株式会社 日の丸リムジン

株式会社日の丸リムジン（以下、日の丸リムジン）は、ハイヤーサービスを中心に、タクシー事業やガソリンスタンドの運営などを手掛ける企業です。「腕よりも心で」を社是とし、お客様や社会に貢献することを目指し、安全で快適な移動サービスを提供しています。

同社では、NAS（ネットワーク対応ハードディスク）の老朽化や容量不足、アクセス管理の複雑化といった課題が顕在化。さらに、電子帳簿保存法への対応も求められる中、セキュリティ強化と業務の効率化を目指し、「Fileforce」を導入しました。

今回は、同社のITインフラを担当する経営企画管理部システム課の菊地氏に、導入の背景や効果についてお話を伺いました。

煩雑化するデータ管理とセキュリティへの危機感

日の丸リムジンでは、これまで社内のファイル管理にNASを活用してきました。しかし、老朽化が進むにつれ、容量不足や運用管理の負担が増し、課題が浮き彫りになっていったと菊地氏は振り返ります。

「以前は、会社全体で導入しているNASのほかに、各部門が独自に運用するNASも存在していました。そのため、データ管理のルールが統一されておらず、管理が煩雑になっていました。さらに、フォルダやプロジェクトごとにアクセス権を設定していたため、異動や退職のたびに手作業で権限を整理する必要がありました。これが非常に大きな負担になっていました。」

また、セキュリティ対策についても、強化の必要性を強く感じていたとのことです。

「基本的には、社外からのアクセスをVPN経由のみに制限するなど、一定のセキュリティ対策は講じていました。しかし、社外とのファイル共有はメールに添付する方法（PPAP）に頼っており、セキュリティが万全とは言えない状況でした。社内の意識改革を含め、より高度なセキュリティ対策を進めていく必要があると考えていました。」

業界初の電気自動車ハイヤーを提供されています

電子帳簿保存法への対応も大きな選定ポイントに

NASの老朽化に伴い、管理負担の増加やセキュリティ強化の必要性が高まる中、日の丸リムジンではクラウドストレージへの移行を本格的に検討することになりました。社内では、NASのリプレースを含めたオンプレミス環境の継続利用や、複数のクラウドサービスとの比較検討が進められたといいます。

「NASを更新する選択肢もありましたが、物理サーバーを運用し続けるとなると、ハードウェアの管理や保守が必要になります。実際、NASが停止するトラブルも何度かあり、オンプレ環境の運用負担を実感していたので、将来的なリスクを考慮するとクラウド移行が最適だと判断しました。」

クラウドストレージの選定にあたっては、コストや操作性、管理工数の削減、セキュリティ対策（脱PPAPも含む）といった多角的な観点から、慎重に検討を重ねたと菊地氏は語ります。

「選定にあたっては、さまざまな視点から精査し、総合的に評価を行いました。まず、ユーザー目線では、従来の使用感を損なわずにエクスプローラーから利用できることが重要でした。例えば、『Zドライブを開けばすぐに使える』というのは、利用するユーザーにとって非常に大きなポイントです。」

システム管理者の視点では、管理工数の削減とセキュリティの強化が重要な選定基準だったといいます。

「Fileforceはランサムウェア対策が充実しており、万が一、データが消失しても迅速に復旧できる点が魅力でした。さらに、AWS上に構築されているため、外部からの侵入を防ぐセキュリティ対策も強固で安心感があります。また、ログ管理機能によって、ファイルの誤削除や移動が発生した際に管理者が簡単に追跡できる点も高評価でした。」

加えて、電子帳簿保存法への対応も、導入を決める上で大きな要因になったといいます。

「検討を進める中で、Fileforceには電子帳簿保存法対応のオプションがあると知り、社内の法対応を進める上で非常に有効だと感じました。当時、経理部門では法改正への対応方針がまだ明確に固まっていなかったため、Fileforceの導入によってその課題も同時に解決できる点は大きなメリットでしたね。」

クラウド移行へ向けた徹底的なデータ整理

日の丸リムジンでは、Fileforceの導入にあたり、社内環境に最適な形でクラウドストレージを運用できるよう、慎重に移行作業を進めたとのことです。特に、データの整理や社員への周知・教育に重点を置き、円滑な導入を実現するための工夫を重ねたといいます。

「移行作業そのものよりも、事前のデータ整理に時間をかける必要がありました。長年運用してきたNASには膨大なデータが蓄積されており、その中には既に不要となったものや、どの部門が管理しているのか不明なファイルも多く含まれていたからです。各部署には、本当に必要なデータを洗い出し、あらかじめ整理するよう促しました。Fileforce自体の導入はスムーズでしたね。」

さらに、Fileforceへの円滑な移行と定着を図るため、操作マニュアルの作成にも力を入れたといいます。

「当社では、必ずしも全員が高いITリテラシーを持っているわけではありません。そこで、誰にでも理解しやすいよう、詳しく解説したマニュアルを用意しました。特に、インストール手順や業務で頻繁に使用する機能については、分かりやすい図解を加え、具体的な操作手順が理解できるよう工夫しました。」

日の丸リムジン様のハイヤーサービスでは様々な利用シーンに対応されています

導入後に実感した業務効率化とセキュリティ強化

Fileforceを導入したことで、日の丸リムジンでは業務効率の向上、セキュリティ強化、さらには管理工数の削減といった多くのメリットを実感しているといいます。特に、ファイル管理の最適化やデータ検索の効率向上が、日々の業務をスムーズに進めるうえで大きく貢献していると菊地氏は語ります。

「以前は、必要なデータがどのフォルダにあるのかを探すのに時間がかかり、業務の妨げになっていました。しかし、Fileforceの検索機能を活用することで、目的のファイルを迅速に見つけられるようになりました。エクスプローラーから検索機能を利用できるのも、非常に便利です。」

※Webからだけでなく、エクスプローラーからフォルダを右クリック > 「このフォルダ内を検索」を選択することで対象のフォルダが検索対象に指定された状態で検索画面が起動

※検索キーワードを入力することでファイル数が膨大でも高速に検索が可能で且つ、条件追加をすることでより高度に検索することも可能

セキュリティ面では、Fileforceの共有リンク機能の活用することで、安全かつスムーズなファイル共有が可能になったといいます。

「以前は、外部とのファイル共有には別のサービスを利用することや、メールにファイルを添付する方法をとっていましたが、Fileforceの共有リンク機能を活用することで、より安全なかたちで外部とファイルをやり取りできるようになりました。また、社内でも『メールに重要なファイルを添付しない』というルールを設定したことで、セキュリティ意識の向上にもつながっています。」

コスト面においても、物理サーバーの保守や運用管理にかかる負担がなくなったことで、コストパフォーマンスの向上を実感していると菊地氏は話します。

「NASを運用していた頃は、障害対応や容量管理に手を取られることが多く、システム管理者の負担が大きかったのですが、Fileforce導入後はそのような手間が一切なくなりました。単純に物理サーバーの設置費用と比較すれば、クラウドストレージが安いとは言えませんが、定期的なメンテナンスやハードウェア管理が不要になった点を考慮すると、クラウドストレージのメリットのほうが大きいと考えています。」

最後に、Fileforceをおすすめできるポイントについて、菊地氏は次のように語ります。

「管理者側としては、管理コンソールも見やすいし、セキュリティも担保されているという点が大きいです。ユーザー側もFileforceを使っていると認識していないと思えるくらいに、ストレスなく自然に利用できています。こんなに使いやすい製品はなかなかないのではないでしょうか。今後は、社内での浸透も進め、さらにFileforceのさまざまな機能を活用していきたいと考えています。」

本事例のポイント

• 課題

  • NASの老朽化により、管理負担が増加していた。
  • データ管理が煩雑化し、アクセス権限の整理が負担となっていた。
  • 社外とのファイル共有方法に、セキュリティリスクと利便性の課題を抱えていた。

• 選定理由

  • エクスプローラーと同様の操作感で利用でき、業務フローを大きく変えずに移行できる。
  • AWS上に構築された強固なセキュリティ基盤と、ランサムウェア対策・データ復旧機能が充実している。
  • 電子帳簿保存法対応のオプションがある。

• 効果

  • ファイル検索が容易になり、業務の効率化と生産性向上を実現した。
  • 安全かつスムーズなファイル共有が可能になった。
  • 物理サーバーの管理・保守が不要になり、IT部門の管理負担が軽減した。

※本記事の内容は取材時（2025年2月）の情報です。