社会福祉法人 足立区社会福祉協議会

足立区社会福祉協議会（以下、同社協）は、社会福祉法に基づき、地域包括支援センター・ボランティアセンターの運営など、足立区における地域福祉推進に寄与する幅広い活動を展開しています。足立区役所内に事務局を構え、地域包括支援センターやヘルパーステーションなど、計7つの拠点で活動している同社協では、従来からドキュメントファイルや、業務で利用するファイルデータの共有や更新作業の非効率さの課題をかかえていました。

2022年4月より、法人向けクラウドストレージのFileforceを活用している同社協の、クラウドストレージ検討から導入に至るまでと、またその効果について、福祉事業部企画経営課の高橋氏にお話を伺いました。

事業所ごとに分散したファイルやドキュメントデータ管理の課題

足立区役所の一角に事務局を構える同社協で、人事・経理・広報などの取りまとめを行う「福祉事業部企画経営課」の高橋氏ですが、ファイルサーバー／ストレージのシステム管理を専任で担当していたわけではないと話します。

「システム担当という正式な部署は無いので、各事業拠点においてはそれぞれの業務との兼務で、事業所内に限定した業務ファイル保管や共有のためのNASの管理をしていました」（高橋氏）

同社協ではそのような、ストレージシステムおよびファイルデータが拠点毎に分散していたことより、異なる事業所間でファイル共有や確認が必要の際は都度、電話やメールで問い合わせをして、ファイルをメール添付する方法をとらざるを得なかったといいます。そういった課題がある中でのクラウドストレージ活用が本格的に検討されました。

「数年前に、あるシステムのサーバー更新が必要になったことをきっかけに、全社的にクラウド化を一度検討したことがあります。ただ、コストがかかりすぎる理由から、サーバーだけを入れ替えてオンプレミス環境を温存しました。とはいえ、かねてより非効率性が課題だった拠点間のファイル共有を改善したいという社内の強い要望があり、改めてファイル保管や共有用途に限定したクラウドサービスの情報収集を始めました」（高橋氏）

多様なITリテラシーを考慮し、誰もが使い慣れたエクスプローラーライクな使い勝手を重視

クラウドストレージサービス選定はどのような点を重視されていたのかを問うと、高橋氏はこう語ります。

「Fileforceや大手外資系を含め、５社のサービスデモンストレーションを見たのちに、最もファイルサーバーの運用に近いと感じたFileforceともう一社のトライアルを利用しました。組織内ユーザーのITリテラシーは多様なので、従来と比較していかに使い勝手が変わらず、それでいて便利になるか・効率化ができるかを重視して選定しました」（高橋氏）

このようなエクスプローラーからファイル表示させそのまま編集できるサービスを強く希望していた同社協では、ExcelやWord等のOffice系ファイルはもちろん、それ以外のファイル形式のデータについても即時に表示と編集が可能なサービスとして、エクスプローラー感覚に極めて近い操作が可能なFileforceを高く評価したといいます。

導入にあたっての懸念事項や苦慮した点について高橋氏はこう振り返ります。

高橋 氏

「組織全体で共有するフォルダの権限設定や、事前のユーザー登録準備など、情報システムの専任ではないことから、初期の準備や設定が少々大変でしたが、トライアル利用時からサービスや移行に関する質問にはすぐにファイルフォースの営業・サポートから回答があり、データ転送ツールを利用した部署も手動移行した部署もそれぞれ、大きな問題はなく移行が完了しました。ユーザーが同時にインターネット経由でFileforceにアクセスするので、通信負荷が上がりアクセスしづらい状況を懸念していましたが、その点も問題なく運用開始ができました」（高橋氏）

最新ファイルにスムーズにアクセス。社内問合せや確認といった間接業務を圧倒的に削減。バックアップ運用もゼロに

「Fileforceはエクスプローラーからファイルにアクセスできるので、従来の操作と変わらずユーザーから不満のような声はありません。むしろ、全職場に共通する規程、マニュアル類、共用データなどに、どこの部署からでも即座にアクセスできるようになり、導入して生産性が上がったという声が多く聞こえてきています。また、どこからでも安全にファイルにアクセスできるので、やむを得ず出社できない場合にも一部の業務は継続できる環境ができたことも導入効果の一つです」（高橋氏）

また、社内備品や会議室の予約簿や行事予定といった、以前は電話確認したうえで紙台帳による管理をしていた情報も、関係者が参照・更新できる台帳ファイルをFileforceで共有することで、各自が最新情報を確認できるようになったといい、ファイルが一元管理できるようになったことの多面的なメリットについてこのように話します。

「社内からの問い合わせ対応のために業務の手を止める時間が削減できましたし、プレビューが見やすいので、必要なファイルデータを探す時間も短縮できており、間接業務の効率化も今後はさらに進むと考えています」（高橋氏）

管理面での導入効果については、月一回実施していたバックアップの運用や、物理的なハードディスクの管理からも解放されたという一方で、今後の課題や活用計画について聞くと高橋氏はこう話します。

「部署共通のフォルダ内にユーザー個人のフォルダを自由に作成してしまうケースがあり、フォルダ構成が分かりづらくなることを危惧していますが、ユーザーにそのような操作をさせないよう、Fileforceの権限設定を一部改善したいと考えています。また、Officeファイルのオンライン編集や、プロジェクトフォルダの活用といった機能も活用していきたいと考えています」

Fileforceでは、フォルダやファイルに関するユーザー操作をアクセス権限として付与することで、中長期にわたり整理されたフォルダ構成を実現します。 引き続きFileforceは、ユーザー誰もが必要なデータにスムーズにアクセスし業務の効率化・生産性向上を支援するクラウドストレージサービスとして、同社協を支えていきます。

本事例のポイント

• 課題

  • ファイルデータの分散管理
  • 非効率的なファイル管理と情報整備
  • 事業所内でしかファイル利用ができない

• 選定理由

  • ユーザーのITリテラシーを問わない操作画面
  • ユーザー数無制限で高いコストパフォーマンス
  • 高度なアクセス権限管理やポリシー設定画面

• 効果

  • 効率的なファイルや情報の共有
  • バックアップの運用を個別に取る事が不要に
  • 社内備品や会議室の予約管理などの多用途での活用