PC・スマホ・タブレットなどを使い、複数人が場所を選ばずにビデオ会議へ参加できます。 データ通信容量が小さいため、電波状況に左右されにくく、安定した通信を保ちやすいことがメリットです。映像や音声が途切れることへのストレスを軽減できます。 画面共有に加え、録画機能が備わっていることも特徴です。会議の記録を手軽に保存できます。有料版ならクラウドへの保存も可能です。 参加者はアカウントを作成する必要がなく、簡単に会議へ参加できます。無料版では各種制限がありますが100人までの同時接続が可能です。

1対1におすすめ「Skype」

個人対個人のビデオ通話やチャットに適したツールです。気軽に連絡できるため、コミュニケーションの幅が広がるでしょう。 Skypeでは、個人アカウントさえ作れば、ほぼ全ての機能を無料で利用できます。時間制限がなく、録画機能や画面共有機能も無料で利用可能です。 無料版でも25名まで同時接続できますが、Zoomと比べ通信量が多いため、接続が不安定になりがちです。アカウント作成も必要になることから、大勢での会議には向きません。 Skypeユーザー同士なら、無料でオンライン通話できます。月額料金を支払えば、国内外の固定電話や携帯電話に発信することも可能です。

テレワークにおすすめの情報共有ツール

社内でデータや情報を共有したり、勤怠管理に活用したりできるツールを紹介します。業務効率化や生産性向上に役立てられるでしょう。

ストレージ・ファイル共有ツール「Fileforce」

社内のデータをクラウド上に集約し、一元管理できるクラウドストレージサービスです。現在運用中の社内ファイルサーバーやファイルストレージの用途で、かつインターネット経由で安全に、ファイルを保存したり共有したりすることが可能です。ファイルを中央集中管理でき、全社的なファイル共有が可能となるだけでなく、もし拠点や事業所毎のファイルサーバーやストレージを管理している場合は、その管理業務も大幅に削減可能です。あらゆる職種で、生産性と効率性の大幅な向上を期待できるでしょう。 PCのローカルドライブやWEBブラウザからファイルを扱うことができ、操作性の高さが魅力です。 万全のセキュリティ対策が施されており、安心して利用できることも特徴です。組織として一貫性のあるセキュリティポリシーを適用できます。

ドキュメントをまとめるのに便利「Confluence」

「Confluence」は社内に散在する知識や情報を一つの場所にまとめ、全社で共有できるツールです。さまざまな種類のドキュメントを共有できる上、各ドキュメント上で議論もできます。 フォーマットを利用できるため、誰でも手軽に書き込めることが特徴です。権限を設定すれば、共有したい相手を選べます。 場所を選ばず、どこからでもドキュメントの作成や議論に参加できます。テレワークでのチーム作業でも活用できるでしょう。 企業に蓄積される知識として、業務の引継ぎや新人教育に役立てられることもメリットです。

使いやすさ重視の勤怠管理「ジョブカン」

「ジョブカン」は、あらゆる勤務形態に対応する、クラウド型の勤怠管理システムです。フレックスや裁量労働の管理もできるほか、所属・雇用形態ごとに細かく設定ができます。 さまざまな職場環境や働き方に合わせて、多彩な打刻方法を選択できることが特徴です。スタッフの勤務状況は、リアルタイムで確認できます。管理画面の使い勝手が良い点も魅力です。 勤務状況は自動集計され、ダウンロードしたデータは各種会計・給与ソフトとの連動も可能です。月末や締め日の作業に掛かる手間を、大幅に軽減できるでしょう。

ベンチャー企業特化型の勤怠管理「HRMOS勤怠」

勤怠管理において、「HRMOS勤怠」はベンチャー企業で必要な機能が豊富に詰め込まれた、シンプルで使い勝手の良いシステムです。全ての機能を完全無料で利用できます。 打刻の種類が豊富に用意されていることが魅力です。ブラウザ・交通系ICカード・Slack・LINEなどを利用し、テレワーク中でもスムーズに打刻できます。 残業アラート機能が備わっていることも特徴的です。従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認しながら、法定労働時間を超えるとアラート表示されます。 日時勤怠から得たデータを給与計算ソフトに落とし込めるため、手作業の給与計算から解放されるでしょう。

セキュリティ対策もできるリモートアクセスツール

遠隔地の端末から社内PCにアクセスし、メールの送受信やソフトの利用などを行えるようにするツールが、リモートアクセスツールです。 遠隔操作により社内PCにアクセスするため、データの社外流出や不正アクセスのリスクを軽減できます。おすすめのツールを以下で確認しておきましょう。

リモート接続でサポート「TeamViewer」

「TeamViewer」は世界トップシェアを誇るリモートアクセスツールです。WindowsやMacをはじめ、AndroidやiOSといったスマホのプラットフォームにも遠隔でアクセスできます。 高い通信安定性と高品質の画面表示が特徴です。低帯域幅でのハイスピードなリモート接続を実現します。 セキュリティ対策を最優先事項と位置付け、さまざまなセキュリティ機能が施されています。社外への端末の持ち出しに不安を抱える企業におすすめです。

複数のユーザーが同時接続できる「MagicConnect」

「MagicConnect」はNTTグループが提供するリモートアクセスサービスです。1対1だけでなく、複数のユーザーが1台の端末へ同時にアクセスできるなど、さまざまな組み合わせができます。 接続方法は、USB型・端末認証型・モバイルの3種類から選べます。USB型以外は、常に同じ端末でリモート操作する場合に適した接続方法です。 接続時には多要素認証を用い、社内PCへの不正アクセスを阻止します。情報漏えい・ウイルス侵入・盗視へのセキュリティ対策も万全です。

まとめ

テレワークにツールを導入すれば、コミュニケーション不足や勤怠管理のしにくさ、セキュリティへの不安など、さまざまな課題の解消に役立ちます。 コミュニケーションツール・情報共有ツール・リモートアクセスツールをチェックし、自社のスタイルに適したツールを積極的に導入しましょう。