膨大なコンテンツの安全共有・管理と業務効率化を実現

株式会社リロクラブ（以下リロクラブ）の「福利厚生倶楽部」は、「中小企業へも大企業並みの福利厚生」をモットーに、福利厚生のアウトソーシングサービスを提供しており、その導入実績は2019年7月末時点で10,800社超、会員数は690万人以上の規模を誇ります。
多くの企業から同社が高い満足度で支持される理由のひとつに、バラエティ豊かなサービスメニューがありますが、シーズン毎に更新されるサービス紹介コンテンツの作成に関わる部門にとって、写真や地図等の膨大なデータの管理が課題でした。Fileforce導入により、効率的なデータ管理と社内外との安全な共有を実現できました。

大容量のコンテンツ保管先とチームで管理しやすい仕組みを検討

リロクラブの充実した福利厚生サービスは、レジャーや宿泊の施設、飲食店から、パッケージ旅行まで多岐にわたり、メニュー数も膨大です。また、メニュー紹介のために必要な画像のコンテンツは容量も大きく、シーズンや様々なニーズに合わせて更新される関連データは増える一方でした。そのため、社内のファイルサーバーとは別の保管先を確保すること、そして制作会社等を含む社内外の関係者との安全で効率的なファイル共有は、同社にとっての課題でした。

「一番の課題は、大容量ファイルの保管と共有でした。社内の共有サーバー上では容量を圧迫し、他業務への影響が心配されたため、代替手段として大容量ファイルの管理ができ、費用対効果の高いサービスを探していました。」と振り返るのは、メディアコンサルティングユニットメディアマネジメントグループのグループマネージャー、大橋慈子氏です。

また、氏と同じグループの氏は、当時は容量の問題に加え、社内外と必要なファイルを共有する際に、膨大なデータから必要なファイルの保管場所を探す、過去に使用したファイルの再送や問い合わせのあったデータの確認を行う等の作業に非常に多くの時間と労力がかかっていたと語ります。

「当時は、社外の制作会社からの画像データの確認や再送依頼の電話が多く、スタッフは対応に追われていました。会社の成長に合わせて組織と社員が増えていく中で属人的にならないファイルの管理方法の整備と、画像データを使用する社内外スタッフのアクセス権限についても整理する必要がありました。」

使い勝手の良さと管理のしやすさのバランスを重視

同社では、前述の課題を解決するために複数のシステムやサービスを比較したと言います。大橋氏は、

「様々なサービスを比較する中で大容量ファイルがストレスなく扱えるだけではなく、共有機能やログ管理の機能を持っていることもポイントとなりました。その上で使い勝手の良さとセキュリティ、コストを含めた総合評価でFileforceの導入を決めました。」と語ります。

システム開発部ユニットシステム開発グループの吉田浩二氏は、導入に際しては、ユーザー部門の代表として企画制作部門の氏が各チームの効率的な業務に合わせた管理方法や社内外のユーザーを取り纏め、大枠のフォルダ構成等の全体最適化については、管理部門としてシステム開発部門が担ったことで、情報管理のディレクトリ構成を全体的に俯瞰しながら、ユーザーにとって使いやすく、アーカイブデータを含めて検索性の高いファイルシステムが構築できたと語ります。「Fileforceは、管理者が全体を把握しやすく、運用開始後の組織や人事異動に合わせたメンテナンスが容易な点もメリットに感じています。」（吉田 氏）

また、同社ではブラウザからアクセスする、WebUIを中心に利用していますが、ツリー型のフォルダ構成でかつ直感的に操作ができるインターフェースのため、導入に際してはキーマンへの説明会以外の特別なユーザー教育も不要で、スムーズに旧システムからの移行ができました。その後も社内外のユーザーからの利用方法についての問い合わせは少なく、ストレスなく利用できていると大橋氏は語ります。

コンテンツの管理と社内外との共有の効率性が格段に向上！

同社では、主にサービス提供施設から共有される写真や画像のデータをカテゴリ別、都道府県別のフォルダで管理するとともに、コンテンツ作成を外部委託する際には、入稿時期やサービス名をつけたフォルダ上でコンテンツの入稿や確認をする場としてもFileforceを利用しています。
データ保管方法に関しては、属人的にならないよう、フォルダ構成の一定の階層までは、個人では追加や変更ができないように制御し、それ以外についてはサブフォルダ作成の権限があるスタッフは自由に追加できるようにすることで、全体構成の維持とユーザーの利便性とのバランスをとっています。

それに加え、以前は都道府県別に分けているサブフォルダが誤操作によって違う県のフォルダに移動されてしまい、保管しているデータが行方不明になってしまうという事象も、誤操作の際に表示されるアラートにより防止でき、ユーザー全員にとって欲しい情報へのアクセスが格段に良くなったと久慈氏は語ります。

「社外の協力会社からの画像データの再送依頼の際に、ファイルの確認と再送に手間がかかり、多くの時間を要していました。Fileforceを利用してからは、該当するファイルを見つけやすくなり、再送の場合にも一度発行した共有リンクを再送することで、メールの件数を減らすことができました。特に機能アップデートにより、共有リンクの有効期限を変更できるようになってからは、一度送付した共有リンクの有効期限を延長することでURLの共有リンクの再発行や再送自体が不要になり、とても効率的になりました。」（久慈 氏）

コンテンツ制作の現場においては、社内外の複数の組織や関係者が日替わりで業務が進行していくため、関係者全員がひとつのファイルサーバーを共有し、過去の担当者による成果物を含めて必要な情報にスピーディにたどり着けることは重要です。そういった意味でもFileforceを情報プラットフォームとして活用することで業務効率化の面でも一定の効果を感じていると大橋氏は語ります。また、運用面でも社内リソース効率化のSaaSの活用ならではのメリットがありました。

「Fileforceを導入することで、コンテンツ管理・共有の仕組みについては、SaaSベンダーの提供サービスを利用しているという認識のため、社内ファイルサーバーと比較しても、システムや容量確認のための人的リソースをかけずに運用できています」（吉田 氏）

リロクラブは、2019年春に一般財団法人日本次世代企業普及機構（JWS）が定める「ホワイト企業」に認定されています。長年の福利厚生サービスの提供を通じて「働く人」の満足度向上に貢献し、企業にとっての人材の確保や定着に寄与してきた同社だからこその豊富なノウハウと自社でもSaaS活用等により、業務効率化に積極的に取り組んできた経験を活かし、現在は、企業のホワイト企業認定取得支援のサービスも展開しています。

「導入当時と今を比べてもFileforceの機能は日々進化していると感じています。特にファイル共有の履歴を確認できることになったことで、再送依頼があった場合の再発行の手間を減らすことができました。今後、検索機能のアップデートにより、フォルダ検索も可能になるということで、更なる業務効率化につながることを期待しています。」（久慈 氏）

本事例のポイント