全社のファイルサーバーをFileforceで一新。クラウドストレージ導入で大きく踏み出す、大手老舗企業が挑戦する建設業界のDX

建装工業株式会社（以下、建装工業）は塗装業として創業110年を超える歴史を持ち、現在はマンション大規模修繕やトンネル・橋梁等の建築・土木系リニューアル事業、鉄塔や発電所設備内の塗装事業、内装事業を中心に幅広く展開しています。「満足度の高い『マンション大規模修繕会社』ランキング」（2021年度オリコン顧客満足度®調査）においては総合１位にも輝いた業界をけん引する大手老舗企業です。

建設・建築業界の業務特徴として、法的に作成を義務付けられている竣工書類の作成や管理保管がオフィス業務に加えて非常に多いことや、現場業務の中で日々増え続ける写真データの保管に対応するべく、建装工業はIaaS上で自社運用していたファイルストレージ環境をSaaSで提供されるクラウドストレージサービス、Fileforceに全面移行しました。従来、負荷が高く時間を取られていたファイルサーバーの運用・メンテナンス業務から脱却し、DXを見据えた急速なデジタライズを進める同社で全社のIT推進の指揮を執る、システム室の小林久也氏にお話しを伺いました。

自社運用のファイルストレージでは容量がひっ迫。ファイル共有や電子帳簿保存法対応も見越してクラウドストレージサービス（SaaS）導入を検討。

建装工業のネットワークは日本全国に広がり北海道から九州まで11支店、営業所を含めると20近くの拠点を有し、管理監督者および技術者として協力会社を含めたマネジメントしながら事業を推進しています。建設業界は竣工書類を初めとする紙書類の作成と管理保管、また、オフィスだけでなく現場では写真データによる作業証跡の管理保管が必須であり、ファイルは日々増え続けていると小林氏は言います。

同社では数年前にシステム室を立ち上げ、これまでファイルサーバーは、環境構築から日々の運用・維持管理を含むプロセスをアウトソースしていました。しかし、IaaS上のファイルサーバーでは、ストレージ容量増設が困難となり拡張性に限界を迎えたことに加え、協力会社や取引先など社外との安全なファイル共有や、電子帳簿保存法の対応、ペーパーレス化をはじめとする業務効率化や法改正対応など、システムを起点とした課題解決手段が必要でした。

「建装工業として本格的にDXを進めていくにはまずは社内のドキュメント類のデジタル化と日々増えていく膨大な写真データなどの保存先、それらの安全な共有手段の確保を早急に進める必要があり、その基盤となるシステムの整備が喫緊の課題でした。」

初期コスト不要なクラウドサービスであることを大前提として、特に「従来のファイルサーバーの機能やフォルダ構成を維持しつつ、社外の方とファイル共有をするための共有リンク発行ができること、サブ管理者機能の有無、Active
Directory（AD）連携ができ、シングルサインオン（SSO）が実現できるかという点を考慮して選定をしました。」他社サービス含めた比較検討には約４か月間を要したと小林氏は話します。

代表的なクラウドストレージサービスの多くは、日本企業ではなじみのあるツリー型のフォルダ構成や、エクスプローラ経由でファイルへアクセスするといった利便性を維持できないものもあります。その中で、「従来のフォルダ構成を維持しつつ、サブ管理者権限やSSOを活用した運用最適化、外部とのファイル共有が可能といったクラウドサービスならではの機能はもちろんのこと、Microsoft社のOfficeOnline機能との連携による共同編集やAzureADとのプロビジョニング連携といった将来的な機能強化の計画も総合的に評価した上で、Fileforceの導入に至りました。」と小林氏は話します。

導入後はすぐに従来環境からのデータ移行と運用準備に取り掛かったと同氏は振り返ります。
「まずは従来環境からFileforceへ早急にデータ移行を完了したのちにクラウド内のデータを整備・管理する方針で進めていました。Fileforceとして提供されているデータ転送ツールの利用も検討しましたが、精度の高い差分チェックや完了処理の時間を短縮したかったので、提供のツールはあえて使用せずに自社で移行を実施しました。同時にセキュリティポリシーの見直しや教育も含めた統制・制度面の整備も並行して進めていきました。」

「DX推進を見据えたデジタル改革」ともいえる建装工業の大きな構想において、スピーディな立ち上げと整備中のシステム基盤の重要な一端としてFileforceを導入いただいたことが伺い知れます。導入時は一時的にデータ移行や運用ルールの整備に時間を要したものの、一旦導入してしまえば、社内からの問い合わせや特別なトレーニング等の課題もほぼ無く安定的な運用ができていると言います。

エクスプローラからの快適なファイルアクセスと即時反映の各種設定

「Fileforceはドライブ接続でエクスプローラからファイルに容易にアクセスできる点はとても使い勝手が良く、バージョン管理機能や画面もわかりやすく、使用感や導入の効果にも満足をしています。今後運用をしていく上で各部門に管理機能を一部委譲できるサブ管理者機能もぜひ活用を促したいと考えています。また、従来のファイルサーバーの環境では夜間バッチによるアクセス権設定更新だったため、業務上待ち時間が発生していましたが、Fileforce導入によって権限設定の即時反映されることもメリットと実感しています」と語る小林氏。今後はサブ管理者を部門ごとに配置し、部門フォルダの運用管理とユーザへの教育も含めて任せる計画とのことです。

従来慣れ親しんだドライブからのファイルアクセスはそのままに、業務における待ち時間が削減されたり、自社のシステム管理体制に応じてバランスよく権限移譲をしたりと、Fileforceの機能は、ユーザ側にも管理者側にもより効率的な業務環境の実現の一端を担う傍ら、さらに機能強化による攻めの情報基盤として期待が大きいことも教えてくださいました。

「ヘルプページはWEBに最新の情報が掲載される点含め、よくできていると思います。配布用にダウンロード版や長期間使うものですので整理整頓された状況を維持するためにフォルダ構成とアクセス権限、ファイル命名規則のベストプラクティスについてのアドバイス資料もあるとなおよいですね。」等、ファイルサーバーとしての在り方を熟知している小林氏ならではのフィードバックもありました。

少数精鋭のシステム部門だからこそ、汎用的なファイルストレージ運用はSaaSベンダーにゆだね、企業活動の根幹を成す業務へのさらなるリソース集中を加速する建装工業。
ストレージ使用率やフォルダ単位での容量可視化機能の提供や、OfficeOnline連携によるオンライン編集機能などの提供予定については、「今後も期待しています。」という温かいエールもいただきました。
建装工業の大きなDX推進ストーリーには、全社の情報基盤としてFileforceとその活用が織り込み済みであることを強く感じるインタビューでした。

※本記事取材後、オンライン編集機能をリリースしています。詳しくは機能ページをご参照ください。
　

本事例のポイント