社会福祉法人 足立区社会福祉協議会

足立区社会福祉協議会（以下、当協議会）は、社会福祉法に基づいて全国の都道府県および市区町村に設置されている社会福祉法人です。足立区内では7拠点で13課運営し、約250名の職員が地域住民の福祉ニーズに応えるため、役所からの委託事業や地域独自の福祉活動に取り組んでいます。

業務の効率化を目指した当協議会は、高いコストパフォーマンスや操作性、高度なセキュリティ機能を選定理由として、2022年にクラウドストレージサービス「Fileforce」を導入しました。導入から約2年が経過した今、「その後」をテーマに、福祉事業部長の高橋氏と企画経営課課長の花本氏にお話を伺いました。

オンプレ時と変わらない操作感で全職員に利用が浸透

Fileforce導入から約2年。当協議会では、業務効率や情報共有の面で大きな変化を実感しているといいます。その代表的な例として、法人全体のルールやマニュアル運用の改善が挙げられます。

ファイルフォース松尾

Fileforce導入以前の課題について、当時を振り返って教えていただけますか？

花本 氏

以前は、経理や就業規程などのマニュアルを各課にメールで送信し、更新が必要な際には都度メールで送信していました。各課でマニュアルを管理するため、最新のルールの周知や認識に漏れが発生したり、各課で使用するマニュアルのバージョンが異なるという状況も珍しくありませんでした。

現在では、Fileforce上に「マニュアル」という専用フォルダを設け、経理や総務といったカテゴリごとに整理しています。これにより、課長をはじめとする職員が常に最新のファイルにアクセスできる環境が整い、標準化が進んだといいます。

花本 氏

例えば、経理マニュアルを確認したい場合も、Fileforce上のフォルダを見ればどこにあるか一目瞭然です。同じ場所で全ての課が参照できるので、情報共有の効率が格段に向上しました。

Fileforceを初めて利用する職員にとっても、その使い勝手の良さは申し分ないと話すのは高橋氏。ブラウザからアクセスするのではなく、ローカルドライブと同様に操作できるため、導入時から混乱は一切なかったといいます。

花本 氏

特に、『Fileforceってどうやって使うの？』という質問はほとんどありませんでした。設定さえ済めば、通常のドライブ操作と同じ感覚で利用できるため、職員が戸惑うこともなく自然に受け入れられました。

当協議会では課長が導入時に設定を担当し、新人職員が着任する際は、前任者のパソコンをそのまま引き継ぐ形で運用しているといいます。

花本 氏

IDやパスワードを変更するだけで利用が開始できるので、現在ではインストール作業もほとんど必要ありません。

管理者としての担当を高橋氏から引き継いだ花本氏は、「引き継ぎに関して特に苦労したことはない」と語ります。Fileforceを一般ユーザとして使用されていたこともあるが、引き継ぎ期間は他の業務も含めてわずか半日程度だったといいます。

バックアップ作業の負担は解消され、情報共有も進化

Fileforceを導入して以来、当協議会ではデータ管理やファイル共有の運用が大きく改善されたといいます。以前はパスワード付きUSBや外付けハードディスクを用いた運用が主流でしたが、現在はFileforceを活用した効率的かつ安全な運用に移行しているとのことです。

ファイルフォース松尾

Fileforceを導入したことで得られた、定量・定性の成果があれば、教えてください。

花本 氏

かつては給与情報や支払状況といった重要なデータをUSBやフロッピーで管理・提出していましたが、現在では特定のフォルダにデータを集約する形に変わり、大幅に手間が減りました。これまでUSB紛失リスクやデータ漏洩への不安があったのが、Fileforce導入後はそうした課題が解消されました。

加えて、従来のバックアップ作業の煩雑さも解消されたといいます。かつての運用では、BCP対策として外付けハードディスクを使用して定期的にデータをバックアップする必要があり、大きな負担となっていたと花本氏は振り返ります。

花本 氏

Fileforce導入前は、ノー残業デーが『バックアップの日』というような運用でした（笑）。職員全員がPCを閉じた後、一人残ってバックアップ作業を行っていましたね。大容量のデータについてはハードディスクが足りず時間もかかります。それを金庫に保管したり・・・そういった手間を、Fileforceが一気に解消してくれたのは本当に大きいです。

Fileforceのプロジェクトフォルダ機能（フォルダ共有機能）には、アップロード通知機能があります。Web上でファイルをアップロードし、プロジェクトのメンバーを指定して通知メールを送ることができます。他のメンバーが行った更新や削除についても通知を受け取り、効率的且つ即時に把握することが可能です。

社内外の情報共有は、Fileforceのプロジェクトフォルダ機能を活用することで劇的にスムーズになったといいます。

花本 氏

以前は、外部サービスを利用してファイルを共有していましたが、広告や容量制限といった不便さがありました。しかし、Fileforceの共有リンク機能を使うことで、大容量の研修資料なども効率的に共有できるようになりました。また、ダウンロードや閲覧の制限を簡単に設定できるため、職員同士や外部関係者との情報共有が格段に便利になりましたね。

また、細かいアクセス権限が設定できる点についても次のように述べます。

花本 氏

社内では課を横断するプロジェクトが多く、情報をプロジェクトフォルダで一元化できるのは非常に助かります。以前のネットワーク内共有では、誰でもデータを閲覧できる状況でしたが、現在はグループや役職単位でアクセス権限を細かく設定できるため、安全性が高まり、運用もスムーズになりました。

Fileforceの導入によって、データの検索や復元も大幅に効率化されたといいます。Fileforceの検索機能やバージョン管理機能を活用することで、必要なファイルを迅速に見つけられるようになったとのことです。

花本 氏

過去の資料を探す際に、Fileforceの検索機能はとても役立っています。例えば、ファイル名が思い出せない資料でも、キーワードで絞り込むことで、必要なデータを簡単に見つけられます。バージョン管理機能も、誤ってデータを更新してしまったときの復元に重宝しています。

今後は、電子決裁やシステム連携強化へ期待

Fileforceの操作性については、花本氏は「情シスがない会社でも管理しやすいUIです。」と管理者及び一般ユーザの両面から高く評価しています。直感的な操作が可能なため、ITリテラシーがそれほど高くない職員でも利用可能といいます。

花本 氏

まだすべての機能を使いこなしているわけではありませんが、これまで特に不便を感じたことはありません。何か問題が発生しても、Fileforceのサポートチームが迅速に対応してくれるので安心です。また、職員からも特に大きな問い合わせはなく、それだけ自然に使いこなせているという印象です。ただ、便利な機能が職員に十分活用されていない点は課題だと感じています。たとえば、こういうことがしたいと言われたときに、『こんな機能がありますよ』と伝えると、驚きや感動のリアクションが返ってくることがよくあります（笑）。また、Fileforce Driveではフォルダ等のショートカットも作成できるため、非常に便利という声もあがっております。

今後の期待としては、タスクフロー機能（簡易的なワークフロー機能）や電子決裁システムの強化が挙げられました。

ファイルフォース松尾

これからFileforceに期待することについて、ぜひ教えてください。

高橋氏

現在、当協議会では役所に準じた複雑な承認ルートを採用しています。タスクフロー機能を試してみましたが、現状では起案者が承認ルートをあらかじめ設定したり、決裁状況を確認することができず、利用が難しいと感じました。今後のアップデートに期待しています。

一方で、Fileforceのおすすめできる点については次のように述べています。

高橋氏

当たり前のように使える点が何よりの強みだと思います。また、動作速度が速く、全員が同時にアクセスしても全く問題ありませんでした。あとは、課ごとに異なるシステムを使用している現状を踏まえると、今後Fileforceと連携したいという要望が出る可能性があります。業務効率をさらに向上させるために、さまざまなシステムと連携できるようになると理想的ですね。

ファイルフォース松尾

今後もより便利に活用いただけるよう、機能もアップデートしていきます。本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

記事のポイント

• 改善された課題

  • 分散していたファイルが一元管理され、最新の情報が職員全員に行き渡る仕組みが整った
  • 煩雑なバックアップ運用が解消され、自動化された安全なデータ管理が実現した
  • プロジェクトフォルダ機能により、社内外の情報共有がスムーズになった

• 利用者の反応と操作性の評価

  • 直感的な操作が可能で、新人職員にも違和感なく利用が浸透
  • 問題が発生してもFileforceのサポートチームが迅速に対応し、運用上の不安を解消してくれる

• 今後の課題と期待

  • 電子決裁システムの導入：複雑な承認ルートに対応した電子決裁機能の実現に期待
  • まだ全ての機能を十分に活用できていない
  • 他システムとの連携によって、さらなる業務効率の向上に期待