IT部門の目利きによる、他に先駆けたクラウドストレージ導入と利活用。オフィス移転に伴い部門管理NASをクラウドリフト。
メンテナンスフリーのFileforceで高セキュア・高機能なストレージ活用と安全なファイル共有を実現。

旅行業大手の株式会社エイチ・アイ・エス様（以下、HIS）では、法人団体部門のオフィス移転による部門管理のNAS運用の課題に加え、日々増えていく動画や大量の画像といった大容量ファイルの保存はもちろん、社外から安全にファイルへアクセス手段の確保や、添乗スタッフを含む社外で業務をするメンバーおよび社外の取引先との効率的なファイル共有と管理の課題解決のソリューションとして、2017年よりFileforceを活用いただいております。

オフィス移転で部門NASの運用課題に直面。自部門での運用を手放しSaaS導入へ。

HISでは2017年の法人部門のオフィス移転に伴い、本社情報システム部門と物理的に離れることによる保守の迅速性や閉域網にある部門別のファイルサーバ（NAS）へのアクセススピードなど、移転先オフィスからの情報共有に関する様々な課題が想定されていました。
社内ユーザからは新規ストレージ利用や保存領域の追加割り当てといった日々の要望がある中で、既存ファイルサーバは物理ストレージだったことからディスク増設も容易ではない環境でした。さらには業種柄、保存するファイルの種類もOffice系ファイルから動画や大量の写真画像といった大きなサイズのファイルへ変遷していく過渡期でもあり、既存の仕組みで継続的に社内ニーズに対応していくことに限界を感じていたと法人営業本部人事・総務・経理グループ総務チームの小澤氏は当時を振り返ります。

業務上も、社外で働くスタッフと社内スタッフとのファイル共有や、添乗スタッフ間での共有がスムーズに行えないといった既存ファイルサーバでの課題対応と、取引先と頻繁に発生するファイル共有においては導入済みであった誤送信対策ソフトに加えて、万が一の誤送信時にファイル共有を止めるといったセキュリティ対策が急務でもありました。一般的なファイル転送ツールでは、各自がどのファイルをいつ誰に共有したのかという履歴が残らず利用状況の把握ができないため、組織として管理のしやすいサービスを探していたといいます。

信頼性の高いインフラ基盤上で提供されるWindowsライクなファイル操作性を評価。

選定時のサービス評価基準の一つ目は、セキュリティの観点からも高い信頼性が担保されるクラウド（IaaS）上で構築されたサービスであること、二つ目に使い方が簡単で使い易いことを主なポイントにされました。Fileforceは普段使っているローカルディスクと同じようにWindowsの使い慣れたエクスプローラからクラウド上のファイルに容易にアクセスでき、都度のダウンロードやアップロードといった作業が不要です。また、初めて使うスタッフにもわかりやすく、トレーニングが不要なのが助かりましたと小澤氏は選定・導入時の状況について教えてくださいました。

既存ファイルサーバと同様の使い勝手に加え、課題であった社外勤務の添乗スタッフとのファイル共有機能や、一般的なファイル転送サービスの機能でカバーしきれなかった証跡管理、社外でのファイル共有時にUSBメモリやメール添付の代替となるSaaSならではのファイルアクセス容易性などが前述の課題解決につながること、さらにソリューションとしてのコストパフォーマンスの良さも導入の決め手となったといいます。

ファイル授受の大幅な簡素化で業務効率化に寄与しているとユーザに好評のフォルダ共有機能

HIS法人部門では、いち早くファイル管理手段をSaaSのクラウドストレージFileforceを活用することで、運用・保守の負荷も大幅に削減され、オフィス移転に伴い懸念となっていたハード故障などを想定した情報システム部門による物理的サポートも不要となりました。メンテナンス課題から解放されただけでなく、業務に必要な容量の柔軟な割り当てや社内外との安全なファイル共有やファイル活用等、利便性向上と業務効率化に加え、ランサムウェアなどの外的脅威へのセキュリティ対策も強化した上で、新しいファイル管理手段の構築をすることができました。ユーザ満足度についても小澤氏からは、「社外とのフォルダ共有機能は好評で、取引企業様とのファイルのやり取りがかなり簡素化し業務効率化に寄与していると現場から声があがっています。また、Fileforceは変更時にバージョンファイルが作成されるため、誤って上書き保存してしまったようなケースで以前の内容に簡単に戻せる点は、他サービスと比較しても便利で助かっています。」というコメントがありました。

運用開始から数年がたつ中で安定稼働を継続し運用面でも大きな課題もなく、クラウド利活用が進んでいるといいます。コロナ禍を経て、これまで以上に働き方が多様化する業務環境の中で情報共有とそれを支援する仕組みへの期待は大きくなっています。豊富なIT活用の知見をもとに、他社に先んじてSaaSのクラウドストレージを導入し、今や快適に使いこなし業務効率化においても効果を出されている同社。サービスおよびサポートについて意見をうかがうと、前述の小澤氏からは「基本的にはレスポンスが早く、困ったことに対しては丁寧に対応して頂いているので助かっています。移行時には６TBを超える大量のデータ移行作業が伴いましたが、ファイルフォースのサポート部門と密に相談をしながら進めることができました。」というコメントもいただきました。

旅行業界だけに留まらず、今でこそ脱PPAP対策と話題に上がることの多いファイル共有の課題をいち早く解決する着眼点をもつなど、ITを活用した働き方の分野でも常にイノベーティブに走り続けるHIS。小澤氏は「在宅勤務も今後より増えるため、引き続きセキュリティ対策がより課題となる」と今後について語ります。Fileforceのサービス自体、今後もより安心してお使いいたくだめのセキュリティ面での機能強化に加え、カスタマーサクセス活動を通じて、更なる利活用促進を支援するパートナーベンダーとして、信頼される会社であり続けたいという想いを改めて堅固にするインタビューとなりました。

本事例のポイント