約10TBのデータをクラウドへ移行。ファイルサーバのような権限管理と使い勝手の良さで「脱」運用属人化

株式会社古田土経営と税理士法人古田土会計事務所を中心とした古田土会計グループ（以下、古田土会計）は「日本中の中小企業を元気にする」をビジョンに掲げ、日本全国の2,000社を越える中小企業の財務・経営のサポートを中核事業に据え、人材育成も含めた多角的なサービスを展開しています。

急速な事業拡大と社員数の増加に伴い、あらゆる業務システム・社内基盤の整備を進める古田土会計で、この度クラウドストレージのFileforce導入を推進したシステム課の岡田氏に、詳しくお話を伺いました。

ファイルサーバ運用の属人化に課題。
リース満了をきっかけにBCP対策強化も兼ねたSaaSに舵切

士業、税理士という事業柄、情報セキュリティの面で業務資料を自宅に持ち帰ることはできず、また印刷や打ち合わせはオフラインで行うケースも多い古田土会計。ユーザの生産性向上やシステム運用面でもITインフラを整備していくことが求められています。システム課で今回Fileforce導入を推進した岡田氏はこう話します。

「社員数が５年で２倍になっています。福利厚生の面でもサテライトオフィスの展開も積極的に進めている状況です。社員もお客様数も増えていることと支店展開もしている中、自社内でデータを保管し管理し続けることはリスクがあり、BCP対策の観点ではクラウドを活用することが導入目的の１つでした。」

２つめの目的として岡田氏はこのように当時を振り返り話します。

「以前のファイルサーバでは、ユーザの様々な要望に対してきめ細やかな設定をしてきました。ですが設定が複雑化し、一部のシステム部門のメンバーだけしか、そういった変更に対応できない状況で、運用が属人化していることが課題でした。そのような属人化を防ぐためには、単純にインフラをクラウド化するだけではなくて、設定や業務をパッケージに合わせて、どのメンバーでも運用ができるインフラとしてストレージのSaaSを検討しました。」

ファイルサーバの運用を再現するアクセス権限管理と
ユーザ数無制限の料金体系が決め手

クラウドストレージ導入によるユーザの使い勝手や運用の変更と、それによる混乱を懸念して「従来のファイルサーバに近い運用ができ、エクスプローラーから利用できるサービス」という観点でサービス選定をしたという岡田氏。

「エクスプローラーから利用できる他社のサービスでは、付与できるアクセス権限のパターンが限られていて、機能が足りずに自社の要件にそぐわないと直ぐに判断しました。自由にアクセス権限の付与が可能なサービスとしてFileforceの検証を進めました」

またコストの面ではこのように話します。

「Fileforceのユーザ数無制限プランは、ユーザ課金のサービスと比較してコストを抑えられることが良かったです。移行したデータ容量は全体として約10TBあったので、当社の場合は、物理的なファイルサーバの方が安価に運用できる想定ではあったのですが、将来的なシステム運用とサポートリソース不足を見越したときに、サービス利用料以上のメリットがあると判断して導入をしました」


システム課　岡田氏

パッケージに合わせた運用で「脱」属人化。
バックアップの運用も不要に

ファイルストレージの属人的な運用も解消され、システム部門のメンバーにも管理を依頼できるようになったと話す岡田氏。そのほか、運用面では次のように続けます。

「ファイルサーバでは定期的に必要だったWindows OSアップデートや、バックアップ製品のチェックが不要になりました。以前は、複数台の物理サーバでバックアップもとっていましたし、BCP対策としてクラウドバックアップも行っていました。Fileforceにすることでそういった運用が楽になったと思います。」

また、ファイルサーバの利用で発生しがちな「操作ミスによるファイル移動」についても岡田氏はこのように話します。

「以前からユーザが誤ってファイルを移動したり、ドラッグ＆ドロップしたりするケースがよくありました。その度にバックアップからデータを復旧していました。Fileforceでは、あらかじめセットされたアクセス権限を利用するだけでなく、そういったファイルやフォルダの移動を許可しない設定をするなど、細かい追加設定で未然の対策が打てるので効率的です。

それでも移動してしまうケースもありますが、どういう操作をしたか“操作ログ”から追跡調査をして、ファイルが行方不明になっている原因をユーザにも伝えられるので良いですね。」

Fileforceおよび移行支援サービス含め、今後導入する企業向けにもアップデートしていくことに期待をしているといい、導入検討中の企業に向けて岡田氏はこのように話します。

「システム専任担当者が不在の企業もあると思いますが、そういった企業にも、SaaSとしてパッケージ化されているFileforceは、運用しやすいものだと思います。」

本事例のポイント