株式会社みどり会

株式会社みどり会（以下、みどり会）は、174社 (2024年9月時点)のメンバー会社からの出資で運営される事業法人として、会員事業、人材サービス、保険代理店業務を三つの柱に、多岐にわたるサービスを提供しています。大阪と東京に拠点を構え、従業員数約130名規模で事業を展開。メンバー会社への研修や情報交換の場を提供するなど、独自のビジネスモデルを展開しています。

同社では、かねてよりファイルサーバーの運用に課題を抱えており、ネットワーク更改を機に「Fileforce」を導入。ファイルサーバーの課題を克服し、業務効率化とセキュリティ強化を実現しました。

今回は、Fileforce導入プロジェクトを主導された内部統括部の吉田氏に、導入の背景や効果についてお話を伺いました。

複雑なシステム構成と運用負荷が課題

みどり会では、国内大手通信キャリアが提供するファイルサーバーを活用し、社内ネットワークとデータセンターをVPN接続する形で運用を行っていました。しかし、この運用には多くの課題が潜在していたといいます。

「ファイルサーバーとネットワークが密接に結びついていたため、ネットワークを更改する際には、ファイルサーバーも一緒に変更しなければなりませんでした。また、夕方になると接続ができなくなるといった原因不明のトラブルも何度か発生し、安定性に関して懸念がありました。」

加えて、ファイルサーバーの運用にあたり、複数のサービスやツールを利用しており、機能面および運用面の課題もあったと吉田氏は話します。

「ログ管理、ファイル転送、マルウェア対策等、機能毎に専用サービスを利用している状況だったので、管理が非常に煩雑でした。ログ管理は、ファイルサーバー標準のログ機能の使い勝手が悪く、専用のログ管理ツールを導入して運用していました。また、ファイル転送は、ファイルサーバーに機能がなく、専用のファイル転送サービスを使用していましたが、履歴確認の機能が不十分であったり、利用可能な容量が限られていたりして、効率的とは言えませんでした。マルウェア対策についても、ファイルサーバー自体に防御機能が備わっておらず、パソコンのウイルス検知プログラムに依存している状況でした。」

こうした課題に直面する中、ネットワーク更改が検討されることになり、ファイルサーバーの運用を抜本的に見直す機会が訪れます。クラウドストレージの技術が進化していることを知った吉田氏は、これを課題解決の糸口として検討を開始したといいます。

「ネットワーク更改に伴い、ファイルサーバーをどこかに移す必要がありました。同じようにオンプレミスのファイルサーバーに移すという選択肢もありましたが、それではこれまでと同じ問題が繰り返される恐れがありました。一方、近年のクラウドストレージは非常に多機能であるということで、こうした複数の課題を一度に解決できるという可能性を感じました。」

Fileforceを選んだ決め手は「データ転送ツール」

ファイルサーバーの移行先としてクラウドストレージを検討する中で、複数のサービスを比較検討したといいます。特に、AD連携ができることを軸に多角的に検討を進めた結果、最終的には２社に絞られたといいます。

「いくつかのサービスが候補として挙がりましたが、最終的な決め手となったのは、Fileforceのデータ転送ツールでした。他社のサービスは、システム部門が整っている大企業を前提とした設計が多いと感じました。その点、Fileforceはシステム担当者が少ない弊社のような規模感でも運用しやすい仕様になっているので、非常に魅力的でした。」

Fileforceのデータ転送ツールについて、吉田氏は次のように話します。

「Fileforceのデータ転送ツールは、転送する時間帯や量を制御でき、かつ差分転送の機能があるため、ユーザーの利用を止める必要がなく、使用中だったファイルを夜間に自動的に差分反映することができました。また、どこまで移行が進んでいるのか、残りの作業量や所要時間がGUIで分かりやすく表示されるため、進捗状況を確認しながら安心して移行作業を進めることができました。」

現在、みどり会では主にFileforce Driveを活用しており、従業員はローカルのファイルサーバーとほぼ同じ感覚で利用できているといいます。一部では従来のファイルサーバーとは異なる挙動に戸惑いが生じることもありましたが、ユーザーサポートを通じてスムーズな運用が実現しました。

「例えば、Excelのブック共有など、少し従来とは異なる仕様に戸惑うユーザーもいました。しかし、Web版の利用を案内することや、注意点をまとめたマニュアルを作成して対応することで運用が安定してきました。今では、ユーザーも慣れてスムーズに利用できるようになりましたね。」

Fileforceの導入で多岐にわたる効果を実現

Fileforceの導入により、運用面やセキュリティ、さらには費用対効果の面で大きな改善を実感したといいます。これまで、みどり会では中央集権型のファイル運用を行ってきましたが、今後はサブ管理者機能やプロジェクトフォルダ機能を活用し、より柔軟な運用スタイルへ転換したいと吉田氏は話します。

「これまでは、企業とのファイル共有をメールで行ってきました。現在はFileforceの共有リンクと旧システムを併用している状況ですが、その利便性を確認しつつ、最終的にはFileforceへ一本化していきたいと考えています。その際には、サブ管理者機能を活用し、利用部署の裁量で柔軟に運用できるようにしていく計画です。」

続けて、運用管理の面については次のように話します。

「運用管理に関しては、作業量そのものが減ったというよりも、これまで複数のツールを使い分けていた状況から、Fileforceに集約できたことで効率化が図れたと感じています。例えば、ログ管理やランサムウェア対策機能などのセキュリティ機能が、Fileforceの管理コンソールを通じて一元的に確認できるようになったのは、大きなメリットです。このオールインワンの管理環境は、運用のしやすさを格段に向上させてくれました。」

数あるFileforceの機能の中でも、吉田氏が特に推奨するのがデータ転送ツールです。その理由について、次のように語ります。

「データ移行を外部に委託した場合、数十万円ほどの費用がかかる見込みでした。しかし、Fileforceのデータ転送ツールを利用することで、その費用が不要になりました。それだけでなく、従来使用していたログ管理ツールを廃止し、今後ファイル転送ツールも不要になる見込みのため、さらなるコスト削減が期待できます。」

そして、データ転送ツールの重要性について、こう続けます。

「ファイルサーバーを更改する際、データの移行は必須作業です。しかし、それに加えて運用設計やユーザー展開など、複数のタスクを並行して進める必要があります。このような状況で、データ移行が上手くいかないと、すべてがそこで止まってしまいます。一方で、データ移行を安心して進められる環境であれば、他のタスクに専念することができます。弊社のようにシステム担当者が少ない場合には、この“安心感”が非常に大きな助けとなりました。」

また、トライアルを通じて移行作業が上手くいく見通しが立ったことも、プロジェクトの成功につながったといいます。

「事前にトライアルで試せたことで、移行はスムーズに進むだろうとは思っていました。なので、データ転送に余計なリソースを割く必要がなくなり、他の部分に力を注ぐことができました。」

本事例のポイント

• 課題

  • ネットワークとファイルサーバーの密結合により、ネットワーク更改のたびにファイルサーバーも変更が必要だった
  • 複数のツールを利用していたため、管理が頻雑で非効率だった
  • ファイル転送ツールの容量不足や、原因不明の接続不可といった状況が続いていた

• 選定理由

  • AD連携が可能で、既存のファイルサーバーと使用感が同じである
  • 差分移行が可能で、進捗状況も確認できるデータ転送ツールが充実している
  • ログ管理やランサムウェア対策機能などの高度なセキュリティ機能が標準で備わっている

• 効果

  • データ移行を外部委託せずに済んだことで、費用を削減できた
  • 複数のツールをFileforceに集約することで、管理が簡素化し、作業効率が向上した。
  • 将来的にサブ管理者機能やプロジェクトフォルダを活用した分散型の運用が可能となり、管理負担が軽減されると期待

※本記事の内容は取材時（2024年12月）の情報です。