「空気のようにあたりまえ、クラウドを意識せずに使えるFileforce」。
安定的で快適操作のクラウドストレージで管理者もユーザも業務効率化を実現

朝日税理士法人（以下、同法人）は2002年の設立以来、法人から個人まで幅広い顧客層に向けた税務・会計総合サービスを手掛け、現場の堅実な税務・会計事務はもとより、税務・会計におけるプロフェッショナルな立場から、経営パートナーとしてコンサルティング業務といった事業を展開されクライアントとの信頼関係を築いています。
同法人では以前も他社クラウドストレージを活用されていたものの、ユーザ数が増えるに従い、ストレージ容量のひっ迫や性能面での不満に加えて、運用面でも権限管理やファイル破損、および意図しない削除といった日々のトラブル時のユーザ救済にも多くの時間を費やしている状況でした。そういった課題を解決するソリューションとして、「Fileforce」を選定・導入し、現在は社内のファイルストレージとして安定的・効率的な運用を実現しています。朝日税理士法人でFileforce導入を主導いただいた管理グループの富山氏、松尾氏、福山氏にお話を伺い、加えて、代表社員の蜂屋氏、パートナーの松山氏からもコメントをお寄せいただきました。

容量ひっ迫と性能・運用課題の解決を目指し、安定運用ができるサービスへの切り替えを計画

「当時利用していたクラウドストレージサービスの容量ひっ迫をきっかけに、果たしてデータ容量を増強して利用し続けるのか、もしくは別のクラウドサービスに切り替えるのか、検討を始めました。」と語っていただいたのは、同法人の管理グループにて情報システムをご担当されている福山氏です。

同法人が日々扱うファイルは、個人や法人組織の会計情報や従業員および役員の報酬に関するデータなど「クライアントの税務書類」を含む、極めて機密性の高いものです。ファイルの保存や保管、および社内共有といった機能を有するクラウドストレージは、業務に不可欠なインフラ的な位置づけであるだけに、社内でもミッションクリティカルなシステムのひとつです。SaaSでクラウドストレージを使う場合は、「当たり前にサービスにアクセスでき、いつでも安定して使えること」、つまり業務を止めないことこそがその価値と言えます。そのため、同法人ではセキュリティに加え、ストレスの無い使用感や安定的なサービス稼働が導入時に非常に重要なポイントとなっていました。

管理グループで福山氏と同じく情報システムを担当される松尾氏は、「以前はストレージ容量がひっ迫したのも相まってか、ファイル利用時の動作が遅く、利用している最中にも接続が切断されるといった事象や、フォルダへのアクセス権限設定の更新も非常に時間がかかっていました。」と当時の運用課題を語り、加えて、「以前のクラウドストレージ環境では、フォルダの第一階層にしか権限付与ができず、Windows（OS）機能による自社の運用による補完で第二階層以下のフォルダへ権限付与をしていたのですが、この設定と権限の反映にはその都度多くの時間を費やしていました。」と、運用面で非常に負荷が高かったと振り返ります。

エクスプローラから利用できるユーザ利便性と、柔軟なアクセス権限管理が即座に実現できる高機能性、国内ベンダならではの安心感と高い技術への信頼性が決め手。

導入時に評価されたポイントについて福山氏は、「ファイルフォース社については知っていましたが、オンラインセミナー受講をきっかけにサービスについて興味を持ちました。ファイル利用の都度WEBからデータをダウンロードするサービスはユーザの使い勝手が懸念されたので、Windowsエクスプローラ同様にパソコンのデスクトップ上の操作でファイルにアクセスできるサービスをと考えており、そのニーズにもFileforceは合致していました。」と教えてくださいました。 また、同法人もそうであるように、ファイルサーバとしてクラウドストレージを導入されるお客様の多くはアクセス権限設定の充実度を確認されるため、この点においての期待値について触れると、「多くのクライアントデータを保持しているので、階層に縛られずアクセス権限の設定が柔軟に行えることと、権限の変更などのメンテナンスが迅速に反映されることは重要でした。また、国産サービスの安心とバージョンファイルの保存やログ機能が充実していながら、それまでのクラウドストレージと比較して費用も2分の１になるなど、コストパフォーマンスの良さもFileforce導入の決め手となりました。」と、松尾氏からは当時、特に評価の高かったポイントをお聞かせいただきました。

導入時、旧環境からのデータ移行作業は、メールによるサポート窓口経由で対応もスムーズだったとご評価いただきました。今後はチャットなどのサポート窓口があるとより気軽に問い合わせをしやすいというご希望もいただきましたが、実際の導入後のお困りごとについては、「自社で対応しきれない事象が運用開始後発生しておらず、ヘルプページが充実していて調べればすぐに情報にたどりつけるので、結果的に自社内で問題解決までできています。」というコメントもいただくことができました。

ストレスの無い安全なストレージ環境でユーザも管理者も業務効率化を実現。様々な切り口で分析できるログ画面と充実のヘルプページで社内問い合わせも激減。業務を止めない仕組みを実現。

松尾氏、福山氏からは、「以前はクラウドストレージのトラブルや通信障害が社内の共通話題でしたが、Fileforceのサービスが安定的に使えている事から、問い合わせも少なく、むしろ今は社内ファイル共有のツールがクラウドであることを認識しているユーザが少ないかもしれません。」というお話がありました。また、費用面でのコスト削減と合わせて運用負荷への効果を伺ったところ、「運用にかかるリソース削減は確実に実感しており、社内問い合わせ対応だけでも圧倒的に楽になりましたよ。」と富山氏も具体的な効果を実感されているようです。

Fileforceの特徴でもある『ログ＆レポート機能』の活用実態について伺うと、「様々な切り口でログの分析・確認ができるので、社内で問い合わせがあった際も状況確認が非常に迅速に行えるようになり、ユーザへの案内も的確にできるようになりました。以前は諦めていたファイルの誤操作による削除や変更も今のところ100％の救済ができています。」と福山氏は教えてくださいました。

加えて、「利用したいファイルが意図しない操作によって別のフォルダに移動されてしまう事はよくあります。そういった場合にも、即座に操作履歴を確認できる『ログ＆レポート機能』と、誤操作で上書きされたり削除されたりしたファイルの状態を復旧・救済する『バージョンファイル管理』や『ごみ箱』の機能が非常に役立っています。」と運用負荷を軽減するFileforceの機能性について、松尾氏も言及されました。

また今後は社外とのフォルダ共有機能などについても活用していきたい、利活用を促進するためのカスタマーサクセス観点での支援にもご期待をお寄せいただきました。

最後に、企業のペーパーレス化・デジタル化も加速する一連の流れの中で「電子帳簿保存」といったデジタルな証跡管理が必須となっていく現状を踏まえ、Fileforceの有用性と汎用性をお伺いすると、「電子帳簿に関して言えば、伝票とそのエビデンスを対で参照できる状態で電子化されている必要があります」とコメントをされた上で、「電子帳簿保存のために文章管理システムを利用する事も選択肢の一つではありますが、業務を行う上で複数並んだシステム間を行き来する事で業務も煩雑になることも予想されますよね。厳格なアクセス権限設定が必要になるという事と、詳細なログ保管が重要となるため、Fileforceで活用の幅を広げるということは十分ありえます。」というご意見もいただきました。


今回のインタビューは、全社のファイルストレージとして、クラウドストレージを選定する中でFileforceの特長でもあるネットワーク負荷を意識せずに快適かつ安定的にご利用いただける高い性能と、柔軟で詳細なアクセス権限、ユーザの利便性はもちろん、システム管理者の方にとって費用面だけではなく管理負荷の面でもメリットのあるサービスである点を評価いただくことができました。引き続き、より効率的に業務を推進いただくためのセキュアなインフラとして、Fileforceの提供する価値に共感いただける企業様を増やしていく想いを新たにさせて頂く機会となりました。

管理部門の皆様のインタビューに加え、以下に代表社員で導入決定権者であられる蜂屋様、ユーザの立場を代表して同法人パートナーの松山氏からのコメントも頂戴しましたのでご紹介します。

代表社員・蜂屋様：
「税理士法人として機密性の高いクライアントの情報を安全に管理する責任があるため、クラウドストレージの安全性やセキュリティへの配慮は決して怠る事はできない中で、出会ったサービスがFileforceでした。業務効率化も実現でき社内ユーザの満足度も非常に高いサービスを導入でき、大変嬉しく思っています。」

パートナー・松山様：
「『今日はアクセスや動作が遅い』といったことが以前のサービスでは珍しくなく、業務に支障がでていましたが、Fileforceに移行してからそういったことが無くなりました。ファイル操作も非常に軽く、スムーズに業務ができています。」

本事例のポイント