動画や音声の大容量ファイル送受信も安心！
OS問わず使えるクラウドストレージで脱PPAP

株式会社エフエム東京（TOKYO FM/以下エフエム東京）は、東京から日本全国へと多数の番組を放送しているFMラジオ放送局です。全国38のFM局が加盟する日本最大の音声メディアネットワーク「全国FM放送協議会（JFN）」のキー局としても知られています。

事業特性から、大容量のメディアファイルを取引先と共有する際には、セキュリティ対策としてPPAP（パスワード付きZipファイルをメール添付する方法）でファイルを共有していました。PPAPの脆弱性が指摘されはじめたことをきっかけに、「信頼性のあるセキュリティ対策ツール」を探し始め、クラウドストレージFileforceの導入に至りました。
今回は、社内のシステム管理を担う総務部システムアドバイザーの山口一朗氏に話を伺いました。

社外からの注目度も高いセキュリティ対策
取引先が安心してデータをやりとりできる環境構築をめざす

セキュリティ対策についても社外からの関心度が高いエフエム東京。対策が取られているかの確認が入る機会も多いといいます。

「協力会社が安心してコンテンツの素材のやりとりを行えるよう、まずは、外部からのセキュリティ対策にまつわる質問にきちんと回答できるようにと準備を進めました。エフエム東京ではGoogle Workspaceを使っていますが、外部とのファイル共有のセキュリティ対策に、Google Workspaceと併用できるツールであることが必須要件です」

数多くのツールを検討していたというエフエム東京がFileforceの存在を知ったのは、2023年1月頃のこと。システム業務先からの紹介でした。

「当時、社内にはFileforceを知らない人も少なからずいましたので、ツールの試用と並行しながら、口コミサイトなども参考にしていました。当時は口コミ数や評価が、著名なクラウドストレージと比較してまだ少なかった点を不安視する声も上がっていたことは事実です」

使用感を確認しながら、信頼性についての検証も重ねたといいます。

比較検討の中で際立った「担当者の対応」と「信頼性」

Fileforceのトライアル利用を通して感じたのは、ひと通りの機能が十分揃っているということだったそうです。ただし同時に、どのツールも基本的にできることは一緒だということにも気づいたといいます。

「エフエム東京での主な用途目的は、大容量ファイルのセキュアな送受信です。その点のみで比較すると、当社から見ればどのツールも機能としては横並びになってしまいます」

ではどうやって決めたのか、山口氏はこう話します。

「様々なステークホルダーとファイル共有する中で、WebブラウザベースでOS問わず使えて、初めて使う人にも説明なしで問題なく使えるところ、費用面、そして担当者の対応です。当社に限った話しではなく、みなさん、たとえ価格が安くても使い勝手や担当者の対応が悪いツールやベンダーは選ばないでしょう」

なかでも、担当者の対応は大きなウエイトを占めたとのことで、現場の事情も把握しながらエフエム東京に最適な提案や支援をおこなった点を高く評価されているそう。

「実は、同様のサービスベンダーに「脱PPAP」について尋ねても、技術的な答えがすぐに出ない、出ても曖昧な回答、といった調子でした。ところがファイルフォースは、担当者が迅速に解決してくれて、それどころか、外部からセキュリティについて問われた際の回答シナリオの作成にも知見をいただきました」

この回答シナリオは、想像以上に役立つことになります。

「Google Workspace とFileforceで、こういった仕組みでこれだけのPPAP対策をしているので安全です」といった具体的な想定問答は、外部や顧客だけでなく、社内上層部を説得する際にも活躍しました。また、名の知れた企業がすでにたくさん導入されているというのは、確かな実績です」

ロジカルでわかりやすい説明、支援や著名な企業での導入実績が、社内での信頼獲得にも結び付いたといえます。

「導入してよかった」
― 今後は社内利用促進を目指す

Fileforceの導入は、PCの機種更新やGoogleWorkspaceの導入と同時期に実施されました。そのため、管理者とユーザー双方の負担は小さくなかったといいます。

「それでも、やはり導入してよかったと思っていますね。大容量データの外部送信が自信をもってセキュアに出来るようになったわけですから」

現在は社内に「Google Workspaceで送れないような大きなファイルはFileforceを使って送るように」というメッセージを発信し、運用の統一を図っている最中とのこと。

優先度の高い業務から使用を開始し、社員全員の利用を促していく最中ではあるものの、意識レベルで浸透が進んでいると実感しているそう。

「用途が大容量ファイルの送受信に限定していますが、言い換えれば、“Fileforceのいいところを使いこなせていない”状態。これは本当にもったいないと思っています。今後、社内の普及活動と併せて、新たな活用方法を模索していくことも楽しみのひとつです」

本事例のポイント