圧倒的な使いやすさと万全のサポートで実現する”課題の解決”と“成長戦略”　　　　　　　　全社27,000人以上の事業を優れたコスパで支えるクラウドストレージ

株式会社ヤオコー（以下、ヤオコー）は、埼玉県を中心に関東1都6県に180以上の店舗を展開するスーパーマーケットです。食料品ならびに住居関連商品の販売を行っています。
これまではメール添付ファイル（PPAP）や他社製クラウドストレージを利用して外部とファイル共有を行ってきましたが、脱PPAPや社外との双方向のファイル授受を実現するためにクラウドストレージFileforceへの移行を決断。ユーザ数に依存しない価格体系とActive DirectoryやADFSと連携する管理ツールにより、メールアドレスを持つユーザ全員にFileforceを開放できるようになったといいます。
今回は、デジタル統括部IT基盤に所属し、IT関連のサポートを行っている海老沢氏に話を伺いました。

背景・課題

PPAPや他社クラウド利用も、セキュリティに懸念
取引先とのファイル共有に支障をきたす事態からの脱却

本社だけでも約700人、全体で27,000人以上（2023年9月末時点）の従業員数を誇るヤオコー。当然、社内で扱うデバイスも膨大な数にのぼります。
情報共有基盤（社内ポータルシステムやメールなど）の運用保守からIT資産管理(PC・スマートフォン)、業務支援ツールの活用推進まで、ありとあらゆる社内の“ITの困りごと”を一括して受けている海老沢氏のもとにも、日々多くの問い合わせや要望が集まります。

「これまで取引先とファイル共有を行う際には、メール添付ファイル（PPAP）もしくは他社製クラウドストレージを利用してきました。ところが、全体容量が小さいことにはじまり、使いづらさや権限・ID管理などで多数の課題を抱えており、いまいち、全社で浸透していなかったのが実情です。
他社製クラウドストレージに関しては、 “社外からクラウド上にファイルを置いてもらう”といった「ファイル受け取り」の使い方がメインでした。

双方向でのやりとりではZipファイルをメール添付してパスワードを別送するPPAPを活用していましたが、PPAPについては世界的にもリスクが認められたことは周知の事実かと思います。
当時利用していた他社製クラウドストレージは弊社が求めるセキュリティに対応できていなかったことに加え、受取先のセキュリティポリシーによってはPPAPでの共有ファイルを受信できないケースが増えてきたこともあり、早急な見直しが必要となったのです。」

【Fileforce導入前の課題】

• ストレージの全体容量が小さい
• セキュリティに懸念がある
• フォルダやファイル共有先メンバーの権限管理が設定しづらい
• アクセスが不便
• 全社に浸透していない
• ID登録が手作業のために登録・抹消が手間
• 接続元IPの制限ができず、IDの使い回しが横行

選定・導入

導入の一番の決め手は「使いやすさ」
徹底・充実したサポート対応に支えられる高い満足度

Fileforceの存在を知ったきっかけは、ヤオコーが契約する情報セキュリティコンサルタントからの紹介だったといいます。

「2022年10月頃、弊社契約のコンサルタントより、『ユーザ数に依存しないプランで便利なクラウドストレージサービスがある』との話がありました。それが、Fileforceです。実際の導入につながった一番の決め手は、使いやすさです。それまで利用していたサービスはかなり独特なUIで、操作説明書が必須でした。

限りなくエクスプローラーに近いFileforceは、特に説明がなくても直感的に使えるという点が魅力的です。弊社のように大人数に対してレクチャーの実施を検討しなければならない環境においては、かなり浸透させやすいツールといえます。

また、データ移行に際しては導入支援も依頼しました。マニュアルもその過程でファイルフォースが用意してくれたんです。そのため、我々はそのマニュアルファイルを社内でリンク共有し、『これを見てください』で説明が終わりです。圧倒的に、周知や教育にかかる工数が削減できました。」

加えて、「利用者数の増減に伴ってその度にID管理せずに済む点も決め手のひとつだった」と海老沢氏は振り返ります。さらに、ファイルフォースのサポート対応には自社も見習うべきところが多くあったとも語ります。

「ヘルプページの充実具合には感動させられました。疑問点が生じたら、とにかく開いてみればどこかに解決策が載っているのです。また、ヘルプページに書いているにもかかわらず、何回もメールで『こういうことはできますか？』と問い合わせたこともあるのですが、毎回、担当者から迅速に、非常にご丁寧な返事が届きます。

1を聞いたら、10答えてもらえる――ここまで対応してくれるサービスはほかにはないのではないでしょうか。我々も、期待を超えるお客様対応に努めなければならないなと身に沁みました。」

導入後の効果

移行データの整理に苦労。その先にあった、
成長戦略につながる“課題の解決”と“効果”

一方で、Fileforceへの移行にあたっては苦労もあったそうです。

「移行にあたっては、現在のユーザ利用状況の調査と、各データについての移行要否の判断が必要でした。加えて、移行作業を我々がどこまで手伝うかというところも考えなければいけません。
最終更新履歴も参考にしつつ、Excelベースで聞き取りを実施し、このフォルダはいるのかいらないのか、だれが所有しているのか……こういった調査は丁寧に行い時間がかかりました。」

そんな苦労を超えて導入した先には、“課題の解決”という嬉しい結果が待っていた、と海老沢氏は話します。

「ユーザ数に依存しない価格体系とActive DirectoryやADFSと連携する管理ツールにより、メールアドレスをもつユーザ全員にFileforceを開放できるようになりました。また、定量/定性双方の成果も実感できており、導入して良かったと感じています。」

【Fileforceの導入によって得られた効果】

[定量]

• 共同編集ファイルの送付削減時間　１ヶ月１人あたり32分（1回1分×8回×4ベンダ）
• 問い合わせ元ユーザの操作解析時間　1回あたり5分短縮

[定性]

• PPAP廃止によるセキュリティ向上
• 取引先とファイル共有に関するログ管理

今後さらにFileforceの活用を進めていくというヤオコーですが、これから予測され得る効果についても言及しています。

「弊社内には、これから新規出店する土地の開発を担当する部署があります。事業成長戦略の要といえるその部署ではこれまで毎月、取引先の件数分、メールでデータを受信し、手動でExcelからPDFに変換、さらにその後に印刷してファイリングの手順で行われていた作業があります。

今後はFileforceの活用による効率化が確実視されているため、その分の人員をほかのコア業務にあてられる見込みです。まさに、Fileforceの導入が弊社の成長戦略に影響してくる事例になると思います。」

本事例のポイント