ファイル共有におけるコミュニケーションをFileforceで圧倒的に効率化！クラウドを感じさせない快適さと安定性で業務を止めない運用を実現。

株式会社全旅様（以下、全旅）は、旅館・ホテルや観光、運輸施設等への旅行代金精算業務をはじめ、観光業界のビジネスをサポートする事業を幅広く展開されています。
従来は自社にてオンプレミスのファイルサーバを運用していた同社でしたが、ペーパーレス促進、コーポレートサイトリニューアルといった、社内のデジタル化推進と事務所移転のタイミングで、ファイルサーバのクラウドサービス切り替えに舵を切られました。
同社システム担当としてFileforceの導入を推進され、システム管理者としてユーザの運用サポートを行う阿部氏と、ユーザ部門を代表して経理総務人事部門として同社の管理業務や、改正電子帳簿保存法対応を含めた経理業務のデジタル化を推進されている黒崎氏にお話しを伺いました。

ファイルサーバの高負荷運用と非効率なファイル共有。セキュリティ懸念への対策として検討

導入前の同社のファイル管理環境について、IT事業推進室の阿部氏に当時のお話を伺いました。「以前は自社内でファイルサーバを運用していました。物理サーバ設置や管理も大変で、熱やほこり対策やバックアップ環境を段階的に整備してきた経緯があります。外部のベンダに頼る事もありましたが緊急の対応が難しく、社内の運用負荷がかなり高い状況でした。」

「以前は、たまにファイルサーバにアクセスできないというトラブルがありシステム担当者も社員もそのたびに大変そうにしていましたね」と黒崎氏も当時を振り返られました。

自社で運用をする上でストレージ容量もすぐにひっ迫してしまう事もしばしばあったことから、ユーザに対してはフォルダ内のデータ整理を頻繁に依頼していたという阿部氏。ストレージの拡張性にも課題があったことがうかがえました。いかにしてファイル共有をされていたか伺うと、「実は、同じ社内でも支社とのサーバ共有をしていなかったため、不便さや非効率さを感じながらも拠点毎の管理をしていました。

ファイル共有の相手が社内であっても社外であってもメール添付をし、大容量データのやり取りが必要な場合は無料のファイル転送サービスを使うといった事もありました」と教えてくださいました。

ファイルサーバの運用負荷が非常に高かったことに加え、ファイル共有や社外からのファイルアクセスが非効率でセキュリティ面でも懸念があり喫緊の対策が必要となっていた事と、更に時を同じくしてペーパーレス化やコーポレートサイトのリニューアルといった、同社内のデジタル化推進の活動とも相まって、ファイルサーバのクラウドサービス活用に舵を切られました。

導入してすぐ使えるSaaS。ユーザが慣れ親しんだ分かりやすいエクスプローラ操作と煩わしい運用からシステム担当者を解放する多機能面を評価。

サービス選定にあたっては、「とにかく使いやすいサービスを選定したいと考えていました。また、ユーザが慣れ親しんだ操作性を維持して業務効率を下げないために、エクスプローラから利用できることが重要でした」と阿部氏も振り返ります。

新規取引先や社外取引先へのデータ送付、研修や事業説明会の開催も多い同社。ファイル共有や閲覧が安全、且つ場所を問わずに安定して行える事も非常に重視されていたといいます。

加えて、バックアップやデータの暗号化だけでなく、ログ分析ツールも標準機能として備え付けられているため各システムを個別に用意する必要が無く、従来の煩わしい運用が極めてシンプルになる点、安定的に社外からアクセスができ、場所や時間を問わずにファイルの閲覧や共有ができるという点、導入してすぐ使い始められるという点を総合的に評価いただきました。

また、何より「サービス導入で社員に混乱が生じないこと」に配慮された同社へは、導入時の運用定着化のご支援の一環として、支社勤務の方々も含めたサービス説明会やトレーニング・勉強会を実施。ファイルフォースでもそのお手伝いをしました。導入後の各拠点からの反応として、「支社からも特に問題報告は無く、スムーズに使えている」（阿部氏）ということと、「ユーザもクラウドのサービスに“ログインして使っている“という事は忘れていると思いますよ」（黒崎氏）と、そのシームレスな操作性に太鼓判をいただきました。

管理者もユーザも、自由度の高い働き方を実現。効率的でメリハリのあるコミュニケーションで生産性向上。

黒崎氏は、「経理関係では、どうしても原本が必要な書類を郵送する以外は、Fileforceの機能を使用し、紙運用の削減に繋がりました。」とおっしゃり、加えて「現在、Fileforceのオプション機能の活用も含めて電子帳簿保存法対応のためのインフラを整備していく予定です」と教えてくれました。紙運用やファイル共有に際する業務プロセスの改善と、社外からのファイルアクセスの圧倒的な効率化を実現したうえで、更に法対応のための全社的な取り組みも新たに進められている同社。

一方で、Fileforceを活用し尽くしていただいているからこそのご意見として、「サポート窓口への相談や依頼事項の記入がより効率的にできるよう、“問い合わせフォーム”の設置や、よりスムーズに欲しい解にすぐたどり着けるようなオンラインヘルプの改善に期待しています」（阿部氏）とコメントもいただきました。

「従来はシステム管理者としても、業務の中でファイルを扱うユーザとしても、
各種システムやアプリを行き来したり、印刷・郵送が必要となったりと煩わしさがありましたが、とにかくそれが無くなりました。Fileforceは機能や性能が充実しているので、非常にコストパフォーマンスが高いサービスと感じています。営業部門ではiPadを支給しているため、社外からはiOSアプリでFileforceを使うユーザも多いのですが、アップデートでフォルダツリーが見やすくなったことでとても使いやすくなりユーザは感動していました」と、嬉しい言葉をくださった阿部氏。

社内のファイル共有について伺うと、Fileforceの「プロジェクトフォルダ機能（※）」を活用し、ユーザ間でメリハリのあるコミュニケーションを実現されているとのこと。
（※）ユーザが任意のメンバを招待してセキュアにフォルダを共有し、ファイル授受をする機能

同社では、ユーザのアクセス権限をシンプルに運用しつつ、プロジェクトフォルダに招待するメンバのアクションを厳格化し、且つ柔軟にチーム間コミュニケーションを図る事で、より効率的でスピーディなファイルの授受をしていることを教えてくださいました。Fileforceでは、管理画面で複数プロジェクトも一覧表示でき、登録されているメンバとその権限についても棚卸がしやすいデザインになっていることも、プロジェクトフォルダの運用が浸透している要因のようでした。

「定期的に作成と共有が発生する資料は意外と多く、従来はメールで“送信連絡“と”受領確認“をしていました。ただ、ある程度は機械的なやりとりでも事足りるコミュニケーションがあると考えているので、アップロードやダウンロードの自動通知機能があるプロジェクトフォルダを積極的に活用するユーザが多いです。定型化した個別のやり取りが不要となったことは、
“プロジェクトフォルダ様さま”と思っており、未使用の会社さんには是非おすすめしたいFileforceの使い方です」と阿部氏と黒崎様は笑顔でお話されました。

今後もファイルフォースは、デジタルを駆使して生産性の高い業務と高品質なサービスを提供し続ける同社およびすべてのお客様に、セキュアで快適なファイル管理プラットフォームの提供を通し、シームレスで効率的な共創とコミュニケーションの実現を継続的に支援していきます。

本事例のポイント