「エクスプローラからファイルを使える」ユーザ利便性と極めて安定したサービス品質で、情報システム部門の業務負荷を圧倒的に軽減

株式会社あいらいふ（以下、あいらいふ）は、老人ホームの紹介業をメインに、介護情報誌『あいらいふ』発行をはじめとする出版事業、在宅生活支援や不動産サービスなどシニアライフをトータルでサポートする事業といった、介護の必要な方やその家族、介護福祉に携わる方を支援する包括的な事業を展開しています。関東を中心に本社を含め7拠点の相談室を構え、2021年12月には国内有数の有料老人ホーム検索ポータルサイトを事業承継したことでデジタルによる相談受付の強化とともに全国区に事業を急速展開しています。
自社開発し運用しているという業務システムおよび、社内システム・インフラ全般の運用と改善を通じて、相談員の業務効率化を進めることをミッションとしている営業企画部システム課で、社内インフラの整備・メンテナンスやICTツールの選定等を担う安部氏にFileforce選定・導入の背景や効果を伺いました。

旧環境のサポート、利便性に課題。より安定的なクラウドストレージへの移行を視野に。

老人ホームの入居対象者本人や、その家族に関する個人情報を含めたセンシティブな書類を扱いながら、ケースワーカーのような福祉サービス従事者と連携し、主に対面での老人ホーム紹介事業を展開してきたあいらいふ。機微情報へのセキュリティ面の配慮から、ドキュメントファイル管理環境においては、データを確実に手元で管理するオンプレミスのストレージ運用が業界的には主流のなか、安部氏は同社のシステム方針についてこう話します。

「親会社をはじめとして、“クラウドファーストで社内インフラを整備し、セキュリティ対策もより厳格に行う”といった、業界の中では先進的なクラウド活用の取り組みの中で、Fileforce導入以前から他社のクラウドファイル共有サービスの利用を開始していました」

オンプレミス環境にはつきものの障害時やトラブル時の出社や、日々の運用及びユーザサポートといった運用負荷軽減と、常に専門的知識やアップデートを要するセキュリティ面の配慮をより厳格に推し進めるべく、利用を開始した他社クラウドファイル共有サービスから、更に切り替えを検討したきっかけについて安部氏はこのように振り返ります。

「安価なサービスであった一方で、サポート体制、トラブル調査と対応工数、ユーザの業務効率化の観点から利用継続は難しいと判断し、移行先の法人向けクラウドストレージを検討しはじめました」

自社課題を解決するサポート体制や問い合わせへの迅速なレスポンスに安心感

前述のような課題を解決することを目的とした法人向けのクラウドストレージの選定でしたが、ポイントとしてユーザにとって従来のファイルサーバ的な使い勝手を変えない前提があったと安部氏は言います。そのため、エクスプローラからファイルへアクセスが可能な数社のサービスに絞り検討を進め、結果的に採用したクラウドストレージがFileforceでした。導入の決め手について安部氏はこう話します。

「堅牢なクラウド基盤上で提供されていることやサービス停止が無く提供される安定感を最も重視していました。エクスプローラから利用できるサービスのうち必要機能やコストは大きく差が無い中、Fileforceは、国内開発という点も注目して評価しました。加えて、トライアル期間中から営業担当者とのやり取りがスムーズで、サポート窓口のメールレスポンスにも安心感を得られました。私たちは少数で運営している部署ですから、サポート体制がしっかりとしていることは、自社の運用負荷軽減に直結すると社内で説明したところ、経営含め納得感がありました」

導入時は、不要なファイルを移行しないよう社内周知を徹底し、期限を定めて移行を行ったといいます。ユーザ自身の業務ファイルは各自がエクスプローラ上で移行を行いつつ、ファイルフォースから提供される無償のデータ転送ツールについては営業からの使い方のコツやアドバイスもあり活用できたといいます。導入と運用開始時の苦労がなかったかという質問については、以下の感想をいただきました。

「社内外からアクセスできる便利なクラウドストレージサービスではありながら『管理のためのログはしっかりとっている』等、運用ルールの遵守についての社内周知と啓蒙はしましたが、初回のユーザログイン以外は取り立てて利用方法説明に時間を割いたということはありませんでした」（安部氏）

直感的なユーザ操作を実現する高い機能性とデザイン性でサポートレス。社内外での効率的な情報共有も促進

Fileforceの利用支援や問い合わせ対応の運用負荷について安部氏はこう評価します。

「利用に関する問い合わせが一定数あると想定はしていたものの、社内からのサポート要請はまったくありません。ファイルサーバのようにエクスプローラから使える運用でユーザにとっての使い方が全く変わらない点と、ハード故障などの影響を受けづらく、システム障害もなく安定的なサービスを提供している点をとても評価しています。また、自社での工夫としてフォルダの使い方をシンプルにして運用し始めていることも、ユーザサポート不要の理由と考えています」

加えて、今後もっと活用できそうなFileforceのおすすめ機能と、他方でさらなる改善を期待する点についてはこのように話します。

「ファイルを双方で共有できるプロジェクトフォルダや、社外宛てにファイル送付する際に発行する共有リンクはまさに法人向けクラウドストレージには『あってほしい機能』でした。共有リンクは、パスワードを自動生成してくれる点がいいですね。新しい事業である検索ポータルサイトはグループ会社含めた取り組みということもあり、早速プロジェクトフォルダを活用しています。今後は関係取引先とののやり取りにもFileforceを活用していけたらと思っています。会社としてはこれから人も増えるなかで、一括メンテナンスのような機能についてはさらに強化がされることを期待しています」

一部ユーザはMicrosoft Office365ライセンスも保有しているといい、Fileforce新機能のオンライン編集・共同編集機能でさらに活用の場が広がりそうなあいらいふ。Fileforceは安定的でセキュアなクラウドストレージとして同社をはじめ、企業の皆さまのファイル管理とコミュニケーションやコラボレーションを強力に支えていきます。

本事例のポイント