個人情報をあつかう“法務×ICT”事業20拠点でファイルサーバをクラウド移行。セキュリティ強化と業務改革を推進

株式会社グランサクシード（以下、グランサクシード）は、大阪・東京を初めとする全国20か所の事業拠点で、ICT戦略業務およびクロステックによる法務業務の改革支援、自社開発のオリジナルシステムの提供・販売、保守運用といった幅広い事業を展開する士業グループです。

長く、自社でファイルサーバを運用していたグランサクシードですが、グループ全社のネットワークとPC刷新をきっかけにオンプレミスを脱却。さらには社内の各業務システムとクラウドストレージFileforceを連携し、ストレージの集約と安全なファイル管理を実現し、事業を発展させています。プロジェクトを推進した、ICT戦略本部の若松氏、伊東氏に話を伺いました。

背景・課題

グループ全社のネットワーク・PC刷新をきっかけに、
将来を見据えたクラウドサービスに移行

社内のICTインフラや、自社サービス開発を統括する若松氏は、全社のシステム方針についてこう話します。

「個人情報を含む機密データを日常的に扱うことから、社内のあらゆるシステムには強固なセキュリティ、安全なデータ共有、徹底した管理が求められています。また、コロナ禍においてもテレワークなどの変則的な働き方に変革されて、場所を選ばず業務を行うには、さらにクラウドサービスを活用していくことが必要となっています。」

ファイルサーバをはじめ、社内のICTインフラや各業務システムを自社で運用/開発するグランサクシード。社内の業務システムでは、 “戸籍”、“不動産登記”、“葬儀”といった、機微な個人情報を含むファイルや資料を保存、管理しているといい、ファイルセキュリティには極めて厳格な運用が必要となります。

若松氏はプロジェクトをこのように振り返ります。

「グループ全体のネットワークを再構築する際に、（業務効率化やサービス連携といった）将来を見据え、思い切ってファイルサーバをクラウド化する検討を始めました。その際に、セキュリティを担保しながら、社内および連携企業様とのクラウド連携を推進し、効率化をさらに進めていくといった課題の両軸を進める必要がありました」

選定・導入

強固なセキュリティ、変わらない使用感、
ファイルの復元機能といった優れた利便性を評価

検討を始めてからは、主要な外資系サービスも比較をしたというグランサクシードですが、サービス選定について若松氏はこう振り返ります。

「細かい権限設定と十分なセキュリティを担保できる点、外部との情報共有の安全性で評価が高く、導入を決定しました。Fileforceでは、誤って削除したデータを復元する機能や、普段使っているPCのフォルダと同じ使用感であることなど、優れた利便性を実感しています」

【グランサクシードがサービス選定時に考慮したポイント】

・PCに通常保存されているファイルと同じ感覚で利用が可能
・誤って削除したデータの復元機能があること
・ファイルの旧世代復元が可能であること
・細かいアクセス権限設定と十分なセキュリティを担保できること
・外部との安全な情報共有が可能であること
・システムの運用・管理負荷が実現できること

導入後の効果

社内外の安全なファイル共有、業務システムのファイル保存、顧客向けサービスへ、Fileforceをフル活用

社内、社外のシステム開発案件のマネジメントを行うICT事業部の伊東氏は、業務の中でプロジェクト管理の観点でファイル共有についてこう話します。

「案件のマネジメントにおいてはお客様とのデータのやり取りもありますが、（Fileforceの）“プロジェクトフォルダ“でデータ共有がうまくできたので、そういう点で利便性を感じています。また、従来は普段からZipファイルをメールに添付することもあり、人的なミスも起こりやすいといった課題も、Fileforceの“ファイル共有”機能を使って解決できたと思っています」

管理者の観点で、伊東氏はこう続けます。
「アクセス権限の設定やフォルダの権限管理が非常にしやすいので、管理者の負担もすごく無くなりました。Fileforce自体は純国産のストレージサービスというところで、データも国内に保存されていますので、弊社がこれから展開するサービスであったり、情報の取り扱いだったりというところは、お客様にも安心してご案内できると思っています」

グランサクシードのお客様向けサービスにも、Fileforceの活路が広がっていると若松氏は話します。
「弊社にて開発を順次進めているシステムは、データ保存先がFileforceになっていきます。リーガルテックも推進しているので、士業事務所様・不動産企業様・金融関係企業様への安心・安全・簡単で導入しやすく、国内で完結したサービスであることを強調出来ます」

本事例のポイント

※本記事の内容は取材時（2023年7月）の情報です。