テレワークのコミュニケーション不足対策に!おすすめツール3つ

テレワーク導入企業では社員のコミュニケーション不足から、さまざまな問題を抱えてしまう場合も少なくありません。テレワークに効果的なコミュニケーション術や、ツールを使って会話のハードルを下げるための具体的な施策を解説します。

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テレワークにおける大きな課題は「会話不足」

日本では新型コロナウイルスの影響もあり、多くの企業が積極的にテレワークを導入していますが、業務効率の改善に成功しているところもあれば、逆に生産性が低下してしまった企業も少なくありません。そのもっとも大きな原因が、テレワーク従事者のコミュニケーション不足と言われます。中でもチーム内での「会話不足」によって問題が発生してしまうことが数多く指摘されています。

コミュニケーションが足りずに発生する問題

テレワーク中のコミュニケーション不足は、さまざまな人間関係上のトラブルを引き起こす可能性があるので注意が必要です。実際、急用によりミーティングを欠席する旨をビジネスチャット上で伝えたところ、上司から「さぼっているのではないか？」と疑われた人や、些細な言葉遣いによって同僚の気分を害してしまい、チームの雰囲気が悪くなってしまった企業も多くあります。言葉の認識の違いによって誤った意思が伝達をされてしまったり、情報がうまく伝わらなかったりするケースはテレワークでは珍しくありません。日頃のコミュニケーション不足が大きな問題に発展してしまう可能性もあるのです。

会話のハードルを下げることが課題

コミュニケーション不足によって生じるトラブルを回避するには、テレワーク内での会話のハードルを下げることが重要です。オフィスで勤務している場合、周りの同僚と気軽に会話することで相手の状況を知ることができるため、問題を抱えている場合はフォローしてあげたり、逆に助けてもらったりできます。しかし、テレワークの場合、上司や同僚の状況はチャットやウェブ会議システムの画面上でしか確認できません。相手が何も言わなければ詳しい状況が分かりませんし、こちらが何も伝えなければ相手には理解してもらえないでしょう。チャット上であってもオフィスで働いているように気軽に雑談を挟んだり、些細なことでも報告や相談ができる環境を作り上げることが重要です。

テレワークに効果的なコミュニケーション術

では、具体的にどうすればコミュニケーション不足によるトラブルを回避し、テレワークの生産性を上げられるのでしょうか？重要なポイントは次の2点です。

上司による的確なフィードバック
ねぎらいの言葉を惜しみなく伝える

以下で詳しく解説します。

的確なフィードバックは信頼関係を深める

コミュニケーション不足の解消にはお互いの信頼関係が欠かせません。相手に対して不信感がある場合、何かあっても最低限の報告で済ませてしまったり、気軽に相談がしづらかったりします。特に管理職の人は、部下に対して適度なフィードバックをすることで、信頼関係の構築に努めなければいけません。適度なフィードバックがないと、部下は自分への関心がなくなったと思い込んで、仕事へのモチベーションが一気に低下してしまう可能性があります。テレワークは周囲に人がいない環境で仕事をする必要があるため、どうしても孤独感や疎外感を感じてしまうものです。的確なフィードバックやアドバイスができれば、部下のやる気を喚起するだけでなく、仕事の生産性も向上します。

ねぎらいの言葉は惜しみなく

テレワーク上のコミュニケーションでは適度にねぎらいの言葉を入れるのが効果的です。文章は対面よりも相手に冷たい印象を与えがちで、特に注意を促したり修正を依頼したりする場合、受け取る側は責められているように感じてしまうこともあります。しかし、文章中に「一緒に頑張ろう」「これからも期待している」といった言葉を入れ込むことで、相手の受ける印象を大きく変えることが可能です。さらに感謝の言葉も伝えることで、相手のストレス度が大きく下がることが分かっています。口頭では気恥ずかしくて伝えられないことでも、文章でなら伝えられる人も多いでしょう。ねぎらいの言葉は惜しみなく伝えることが、良質なコミュニケーションの秘訣です。

上司への報連相を徹底する

上司への報連相を徹底することも生産性を上げるには効果的です。報連相ができていないと、情報伝達が足りないことによるミスが増えたり、仕事環境の悪化を招きます。しかし、報連相を徹底することにより、上司との良好なミュニケーションを築けるだけでなく、伝達不足によるミスも減らすことができるでしょう。

テレワークで必要とされる主なツール

テレワークで円滑なコミュニケーションをするにはツールの利用が欠かせません。テレワークに必要な「管理系ツール」「チャットツール」「Web会議ツール」を順番に紹介します。

予定や行動を共有する「管理系ツール」

チーム内で仕事の進捗を確認したり、スケジュールをチェックしたりするための管理系ツールは必ず導入しておきましょう。メンバーのスケジュールの共有ができていない場合、仕事を円滑に進めることができなくなるだけでなく、トラブルへの対応も遅くなってしまいます。一人ひとりのミーティングの予定やタスクの締切状況などが視覚的にチェックできるツールがおすすめです。

仕事の話から雑談まで可能に「チャット」

ビジネスチャットツールもテレワークでは必須です。上司や同僚とのコミュニケーションの9割はチャット上で行われると言っても過言ではありません。現在、日本で多く使われているのはチャットアプリはChatworkやSlackで、メッセージの送受信はもちろん、画像やドキュメントファイル、表計算データなども添付で簡単にやり取りできます。

最初は1on1面談から「Web会議ツール」

テレワーク中に相手と面と向かって話をしたり、何人かでミーティングをしたりしたい場合はWeb会議ツールが必要です。多くの企業が導入しているZoomをはじめ、SkypeやGoogleハングアウト、Microsoft Teamsなど、さまざまなWeb会議用のツールが利用できます。ある程度の組織で導入するケースが多いと思いますので、不慣れな場合にはチームや組織内のミーティングから始めることをおすすめします。お互いにツールの使い方や設定などを確認しておけば、大人数で行う際にもスムーズに会議ができるはずです。

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ツールを使って「Web会議」をする際のポイント

業務管理ツールやチャットツールに関しては、テレワーク以前から使っていた企業も多く、簡単に導入できるケースは少なくありません。しかしWeb会議ツールに関しては、テレワークをするようになってから初めて使う人も多いでしょう。専用ツールを使ってWeb会議をする上でのポイントを紹介します。

リアクションは大きめに。会議を盛り上げる

実際に対面してのコミュニケーションとは違い、Web会議は相手の雰囲気や感情の機微が把握しづらいことが多いです。そのため、積極的に会議を盛り上げてお互いに話しやすい空気を作るようにしましょう。特に管理職の立場にある人は、周りが萎縮してしまわないように気を使う必要があります。普段よりも大きめにリアクションをして、話をしっかり聞いていることを相手に態度で伝えることが大事です。なお、Web会議では発言時のみマイクをONにするのが基本的なマナーです。うっかりマイクを切るのを忘れていると、周囲の環境音をマイクが拾ってしまい、相手に雑音を聞かせてしまう可能性があるので注意してください。

参加者に発言のタイミングを与える

Web会議は全参加者にバランスよく発言してもらうのが理想です。進行役が率先して皆に発言の機会を与えなければ、一言も発言せずに会議が終わってしまう人が出るかもしれません。特にWeb会議は実際に顔を合わせての会議よりも、映像や音声のラグによって発言のタイミングがつかみづらい傾向にあります。事前にまとめ役を決めておき、順番に話を振っていくなどの工夫が必要でしょう。また、話し合いの合間に適度に雑談を交えるのも大事なポイントです。雑談によって参加者の精神的なハードルが下がり、気軽に発言できるようになります。真面目な内容のミーティングでも、冒頭の2分程度は雑談を入れるようにしましょう。

気楽に参加しやすい交流制度やイベント例

最後に、リモートワーク中の孤独を解消しつつ、チームメンバーとのコミュニケーション不足を解消するのにおすすめの方法を紹介します。

ランチ・アンド・ラーン

ランチ・アンド・ラーン（Lunch and Learn）とは、食事時間を利用した気軽な勉強会のことで、昼食を食べながら参加者が簡単なスピーチを行ったり、最近のトピックについて意見交換をしたりする場です。原則として参加・不参加は自由であり、話し合いのテーマやスタイルもその時によって変化します。議論の場ではなく、日頃交流の機会がない人と交流することが目的で、仕事の場でも活発なコミュニケーションが生まれやすくなるメリットがあります。

オンラインサークル

オンラインで行うクラブ活動やサークル活動も流行しているようです。テレワークの合間に皆でカメラの前でヨガや料理をしたり、映画を見たりする活動を取り入れている企業もあります。社員同士のコミュニケーションが活性化し、チャット上でも気軽に雑談できる雰囲気が作れます。Web会議ツールを応用するだけで余計なコストが掛からないのも魅力です。

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まとめ

多くの企業が抱えているテレワークにおけるコミュニケーション不足の対策を解説するとともに、社員のコミュニケーションを活性化するのに便利なツールを紹介しました。テレワークでのコミュニケーションは会話の量も大事ですが、上司の適切なフィードバックやねぎらいの言葉などが効果的です。管理職の立場の人が、積極的にコミュニケーションをとりやすい環境を整えましょう。自社の業務や組織風土に合ったテレワーク用のツールも活用しつつ、会話の機会を増やすのがポイントです。